Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

control de documentos en formato electonico.

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PV: 27072 (58/21)
  • RCL
    • 14/07/08 15:42
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    • Reg.: 10/06/08
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    (4/0)
    Hola a todos.
    Tengo una duda sobre el control de los documentos de forma electronica.
    Casi todos los usuarios de los documentos del SGC tienen un ordenador, por lo que he pensado en mantener la mayor cantidad de documentos en formato digital.
    la duda es la siguiente.
    Si algun usuario imprime una copia de los documentos que pongo en el servidor pudiera ser que al cambiar la version el mismo no se entere y siga utilizando la antigua de manera no intensionada.
    A los documentos en el servidor los marco como copias no controladas, pero eso no elmina el riesgo.

    ¿como se puede garantizar esto?

    Llevando los documentos en formato digital ahorro mucha cantidad de papel, pero esa duda no me deja avanzar.

    Gracias
  • Arturo Quijano
    • 14/07/08 16:28
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    (19/1)
    Ciao RCL,

    He manejado documentos de forma electrónica y mi recomendación sería la siguiente:

    Control electrónico de Documentos:
    * Los documentos controlados pueden quedar bajo control electrónico al ser depositados en alguna carpeta en red de base de datos interna, otorgando permisos de lectura y total a el responsable del documento,
    * El sitio en la red para su publicación de documentos controlados electrónicamente debe tener un control para las carpetas del responsable de emisión y control,
    * Los documentos controlados electrónicamente deben ubicarse para consulta en la carpeta relacionada con el departamento / área que controla. Esta carpeta debe otorgar servicios de Solo Lectura al ser publicada,
    * El responsable de este control debe identificar en el encabezado de cada documento y sus anexos, con la siguiente leyenda o equivalente:
    “DOCUMENTO NO CONTROLADO AL SER IMPRESO”
    Esta leyenda indica que cualquier documento controlado electrónicamente solo debe ser consultado a través de una pantalla de computadora. En caso de ser impreso se convierte en copia no controlada o solo información,

    Para asegurar el ALTA, PUBLICACION Y DIFUSIÓN te recomiendo:
    * El responsable de control debe notificar sobre los cambios y fecha de alta en el sistema a través de e-mail a los involucrados en los mismos,
    * La difusión de los cambios es responsabilidad del personal afectado por el documento, y deben responder reconociendo el cambio, a través de los siguientes medios:
    a.- e-mail de respuesta al mensaje del originador,
    b.- Minuta de reunión o listado incluyendo al personal relacionado con el tema del cambio en el documento,

    Así tambien puedes solicitar y manejar la aprobación de documentos mediante una firma electrónica, eso es a la aplicación de tu organización, resguardando estás aprobaciones en una carpeta definida como aprobaciones y emisiones, la cual será sujeta a auditoria.

    Deseo te sirva esta recomendación
    Saludos cordiales

    SQA
  • RCL
    • 15/07/08 10:01
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    (3/2)
    Muchas gracias.
    Me aclara mucho tu explicación.
  • Krol
    • 2/09/08 20:59
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    (2/3)
    Hola SQA, resulta que he estado leyendo lo que alguna vez escribiste sobre documentación en formato electrónico.
    En la organización utilizamos esta forma de publicación de documentos.
    Yo quisiera agregar a tu sugerencia que los docuentos sean levantados en la red utilizando PDF de esta forma se estaría evitando la sobreescritura de los mismos.
    Pero en el caso de los "registros", "planillas", "formularios" según tu recomendación debería ser de esta forma:
    ".....Los documentos controlados electrónicamente deben ubicarse para consulta en la carpeta relacionada con el departamento / área que controla. Esta carpeta debe otorgar servicios de Solo Lectura al ser publicada,
    * El responsable de este control debe identificar en el encabezado de cada documento y sus anexos, con la siguiente leyenda o equivalente:
    “DOCUMENTO NO CONTROLADO AL SER IMPRESO”
    Esta leyenda indica que cualquier documento controlado electrónicamente solo debe ser consultado a través de una pantalla de computadora. En caso de ser impreso se convierte en copia no controlada o solo información,
    Mi duda es: ¿que tratamiento le daríamos en el caso de que sean documentos de uso periodico y deban ser llenados, impresos y posteriormente firmados por un supervisor??
    Aguardaré tu sugerencia...
    Saludos coordiales
  • Arturo Quijano
    • 3/09/08 16:40
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    • Reg.: 25/06/08
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    (6/3)
    Que tal Krol,

    Efectivamente, otra buena opción es pasar los documentos del SGC
    Nivel 1: Manual de Calidad,
    Nivel 2: Procedimientos,
    Nivel 3: Instrucciones

    En formato PDF y colocarlos a la red para su visualización desde cualquier PC y con ello evitas cualquier cambio ó sobre escritura en los mismos, Dentro de estos el indicar en el encabezado como "DOCUMENTO NO CONTROLADO AL SER IMPRESO” y con ello se valida cuando es un documento bajado de la red y que no tiene la validez del distribuido con Control.

