Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Los registros de formación, competencia se incluyen en la lista maestra de Registros

  • Colombia
    • 22/08/12 23:33
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    Muy buenas tardes, en los temas de calidad siempre uno se sorprende, perdón pero dicen por ahí que no hay pregunta tonta!!! en una reunion de ayer con mis jefes entramos en la discusión si los registros de competencia y formación deben ser incluidos en la lista maestra de registros, lo cual yo nunca habia hecho en los sistemas que conozco y he manejado, todo surgio por el numeral 6.2.2 Literal e) mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia (vease 4.2.4). 

    Igual me pasó con una presentación que se usa para la Revision por la Dirección, me dicen que no quieren codificarlos porque esto los obliga a sesgarse a un formato mientras que si no lo codifican pueden incluir mas aspectos sin caer en los cambios de version.

    En el caso de lo de formacion y competencia diría yo que solo basta con que sean adecuados  y que lo que evidencien demuestre el cumplimeinto del numeral.

     Y en el otro caso debe codificarse la presentación. 

    Todavia estoy conociendo el sistema de esta empresa pues no hace mucho trabajo acá. pero no quiero pasar por cerrarme y no aceptar otras alternativas... agradezco todos sus comentarios al respecto.

     

  • David Saavedra Zárate
    • 23/08/12 0:22
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    Hola, sólo imagínate registrar en la lista maestra de registros todas las evidencias de competencia y formación, lo más lógico es en su expediente. La lista maestra de los registros es para controlar los formatos, que al ser llenados se convierten en registros, es decir, sólo se registran los formatos nuestros para controlar su revisión.

    El reporte de revisión se debe codificar e indicar su revisión, para controlar lo que ustedes mendionan pueden hacerlo genérico, es decir, solo realicen el esqueleto como formato, de ahí pueden agregar, quitar, sin necesidad de codificar cada que hagan esto, a menos que cambien la estructura general.

    No se si me expliqué.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Angelita
    • 23/08/12 0:31
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    Buen día, lo que yo hago es relacionar a modo genérico la carpeta de hoja de vida de los empleados (las cuales contienen los registros de educación, formación, experiencia y habilidades), allí describo como se almacenan, protegen, recuperan etc. Pues son un registro solicitado por la norma y se deben controlar de acuerdo a 4.2.4.

    Con respecto al informe de la RxD, hay que tener en cuenta si este es el que queda como evidencia de la reunión, de ser así debe estar controlado por el SGC, de lo contrario puedes dejar un acta de dicha reunión y es dicha acta la que se controla.

    Espero haberme hecho entender. Un saludo

  • Colombia
    • 23/08/12 16:49
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    Mil gracias por sus respuestas, tal vez me falto explicar que mis jefes no me piden que incluya cada uno de los registros de competencia y formacion, solo me piden colocar como dice Angelita "expediente del empleado",  el expediente no esta codificado tal vez por eso mi resistencia a incluirlo en mi listado maestro de registros, yo cumplo con el numeral y muy seguramente tendré evidencia de competencia y formacion de los empleados en una auditoria pero podran levantarme una no conformidad por no tenerlo en la lista??? como puedo defenderme si el auditor se apega tanto al parentesis(Véase 4.2.4)??
  • Angelita
    • 23/08/12 23:54
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    Buen día, yo te sugeríria que lo pongas pues a mi me han levantado NC aqui en Colombia por ese motivo, ademas insisto la norma es clara "deben mantenerse los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia (veáse 4.2.4) como discutes eso?. Tambien en alguna oportunidad me paso lo mismo con los registros de calibración de patrones que emiten los laboratorios por eso te sugeri que tambien los revisaras e incluyeras.

    Saludos

  • David Saavedra Zárate
    • 24/08/12 0:56
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    Un sistema debe trabajar para nosotros, nada como hacerlo práctico, sin tantas vueltas....

    Yo R.H. debo mantener el expediente de todo mi personal, no necesita codificación, simplemente se archiva ya sea por áreas o por orden alfabético. Cada expediente debe tener toda la información relacionada a su contratación, independientemente de eso su descripción de puesto, y su descripción de puesto debe indicar dentro de lo primordial, su educación, formación, experiencia y habilidades y para cada uno de ellos debe haber un documento que valide esa educación (certificado d eestudios), experiencia (hoja de vida, recomendaciones), formación (certificado de auditor interno, cursos de control estadístico, etc.), y habilidades, (en el uso y manjoe de PC, habilidad de negociación y que puede demostrarse tambien con los resultados)... todos esos son evidencias, no son mis registros por lo tanto no debo agregarlos a mi lista de registros. Mis evidencias deben guardarse donde convenga para su consulta fácil y rápida. En la lista de registros deben registrarse sólamente aquellos formatos que he desarrollado, que pertenecen a mis proceos y que utilizo para medir y mejorarlo.

