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Primera Auditoría de Vigilancia: "Crónica de muchas NC Anunciadas"

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  • CEBC82
    Primera Auditoría de Vigilancia: "Crónica de muchas NC Anunciadas"
    • 24/09/12 15:20
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    ???

    Estimados Amigos:

     Necesito me tranquilicen.

    Acabo de ingresar (sep2012) a trabajar como jefe de operaciones a una empresa de ingeniería. Y lo primero que me encuentro es que llegó una carta de aviso de suspención de la casa de certificadora por la no realización de la primera vigilancia. Coordiné con ellos y nos auditarán  los primeros dias de octubre.

    El tema es que no hay encargado del SGC y el sistema estaba botado prácticamente desde la acreditación. Por lo tanto me he dado un trabajo inmenso de revisar procedimientos, registros, pseudoauditorias entre otros, y me he encontrado con muchas cosas, desde que no se ha hecho revisión por la dirección, no hay plan de calidad, no tengo datos para generar indicadores de calidad, ufff. No se si seguir listando la cantidad de hallazgos.

    Veo que hay muchos temas incompletos. Mi pregunta es: ¿Es posible levantar un SGC en estas condiciones? ¿Podremos revalidar el certificado? ¿Es posible que con muchas NC en esta auditoría sigamos certificados?. Estoy muy intranquilo y he tratado de ordenar un poco esto pero con un SGC dejando tanto tiempo me complica. ¿Como debo presentarme en la Auditoría?

     Ojalá puedan aconsejarme para darme un poco de tranquilidad.

    Saludos

  • Saavedra
    Re: Primera Auditoría de Vigilancia: "Crónica de muchas NC Anunciadas"
    • 24/09/12 18:23
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    ???

    Hola, tienes en verdad un verdadero reto. Es dificil que en dos semanas puedas corregir tanto.

    Lo primero que debes hacer es preguntarle a la dirección si en verdad desea la certificación y si existe el compromiso de mantenerla, si la respuesta es afirmativa y convincente, vale la pena el gran esfuerzo, si es titubeante y negativa la respuesta, para qué perder el tiempo.

    Ahora bien, te veo con grandes ánimos de levantar el sistema, me da gusto y ese ánimo debes contagiarlo a los demás, a todos los responsables, no debe ser lo contrario.

    Las prioridades que debes considerar son:

    1. Levantar una NC por abandono del SGC

    2. Realizar una auditoría interna.

    3. Realizar la revisión por la dirección

    Independientemente de estas tres prioridades, debes pedirles a los dueños de procesos revisen y actualicen sus procedimientos, instructivos, incluyendo el manual de calidad.

    Es mucho trabajo para dos semanas que tienes, pero si existe el compromiso de que esto no volverá a suceder, vale la pena el esfuerzo, de lo contrario no tiene sentido.

    Cuando esto sucede es un indicador de que el sistema no está funcionando adecuadamente, si logras pasar la auditoría de seguimiento, el reto más importante es hacer que funcione.

    A darle duro.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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    sacalidad@live.com.mx

    móvil: (52) 722 3775548

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

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  • CEBC82
    Re: Primera Auditoría de Vigilancia: "Crónica de muchas NC Anunciadas"
    • 24/09/12 20:03
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    ???
    Saavedra escribió:

    Hola, tienes en verdad un verdadero reto. Es dificil que en dos semanas puedas corregir tanto.

    Lo primero que debes hacer es preguntarle a la dirección si en verdad desea la certificación y si existe el compromiso de mantenerla, si la respuesta es afirmativa y convincente, vale la pena el gran esfuerzo, si es titubeante y negativa la respuesta, para qué perder el tiempo.

    Ahora bien, te veo con grandes ánimos de levantar el sistema, me da gusto y ese ánimo debes contagiarlo a los demás, a todos los responsables, no debe ser lo contrario.

    Las prioridades que debes considerar son:

    1. Levantar una NC por abandono del SGC

    2. Realizar una auditoría interna.

    3. Realizar la revisión por la dirección

    Independientemente de estas tres prioridades, debes pedirles a los dueños de procesos revisen y actualicen sus procedimientos, instructivos, incluyendo el manual de calidad.

    Es mucho trabajo para dos semanas que tienes, pero si existe el compromiso de que esto no volverá a suceder, vale la pena el esfuerzo, de lo contrario no tiene sentido.

