Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Firmar los registros. Observación en auditoría por no hacerlo.

  • KAROLA
    • 17/05/12 20:40
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    Buenas me entró una duda rara ya que durante varios años cuando me han auditado me han puesto observaciones por no firmar los registros, pero a que requisito del cumplimiento de registros se refiere :

    identificación: el registro tiene nombre y tiene código

    almacenamiento no creo

     la protección no creo

     la recuperación no creo

    , la retención no creo

    la disposición de los registros. no creo

     

    La no conformidad sería quizas por los procedimientos que indican responsables y que llenan registros me imagino, pero la norma no te pide mas que los 06 debes. si estos registros fueran propiamente del proceso la no conformidad sería al incumplimiento del procedimiento no cierto?. la verdad estoy bastante confundida cuando quiero entender a la perfección algo que antes no daba importancia.

     

    Gracias por su valioso aporte como siempre. 

    Karola

     
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 3/06/12 6:39
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    Sería bueno que nos compartieras el texto de la no conformidad, en el se explica detalladamente el porqué de la misma.

    Saludos. 

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 3/06/12 6:40
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    He movido tu post al foro adecuado.

    Saludos. 

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    Wilbert Vivas
  • KAROLA
    • 4/06/12 16:30
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    Estimado Wil.

    Me aclaro. No me han puesto ninguna no conformidad, a lo que me refiero es que siempre durante varios años varios auditores han observado que los registros no llevan firman indistintamente del proceso. Mi pregunta es si esto fuera sistemàtico; es decir recurrente en varias áreas. seguiría siendo una observación o una no conformidad?. Si fuera una conformidad necesariamente sería referida a control de registros???? y a que parte de él de ser así.

    Mi percepción es más bien que si yo doy responsabilidad a alguien de revisar los registros que genera determinado proceso y colocar una firma para dar una conformidad de su revisión,,,, podría establecerse màs bien que no cumple sus funciones tal cual lo establece su MOF  o su procedimiento??????.

     

    Gracias por su atención

    Karola

  • Angelita
    • 4/06/12 17:35
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    Buen día KAROLA, este tipo de observaciones pueden tener diferentes tipos de interpretaciones:

    Evidentemente si tus procedimientos o documentos exigen que vaya una firma o que los formatos estén completamente diligenciados, ahí podrias tener una no conformidad, recuerda que en el numeral 4.2.1 literal c, la norma te dice que los documentos que generes porque lo creas conveniente, entrerán a ser parte de tu SGC.

    Por otra parte, y dependiendo de la firma o el espacio que esten dejando de diligenciar (y hablo en algunos casos), podrias estar incumpliendo requisitos de varios numerales de la norma, por ejemplo: si la organización ha definido que la revisión de las ofertas comerciales la hace el director comercial y como evidencia debe dejar una firma, ahi estarias incumpliendo el 7.2.2, otro caso tipico es el del numeral 8.2.4, en donde la norma solicita que se deje registro de las personas que autorizan la liberación del producto si estas firmas o estos nombres no se diligencian, alli habria NC, entre otros.

    Ahora, si revisas el numeral 4.2.4, la norma te dice que los registros "deben proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos....", si un registro está incompleto, la evidencia está incompleta. Puede suceder que en algunos casos en el diseño del documento se dejen espacios porque se cree que se necesitan y al momento de diligenciarlos se observa que no es así, en ese caso lo que debes hacer es verificar bien los registros en donde te sucede esto y hacer los ajustes necesarios.

    Saludos 

     

  • David Saavedra Zárate
    • 4/06/12 19:49
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    La norma no hace especificaciones de la forma y fondo de los registros, sólo habla de los 6 aspectos que comentas bien Karola. Muchas veces nosotros nos ahorcamos en la manera de documentar tanto procedimientos como registros, algunos registros requieren de firmas, otros no, muchas veces generamos campos para datos o firmas en un registro cuando realmente nunca se utiliza, y si  no se utiliza para qué generar ese campo.

    El auditor si observa que algún campo no se utiliza indaga el porqué, y el simple hecho de no utilizarlo podría ser una observación, pues si no es importante le resta practicidad al documento, si es importante y no se utiliza puede ser una observación si es un sólo registro, si son varios debe ser una NC debido a su importancia.

    Si algo nos molesta muchas veces es llenar un formato, por eso mientras más práctico sea mucho mejor. Debemos revisar bien al generar un registro, qué información es importante y qué no lo es para evitar el uso de tiempo en algo que no es productivo.

    El auditor considero que se inclina más a eso que en el incumplimiento a los puntos que mencionas, y tiene toda la razón, porque incumple en el primer párrafo que indica el punto 4.2.4:

    Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse.