    Para los documentos de nivel 4 (Formatos) mi sugerencia es que sea colocado en la red como una plantilla (esto es cuando lo vas a guardar, en la parte inferior busca la opción "Guardar como tipo: PLANTILLA") y colocarlos dentro de una carpeta correspondiente al número de elemento del sistema y con ello se permite a los usuarios del SGC bajar el formato de la red y sea aplicado acorde al requerimiento diario por el usuario (llenado el registro y permitir su manejo en el Sistema).

    Deseo sea clara la información, informame y si gustas te envío en electrónico un archivo.
  • Pedro Muro
    • 3/09/08 17:35
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    • Reg.: 8/07/08
    • Castellon (España)
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    (15/2)
    Buenas tardes a todos:

    Si os sirve de aporte, yo tambien llevo el sistema de gestion en soporte informático con pdf, etc.

    La unica novedad respecto a todo lo dicho anteriormente es que con el programa "Autoplay Media Studio" he confeccionado un sistema de menus autoejecutables instalados en el servidor y con acceso desde cada puesto de trabajo.

    Desde este menu se tiene acceso al manual, prodecimientos de trabajo, instrucciones, formularios, etc, de forma libre (estan en pdf) y los registros, indicadores, cuadros de mando, objetivos, no conformidades, acciones preventivas, correctivas, revisiones por la dirección, etc protegidos con doble contraseña.

    El programa se puede configurar en forma de cascada, accediendo a submenus, etc.

    El tema de las modificaciones y comunicaciones, lo resuelvo enviando por una parte un email con acuse de recibo a todos los interesados y colgando en el tablon de anuncios del menu información de los cambios realizados, fechas de auditoriasa internas, reuniones, etc.

    Es decir, lo que se consigue de una forma sencilla es crear un programa para el sistema de gestión.

    Aprovechando este programa creado por mi, me han ido sugiriendo desde otros departamentos información a incorporar, con lo cual en estos momentos practicamente se ha convertido en una intranet.

    Espero que esta información os haya servido de ayuda.

    Si alguien se decide tengo un manual del programa muy sencillo confeccionado por mi, no obstante ya sabeis todos que investigando es como mejor se aprende a manejar las cosas.

    Gracias y un saludo a todos.
  • Arturo Quijano
    • 3/09/08 18:21
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    • Reg.: 25/06/08
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    (3/2)
    Saludos Pmuro,

    Entiendo lo que realizaste y me parece muy interesante la forma de controlar y permitir los accesos para los usuarios, es una excelente idea; estoy revisando información sobre el software que comentas para entender la ejecución y desarrollo del mismo.
  • Invitado
    • 8/09/08 22:11
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    • Reg.: ?
    • ?
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    (0/2)
    Hola

    Me podrias enviar el manual que creaste respecto a AUTOPLAY MEDIA STUDIO para ver la manera en que me puede ayudar con el sistema que estoy subiendo al servidor interno de la empresa

    Agradezco sus comentarios al respecto

    Saludos
    Atenea
  • Krol
    • 9/09/08 17:11
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    • Reg.: 26/08/08
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    (1/2)
    Hola a todos,
    Estuve analizando el tema de mis documentos, quisiera compartir con ustedes el método que utilizamos en la organización...
    Resulta que tenemos via intranet un sistema al que auto denominamos SDAA (sistema digital de acceso a archivos) en ella tenemos dos carpetas principales: DOCUMENTOS COMUNES Y DOCUMENTOS ESPECíFICOS
    En DOCUMENTOS COMUNES tenemos indices de satisfacción, medición de reclamos y no conformidades, manual de calidad, reglamentos de seguridad, higiene y todo lo que afecta a la organización en general; ahora bien; en DOCUMENTOS ESPECIFICOS tengo un problemilla, ya que esta divido en carpetas por áreas, por ejemplo Administración, esto nuevamente tiene una sub división Compras y allí estan las carpetas "Reglamentos", "Instructivos" "Descripciones de Cargo" ect. resulta que existen reglamentos de por ej. Compras que afectan otras áreas especificas Técnica, Finanzas, ect. (no a toda la organización), hay veces que no puedo levantar un documento en todas las áreas por que lo borra de otra área, y así sucede a medida que lo voy ubicando en las demás, entonces no me queda otra que habilitar a todos los usuarios libre acceso a todas las carpetas
    Podría colocar un reglamento en carpetas de varias áreas relacionadas pero mi SDAA - Basado en el motor Joomla v1.0.0.12 - Bajo Licencia GNU/GPL no me lo permite.
    Lo ideal sería cambiar este tal Joomla, pero necesito opciones o alguna idea para poder optimizar el espacio disponible.
    Desde ya gracias y saludos coordiales
  • LUEDGICA
    • 13/08/09 18:04
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    • Reg.: 7/05/09
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    (1/1)

    Buenas tarde pmur como estas, me gustaria por favor que me facilitaras el manual de auto play media estudio, para leerlo y tratar de implementarlo en la empresa donde trabajo,

    Gracias por tu atencion, espero y puedas ayudarme

     

  • LUEDGICA
    • 13/08/09 18:10
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    • Reg.: 7/05/09
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    (1/1)

     Hola asquijano no entiendo muy bien lo que me dices, en la empresa donde trabajo todos los formatos estan en word o en excel, yo intento buscar en "guardar como" pero no me sale nada de plantilla, por favor ayudame con eso.

