No conformidad en auditoría por desconocimiento de la Norma

Estimados Señores,
Recientemente fui asignado como lider de un grupo de auditoria interna para el SGC en mi organización.
Me correspondio un proceso de APOYO.
Dentro del Plan de Auditoría se presento el punto de la norma 8.3 y todos los auditores tenían la obligación de verificar el conocimiento de la norma, la aplicación y los formatos de reporte.
Al realizar la auditoría interna que era la primera previa al examen de certificación encontre que el personal desconocia la norma Y SE DECLARO una NO CONFORMIDAD, sinembargo el dueño del proceso alega que no se le puede verificar este aspecto porque su proceso no es MISIONAL.
¿Quien tiene razón?
Si dentro de un procedimiento de un PROCESO existe un insumo de este que no esta conforme a lo expresado en la descripción este se declara producto y/o servicio no conforme, es decir, los clientes internos del procedimiento que por determinada razon no cumplen con lo exigido dentro del procedimiento por ejemplo un estudio o en fin algo requisito para seguir el proceso este SE DECOLARA O NO CONFORME Y SE REGISTRA LA NO CONFORMIDAD.
Agradezco su colaboración.

Ascualon buenas nos dices que teniendo en cuenta el punto de la norma 8.3 control del producto no conforme colocasteis una no conformidad por que el personal no sabia la norma, sin embargo el responsable del proceso os dice que "no es misional" yo entiendo ( y si me equivoco corrígeme) que quizas vuestro alcance no tiene del todo definido en algun procedimiento escrito los controles, responsabilidades, autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme. Deben estar bien definidas las responsabilidades y procedimientos a seguir. Si el responsable del proceso alega eso puede ser por dos motivos:

1. Efectivamente tiene desconocimiento de la norma y desconocimiento del alcance definido en el procedimiento escrito de la empresa.

2. O conoce la norma sin embargo el alcance no contiene dicho punto produciéndose un desfase, o lo contiene de una forma muy ambigua o no considera ciertos puntos indispensables para determinar quien debe hacer las cosas, como hacerlas y cuando hacerlas.

Si el tratamiento correcto del producto no conforme no se encuentra en el alcance vosotros podeis proponer que se modificara e implementara de acuerdo a lo exigido por la norma, erradicando así el problema de "no hacer lo que no está escrito" o "a mi no me corresponde hacerlo por que en lo escrito no se me da a mi tal responsabilidad".

Sin otro particular recibe un saludo cordial

Hola y muchas gracias a quienes respondieron mi mensaje.

Quisiera solicitar una aclaraciòn mas especifica:

El proceso que me asignaron para auditar es un PROCESO DE APOYO

Este proceso se llama ADMINISTRACIÒN DE RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS.

El proceso tiene a su vez SUBPROCESOS aproximadamente unos 8: Entre otros Adquisiciones, Planeaciòn logística, Mantenimiento, etc.

Estos subprocesos a su vez tienen PROCEDIMIENTOS, que son aproximadamente 120.

1.- Lo que puntualmente solicito me aclaren es sí la norma 8.3 Control del Producto y/o servicio no conforme aplica para todos los procedimientos de este PROCESO(de apoyo).

 2.- Al revisar cualquier PROCEDIMIENTO se revisa:

      a.- Que el encargado conozca y sepa como se aplica la norma.

      b.- Que se conozca el formato de PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME.

      c.- Que si el procedimiento se inicia con un INSUMO y este no esta conforme para que se siga el procedimiento normalmente se aplica LA NO CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO; si dentro de un procedimiento se genera otro INSUMO o PRODUCTO necesario y obligatorio para que pueda darse el procedimiento, es decir, es prerequisito si se cumple a medias o no se cumple como debe ser se aplica LA NO CONFORMIDAD y ES NECESARIO LEVANTARLA DE ACUERDO A FORMATO PARA QUE SE CORRIJA

AGRADEZCO SU ATENCIÒN

Jose Fuentes

Hola Ascualon,

 

el punto 8.3 es aplicable a cualquier producto no conforme del sistema de gestión, sin importar qué proceso lo haya generado. Por tanto, la respuesta al primer punto es sí.

Me parece que solicitar a los responsables que se conozcan la Norma es un tanto excesivo. ISO 9001:00 no te obliga a ello. Lo que sí deben conocer es todo lo relacionado con su trabajo, incluidos los procedimientos que les sean de aplicación.

Mi consejo es que modifiques el procedimiento de auditoría interna.

Un saludo,

Jorge