    Saludos

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    Atentamente

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  • KAROLA
    • 4/06/12 20:01
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    (0/0)

    Estimada Angelita

    Muchas gracias. Entendí perfectamente todo. Gracias nuevamente,

    Katia

  • KAROLA
    • 4/06/12 20:02
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    (0/0)

    Sr. Saavedra

    Muchas gracias. Muy oportuno como siempre.

    Katola

  • VEROMAR
    • 23/08/12 16:24
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    Chicos como andan?, perdon que me meta en este tema.. es que leyendo, volvi a revisar algunos procesos... y me entró nuevamente la duda, de la diferencia entre un documento y un registro...  en mi empresa, en cada proceso el punto  8 es los registros del proceso, y veo que mi antecesora, detalla algunos de los registros y otros no. COmo puedo diferenciar cuales son y cuales no?... osea tengo planillas de check list... otras que son compromisos de venta, de compra, recibos, facturas, etc.. como se cuales van en esa lista y cuales no?... gracias y perdonen las molestias
  • ElisaCali
    • 23/08/12 20:33
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    Hola, según la ISO 9000 describe de la siguiente manera:

    Documento: información y su medio de soporte EJEMPLO Registro, procedimiento documentado, plano, informe, norma.

    NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación".

    Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

    NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas

    NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

    En conclusión, un documento es todo lo que proporciona información soportada y los registros forman parte de esos documentos. Sólo que los formatos, formularios, check list, planillas,etc., se convierten en Registro una vez que los llenas porque ya contienen información.

  • VEROMAR
    • 23/08/12 21:26
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    (0/0)
    Muchas gracias!!!... me quedo claro..., igualmente me sucede que con ciertos documentos en mi empresa, entro en dudas... entiendo que un check list, seria un registro... ya que demuestra que he realizado la tarea de verificacion por ej.... pero hay otros que no me cierran demasiado. Que se hace cuando son programas, donde se ingresan contactos, u ordenes de reparacion etc... eso es un registro?...
  • ElisaCali
    • 23/08/12 21:38
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    A mi parecer El programa no es un registro, sino la información que genera ese programa. Por ejemplo: en mi empresa tengo un programa donde se ingresan las compras, ese programa genera una Orden de compra que se imprime, lo que vendría siendo el registro.

    Lo que se puede controlar son los registros editables, porque si es un programa todo viene preestablecido.

  • Angelita
    • 24/08/12 0:19
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    Hola Veromar, como te explico Elisacali es importante tener claros los conceptos, por tanto cualquier tipo de información que tú plasmes en algún medio, recibe el nombre de documento, los documentos se pueden clasificar o tipificar y eso de pende de cada organización por ejemplo: manuales, procedimientos, videos, registros, formatos, anexos, tablas, instructivos, hojas de operación, etc.,  creo que este concepto está claro.

    Ahora revisemos el concepto de formato: los formatos son un tipo de documento o plantillas, las cuales tienen casillas en blanco listas para diligenciar (siempre que tengas un documento con esas características va a ser un formato independientemente de cómo se llame), es probable que en tu organización tengan una sub-clasificación de los formatos que se llame “listas de chequeo” (cuando la lista de chequeo este sin diligenciar es un formato).

    Y finalmente el concepto de registro: los registros son otro tipo de documento a los cuales la norma considera “especiales” por la importancia que tienen en un SGC, pues son los que demuestran la evidencia de que algo se realizó. Los formatos una vez diligenciados se convierten en registros, así mismo las listas de chequeo pasan a esta categoría una vez diligenciadas. En tu caso si tienes un archivo en el cual se diligencia información, por ejemplo de los proveedores, como: el nombre, la dirección, el teléfono, etc., una vez éste formulario está diligenciado es un registro y se debe controlar como se indica en 4.2.4, si está codificado dentro del SGC. En tu empresa también puede pasar que tengan de todo tipo de registros unos más importantes que otros para la operación, pues en mi concepto tiene más importancia un registro que me da evidencia de la producción, de la satisfacción del cliente, el PNC que otros que solamente contienen información como una base de datos que probablemente podría obtenerse del sistema de información (sin embargo aclaro que en cada empresa se define qué información es importante y se debe controlar)

    Si los tres anteriores conceptos quedaron claros, estoy casi segura que no tendrás más confusiones al respecto. Espero haberte ayudado.

  • VEROMAR
    • 24/08/12 14:50
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    muchas gracias a las dos, me quedaron clarisimos esos conceptos.