    Es que aca toda la documentacion esta en medio impreso.

    Yo estoy como practicante en calidad y me gustaria proponer una mejora con respecto a la documentacion para manejarla en medio magnetico, o que otra mejora me recomendarias tu, teniendo en cuenta tu experiencia.

  • María Inés De Moya F.
    • 24/06/10 19:15
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    • Reg.: 16/06/10
    • Barranquilla/Colombia
    • Posts: 178
    (0/0)

    Me han gustado mucho sus aportes, en realidad he empezado a implementar la leyenda "En caso de ser impreso el documento se considera copia no controlada y no nos hacemos responsables de su actualización".

    Pero quisiera que por favor me ampliara un poco el tema de las plantillas, que beneficios me trae guardar los formatos como plantilla,intenté hacerlo con uno ficticio que inventé para ver la diferencia entre guardar como plantilla o como doc normal de excel y no comprendí.

     Agradezco de antemano su respuesta.

    _________________

    MARÍA INÉS DE MOYA F.

    Ingeniera Industrial

    Máster en Sistemas Integrados de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, la Calidad, el Medio Ambiente y la Responsabilidad Social Empresarial.

    Auditor Interno en ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001

    Consultor en TTHH, Sistemas de Gestión y Administración y Mejora de Procesos. 


    www.lahenduscompany.com
  • Arturo Quijano
    • 27/06/10 13:35
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    • Reg.: 25/06/08
    • Posts: 98
    (3/1)

    Saludos Midem,

      Esto de guardar los archivos como plantillas es solo una formalidad, como comentaba a LUEDGICA es ello y una forma de tener el archivo como una plantilla en el SGC, en si es lo mismo si lo guardas en tipo documento ó en plantilla, ya es forma del usuario.

     Para mi es una forma que los usuarios tengan la costumbre de entrar a la carpeta general del SGC y a sus carpetas específicas de formatos para descargar la plantilla del formato que es, pero una costumbre es bajas el archivo y solo hacen copiar, pegar y actualizar la información.

     Saludos

  • MXBlakBelt
    • 1/09/10 0:53
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    • Reg.: 31/08/10
    • Posts: 1
    (0/0)
    bueno, yo les cuento mi experiencia, el compartir los archivos en un directorio me resultó en un problema en relacion al tiempo que le invertía en mantenerlo, finalmente decidimos en la empresa adquirir un software para control de documentos y gestión de calidad, analizamos varios, y en particular adquirirmos MASTERWEB y nos pues si nos resultó un poquito mas facil llevar las publicaciones y las aprobaciones, pero si definitivamente hay mucha diferencia en llevar el seguimiento de acciones correctivas, problemas o minutas de reuniones, o el calendario de auditorias y calibraciones, como se pueden configurar los registros se puede usar hasta para órdenar el archivo muerto de formatos, contratos, especificaciones, etc. a mi en lo personal me gustó mucho y lo recomiendo en cuanto foro participo, pero sé que hay varios programas por el estilo que ahorran tiempo del puesto de uno, total, el dinero que invertimos no era de mi bolsillo  = )
  • One Economic&Quality Consulting
    • 1/09/10 8:36
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    • Reg.: 25/11/09
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    (0/0)

    He estado echando un vistazo a su web y quería hacerte unas preguntas :

    ¿ Tienen versión demo ?

    ¿ Solo se dedica al tema de control documental o lleva más modulos ?

    Nosotros comercializamos un software de gestión de Calidad y nos hemos centrado más en la parte de Gestión propiamente dicha, que en la documental, y quería conocer más sobre este software del que hablas.

    Gracias

    Saludos

    Rafael

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    Rafael

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  • Wim
    • 10/12/10 13:47
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    • Reg.: 29/04/10
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    (0/1)

    ¿cómo pretendes controlar la difusión de documentos de origen externo donde no puedes poner el sello que copia impresa es copia no controlada?

     

  • Macarena
    • 1/02/12 14:11
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  • One Economic&Quality Consulting
    • 1/02/12 14:18
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    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
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    Macarena te rogaríamos que no utilizaras hilos existentes para publicar nuevas preguntas y que abrieras un tema nuevo, siguiendo las instrucciones.

    Gracias.

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    Rafael

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