    Cuando esto sucede es un indicador de que el sistema no está funcionando adecuadamente, si logras pasar la auditoría de seguimiento, el reto más importante es hacer que funcione.

    A darle duro.

    Saludos

    Gracias Saavedra por tus ánimos:

     La verdad es que comencé de la siguiente forma:

     Hice una auditoria interna a las distintas áreas de la organización, en las cuales encontré varias NC.

     Intenté hacer una revisión por la dirección pero la verdad que fué super complicado ya que no tengo indicadores de gestión, y tenerlos sería un trabajo enorme para estar de aquí al 2 de Octubre.

     La dirección está dispuesta a levantar el sistema. Y lo bueno es que está comprometida para que esto no vuelva a suceder.

    Ahora estoy haciendo el tratamiento de las NC que hallé en la Auditoria Interna.

    ¿Como puedo hacer una revisión por la Dirección sin contar con los mínimos elementos de entrada?

    ¿Como levanto un NC al SGC por abandono, bajo qué requisito?

    Gracias

  • Saavedra
    Re: Primera Auditoría de Vigilancia: "Crónica de muchas NC Anunciadas"
    • 24/09/12 20:13
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    ???

    Básate en el 4.1 y el 5.1 para la no conformidad.

    Teniendo esto como base puedes llevar a cabo una revisión por la dirección con la información que se tenga y estableces conpromisos partiendo de dicha base en ese reporte de la dirección, incluyendo más no conformidades si se requieren.

    La no conformidad te servirá de respaldo en la auditoría de vigilancia, vas a tener algunas no conformidades, eso es seguro, pero lo importante es que se vea la base por la que estás de nuevo levantando el sistema de gestión de calidad.

    Delega responsabilidades a cada dueño de procesos y haz que se cumplan, ejerce ese liderazgo que se requiere, tu solo no podrás.

    Saludos

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  • CEBC82
    Re: Primera Auditoría de Vigilancia: "Crónica de muchas NC Anunciadas"
    • 24/09/12 20:49
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    ???

    Gracias Saavedra, te contaré como me irá el Martes. Y Quizás te moleste nuevamente antes de ese día.

     Saludos

  • Saavedra
    Re: Primera Auditoría de Vigilancia: "Crónica de muchas NC Anunciadas"
    • 24/09/12 20:53
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    ???

    Suerte, aunque la suerte no existe realmente, uno lo hace.

    Lo que gustes.

    Saludos

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  • CEBC82
    Re: Primera Auditoría de Vigilancia: "Crónica de muchas NC Anunciadas"
    • 24/09/12 21:15
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    ???

    Saavedra:

    Una última pregunta por hoy:

    ¿Es posible que revaliden la certificación si tengo NCs sin cerrar para el día de la Auditoría de Vigilancia y el plazo de cierre de ésta no es muy inmediato? por ejemplo la NC por abandono del sistema de gestión ya que esta necesitará un tiempo prudente para poder cerrarse, debido a que se necesitará evidencia de que ésta no vuelve a ocurrir.

    Saludos

  • Saavedra
    Re: Primera Auditoría de Vigilancia: "Crónica de muchas NC Anunciadas"
    • 24/09/12 21:20
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    ???

    Si claro, puedes tener una, dos o más no conformidades abiertas, siempre y cuando esten dentro de la fecha de compromiso para el cierre.

    El motor para la mejora en una organización son las acciones correctivas y preventivas, mientras existan es sinónimo de mejora, ubicar una auditoría cuando una NC está en proceso no tiene nada de malo, al contrario, es la naturaleza de un SGC, lo malo estaría si esas NC´s estuvieran vencidas en su fecha de cierre, eso sería falta de compromiso.

    Saludos

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  • CEBC82
    Re: Primera Auditoría de Vigilancia: "Crónica de muchas NC Anunciadas"
    • 26/09/12 23:35
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    ???

    Tengo una interrogante:

    ¿Puede ser el representante de gerencia la misma persona que el encargado del sistema de calidad?

  • Saavedra
    Re: Primera Auditoría de Vigilancia: "Crónica de muchas NC Anunciadas"
    • 26/09/12 23:42
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    ???

    Siempre y cuando sea un miembro de la direccióny tenga la autoridad sufiencite para las responsabilidades que indica la norma, es decir, debe reportar directamente a la dirección.

    Saludos

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