    Ahora mi pregunta es cuando yo hago la lista documentaria, donde pongo como se maneja cada registro y cada documento. Si pongo por ej. Listado de Diferencias (planilla de deposito)... pongo los responsables, la validez, etc... cuando voy a poner por cuanto tiempo se archiva y donde.. me estoy refiriendo al formato o a las planillas llenas, eso me marea bastante... porque se supone q el formato es obsoleto una vez cambiada la version, osea le hago cambios y solamente guardo el original y el anterior por cualquier cosa, pero la informacion llena..¿?.. es muy dificil hacer q toda la empresa te diga por cuanto tiempo guarda toda la informacion que a veces es en pc y se guarda sin saber por cuanto tiempo, y en papel hay gente q no sabe ni por cuantos años guarda.. es complicado por lo menos por aqui...

  • Angelof
    • 24/08/12 15:43
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    (0/0)
    Tengo entonces una pregunta sobre este control de registros es necesario que los formatos que se van a usar lleven un cuadro de elaboro reviso y aprobo?
  • Angelita
    • 24/08/12 17:26
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    Hola Veromar, por favor revisa bien el concepto y lo que la norma te pide. La norma nos exige que se controlen los registros, es decir los formatos diligenciados. Con respecto a los formatos, sí, ellos pueden cambiar de versión muchas veces, pero siempre lo que yo voy a controlar es lo que me quedó como registro (yo no soy muy amiga de guardar versiones anteriores, pero algunas empresas lo hacen para conservar el histórico).

    Ahora, por difícil que sea, debes lograr que el personal te dé la información y para eso tienes a los líderes de proceso, el trabajo no lo debes hacer tu sola, el SGC es de todos. Lo que puedes hacer es tener el listado con todos los registros de cada proceso y hacer una reunión con los líderes en donde les explicas el concepto de cada uno de los controles que exige la norma y les fijas un plazo para que te devuelvan el listado completamente diligenciado, luego lo que puedes hacer es una verificación por muestreo para asegurarte de que la información sea veraz.

    Un saludo

  • Angelita
    • 24/08/12 17:33
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    Buen día Angelof, pues como yo manejo los formatos, sí, los formatos deben controlarsey deben ser revisados, aprobados antes de emitirlos, controlar sus cambios, divulgarlos, etc., como cualquier otro documento del SGC.

    Un saludo

  • David Saavedra Zárate
    • 24/08/12 17:56
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    Hola:

    Voy a dar un ejemplo:

    Si elaboro mi procedimiento de compras cuyo código es PC74-1, en el procedimiento yo indico que utilizo como formato una orden de compra, y lo codifico PC74-1A,  en tre otros formatos, mi procedimiento lo firmo y le paso a aprobación con mi jefe inmediato, el director general. Una vez aprobado el procedimiento lo distribuyo o bien lo doy de alta en la red y agrago el procedimiento en la lista maestra de documentos (Nombre del documento, área, responsable, código, no. de revisión y fecha de revisión). El formato lo doy de alta también y lo agrego en la lista maestra de los registros (que puede ser compartida con la de documentos), e indico el nombre, área, responsable, código, no. de revisión, fecha de revisión, información que registra (opcional), y su tiempo de retención (cuanto tiempo se mantiene en archivo vivo y cuanto en archivo muerto antes de ser destruido). Ese tiempo yo lo determino, pero como es un documento legal, la ley me indica que se deben conservar 5 años antes de edestruirlo, indico que son 5 años.

    De esta manera empiezo a utilizar mi procedimiento, mi formato de orden de compra se convierte en registro al efectuar una orden de compra y lo archivo de manera consecutiva en una carpeta específicamente para ello y tenerlo disponible en mi oficina o lugar de uso, como archivo vivo, que por lo genera es un año, todo depende de qué tanto se consulta esa información, y una vez cumplido ese año lo paso a archivo muerto para esperar su destrucción..

    Los procedimientos se deben firmar por la persona que lo elabora y revisar y aprobar por su jefe inmediato. Los registros se firman en función a la información que lleva, una orden de compra va amparada con una requisición de compra y esa requisición (que es otro registro), va firmada por la persona de otra área que solicita la compra, yo como responsable de compras elaboro la orden de compra, la firmo y la puede aprobar, dependiendo de la organización, el gerente de finanzas, o bien la dirección general o mi jefe inmediato si tiene esa responsabilidad. Sólo una de esas personas. Hay registros que no necesariamente deben llevar una firma, basta con el nombre de la persona que registra la información.