    Toda esa administración debe ser práctico para nosotros, no para el auditor, mientras se cumpla con la norma. Debemos dar ese segundo paso una vez certificado y porqué no, antes de certificar, el éxito de un SGC es su prácticidad, y esa practicidad hay que saber defenderlo ante cualquier auditor, claro, con bases, con fundamentos y que no se salga de los requisitos de la norma y nos sirva para ser mejor.

    Saludos

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  • Angelita
    • 24/08/12 17:01
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    Buen día, con todo respeto discrepo en parte con la opinión del ingeniero Saveedra, pues sí la norma nos exige controlar los registros de las competencias, debo hacerlo como con cualquier otro registro del SGC, es decir en un listado donde describo todos los controles, si eso fue lo que definí en mi procedimiento de control de registros.

    Además es muy útil tener la información sobre el control de las competencias: dónde encontrarlas, como encontrarlas, como se protegen, por cuanto tiempo se archivan (aquí en Colombia ese tiempo depende de un requisito legal), etc. Vuelvo e insisto, no es incluir uno por uno los certificados de cada empleado sino el “expediente completo”.

    Estoy de acuerdo con que el SGC debe ser útil para la empresa y no para el auditor y qué más útil que tener esa información disponible. Sin embargo son conceptos basados tal vez en las experiencias de cada uno.

    Un saludo.

  • David Saavedra Zárate
    • 24/08/12 18:20
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    Se respeta Angelita, finalmente si eso es práctico para ustedes adelante, yo soy de otra idea, de hacer más práctico, más sencillo y de trabajar menos.

    Los unicos registros que debo tener en la lista de los registros son los que son de la organización, porque voy a controlar sus revisiones. Los que no son de la organización, pero son registros que me sirven de evidencias, claro que debo contorlarlos, debo mantenerlos dice la norma, no requiero de generar otra lista o de incluirlos en mi lista de registros, mi lista son sólo para mis registros.

    Esos registros, como por ejemplo los de competencia, no hay como guardarlos donde corresponde, en su expediente, en eso estamos de acuerdo, pero generar otra lista para ello, para mi no es práctico.

    Sin embargo repito, si eso es práctico para ustedes adelante, eso es lo que requieren, no lo que el auditor diga o lo que yo diga.

    Un abrazo.

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  • edgarie
    • 24/08/12 20:28
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    Hola a todos,

    soy nuevo en este foro y en el desarrollo e implementacion de SGC, pero comparto en algunos aspectos la opinion de Angelita y Saveedra.

    En la poca experiencia que tengo en SGC, cuando escucho hablar de registros o  los asocio mas a registros de calidad los cuales evidencian el cumplimiento y correcto funcionamiento de mi sistema.

    Al final del dia cada sistema es diferente y por ende funciona diferente, es por eso que lo correcto al momento de manejar la informacion y todo nuestro sistema, sera sin duda la forma que mejor se nos acomode y genere menor complicaciones en la implementacion.

    Siempre que tengo dudas consulto este foro para guiarme en su resolucion, y tomo lo que mejor se acomoda a mi sistema y procesos, parto de lo que yo quiero para el sistema y lo que el sistema necesita para funcionar correctamente y trato de adaptar todas las sugerencias que amablemente comparten, siempre pensando en tener un sistema practico y que nuestro trabajo dentro del sistema sea practico, sencillo y rapido.

    En conclusion, la norma nos especifica los requisitos que debemos cumplir, a nosotros nos toca decidir la forma en que lo haremos y creo firmemente que lo debemos hacer lo mas amigable posible.

    P.D

    la receta es la misma, el sazon sera el que marque la diferencia.

  • Colombia
    • 28/08/12 17:23
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    Mil gracias por sus respuestas fueron de gran ayuda.
  • jamna
    • 14/08/15 0:07
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    • republica dominicana
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    yo estoy de acuerdo con saavedra, el mantenerlo es tenerlo, para la evidencia de la competencia, formación, etc.