    Si mi formato de orden de compra necesita una mejora, lo modifico, mi jefe inmediato autoriza esa modificación, lo subo a la red o distribuyo, guardo el anterior como obsoleto hasta que haya otro obsoleto que  lo sustituya y modifico el control de los registros en la lista de registros, esa lista de registros debe tener un espacio al menos para 5 historiales de revisión. Listo.

    Si mi formato fuera por ejemplo un registro del peso de cierto componente, o la determinación de los requisitos del cliente, yo debo definir el tiemp9o de retención en función a las consultas que yo pueda tener de ese registro, ver un historial de comportamiento del producto, el producto vendido a satisfacido las necesidades del cliente y ya no existe la posibilidad de una queja, etc.

    Espero quede un poco más claro.

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  • VEROMAR
    • 24/08/12 18:23
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    (0/0)

    Chicos, me queda claro. Pero igualmente en esta empresa falta mucho compromiso. Si se le solicita a un dueño de proceso que llene la informacion de la planilla y me la entregue, me muero esperando, tengo que terminar haciendolo yo, por mas que me reuna y les pregunte cuanto tiempo se guarda esto y esto.. siempre terminan diciendo que no saben o que se guarda cuanto se puede guardar, o que no saben porque ellos en esa epoca no estaban y asi... es muy complicado... Aca el listado de control de los documentos ( doc. y registros) es una cosa.. y el listado de control de procesos, procedimientos e instrucciones otra.

    En el de documentos se detalla cuanto tiempo esta obsoleta la informacion y donde se archiva...y claro la version vigencia de cada documento, lo que me confundia era eso, si yo mencionaba listado de fichas de mejora.. si hablaba del formato del documento o si hablaba de la informacion. Porque alguien por ahi me dijo que esa informacion no es obsoleta, sino que hay q determinar cuanto tiempo se archiva....

  • David Saavedra Zárate
    • 24/08/12 18:33
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    (2/0)

    Hola Veromar, creo que tu estás generando ese problema al hacer el trabajo de ellos.

    Está bien que tengas dos listados, pero creo que hace falta mayor exigencia y compromiso, hace falta utilizar los procedimientos, hace falta capacitar y exigir.

    No confudas documento obsoleto con registros, los registros son documentos vivos, no se obsoletan, hasta que se destruyen. Los que se obsoletan son los formatos (información en blanco), porque se mejoran, se modifican y se cambian por una nueva versión.

    Saludos

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  • AGUAYO
    • 24/08/12 18:40
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    (0/0)

    Hola; 

    El sentido de la pregunta realizada por Angelof es si cada nuevo formato creado debe someterse a firmas de elaboró, revisión y aprobó para empezar a utilizarlo. A diferencia de lo que menciona Saavedra, ya como registro, el cual estoy de acuerdo, en que depende del tipo de registro.

    Saludos

  • VEROMAR
    • 30/08/12 22:45
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    (0/0)

    Estimados, me encontre con una nueva duda..

    En nuestra empresa tenemos las llamadas fichas de funcion, donde se espefica el cargo, con las responsabilidades (tareas), mision, responsabilidad en terminos de calidad, requisitos de calificacion (educacion, formacion, habilidades, y experiencia). Por otro lado teniamos unas llamadas fichas de funcion, donde esta la foto de cada empleado, y se nombra su cargo y su cargo de reemplazo.

    Ahora la trazabilidad de estas fichas es muy complicada para la Enc. de Recursos Humanos y pidio quitarlas, como es una empresa de mucha rotacion tiene que estar sacando fotos a cada rato, cambiando las fichas diariamente. Entonces, quiere sacar lsa fichas nominativas, mi pregunta es, lo unico que hay en la ficha nominativa es el cargo de reemplazo, de sacarlas, no tener en ningun lado los cargos de reemplazo es malo?, dado que para nosotros es innato, sabemos quien reemplaza a quien cuando no hay gente, pero no se si se tranforma en una no conformidad. Por otro lado las fotos, estan en el curriculum de cada uno, en su legajo que lleva la encargada de rrhh.,

     

    Aguardo sus respuesta, para seguir adelante, gracias y saludos

  • jorge peña
    • 30/08/12 23:01
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    (1/0)

    ESTIMADA:

    ESAS FICHAS SON LOS PERFILES DE COMPETENCIA, DONDE DESCRIBES LAS FUNCIONES, RESPONSABILIDADES DEL CARGO ASI COMO LA FORMACION, EXPERIENCIA Y HABILIDADES DE ESE PUESTO DE TRABAJO, CADA CARGO QUE HALLA  EN LA EMPRESA DEBE TEMNER SU DESCRIPCION, ESTO PARA PODER TOMAR LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA REALIZAR UN PLAN DE CAPACITACION QUE PERMITA DISMINUIR LA BRECHA ENTRE EL PERFIL DE CARGO Y LAS REALES COMPETENCIAS DEL CARGO, NO TENER DESCRITOS LOS PERFILES DE CARGO ES UNA NO CONFORMIDAD, YA QUE EL AUDITOR AL PEDIRTE EL ORGANIGRAMA, PUEDE PEDIRTE LA DESCRIPCION DEL CARGO DE CUALQUIER CARGO DEL ORGANIGRAMA Y HACER EL ANALISIS ENTRE LO ESCRITO EN EL PERFIL Y LO REAL DEL TRABAJADOR, NO ES NECESARIO ESAT PONIENDOLE FOTOS A ESTO, ES TRABAJO DE MAS, SOLO CON TENER UNA CARPETA CON LOS DESCCRIPTORES DE CARGO, Y EN CADA CARPETA DE TRABAJADOR LA DOCUMENTACION REQUERIDA POR ESTE BASTA.

     

     

    SALUDOS CORDIALES ESPERO HABERTE AYUDADO.

     

     

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    Jorge Alexander peña

    Ingeniero en prevencion de riesgos y medio ambiente

    Jorgealex2142@hotmail.com

  • VEROMAR
    • 30/08/12 23:22
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    JOrge, te agradezco la respuesta. Yo no hablaba de quitar esas fichas, las que nosotros llamamos fichas de funcion, sino de quitar las llamadas aqui fichas nominativas que unicamente tienen una foto y el cargo de reemplazo que tiene la persona. Mi pregunta era si es necesario tener en algun lado, si la norma dice que tengo que tener espeficico los cargos de reemplazo?, eso.. gracias y saludos a todos, 
  • jorge peña
    • 30/08/12 23:38
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    (1/0)

    NO VEO PROBLEMA EN QUITRARLAS , YA QUE LAS DESCRIPCION DE CARGOS ES RESPECTO AL ORGANIGRAMA, DONDE NO CONTEMPLAS EVENTUALES REEMPLAZOS, SOLAMENTE DEBES TENER EN CUENTA QUE PARA LOS REEMPLAZOS DEBES TENER O BUSCAR PERSONAL CON LAS COMPETENCIAS SIMILIARES A LAS DE LA PERSONA TITULAR DEL CARGO.

     Y SI ES NECESARIO EJECUTAR ACTIVIDADES  DE FORMACION PARA LOGRAR LAS COMPETENCIAS NECESARIAS.

     

     

     

    SALUDOS

     

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    Jorge Alexander peña

    Ingeniero en prevencion de riesgos y medio ambiente

    Jorgealex2142@hotmail.com

  • ElisaCali
    • 30/08/12 23:48
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    (0/0)

    Hola; te comento mi experiencia.

    Hace pocos tuvimos una Auditoría y nos realizarón una Observación: que las Descripciones de Cargo (al menos los de los Gerentes o cargos importante) deben tener quién los reemplazará en caso de Ausencia o vacaciones.

    Lo que hice fue incluir esa información y listo. Deberias quitar esas fichas e incluirlas en las descripción.

  • David Saavedra Zárate
    • 31/08/12 6:22
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    (0/0)

    No hay porqué duplicar la información, sigue la recomendación de Jorge y Elisa. Tiene sentido el nombrar quien sustituye a quien, pero hacerlo por nombre del cargo, no por persona, porque te vas a encontrar cagos que son ocupadas por muchas personas, principalmente operativo. Una organización debe trabajar como una orquesta, cada quien sabe su función y en que momento actuar y en caso de ausencia saber quien entra en función.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • VEROMAR
    • 31/08/12 14:14
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    (0/0)

    Gracias a los tres por sus respuestas. Pienso igual que uds, para que duplicar informacion. Incluso como tu dices Savedra, para que incluir en cada ficha de funcion, si es verdad, quizas en la ficha recepcionista-telefonista, hay tres, y solo uno de ellos tiene la funcion de reemplazo de cadete, por ej. asi que es preferible que la Responsable de Recursos Humanos en su listado de personal, o de cargos, tenga descripto la funcion de cargos y listo.

    Gracias a todos!, saludos

  • criscp
    • 10/09/12 23:45
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    (0/0)

    buenas tardes Ing. Savedra y Angelita lei claramente sus conceptos y los comparto plenamente ahora mi consulta es, los auditores externos no necesariamente pueden obligarnos a mostrar todos los documentos obsoletos (procedimientos, registros, instructivos, etc) ??? consulto xq se da el caso en mi empresa por ejemplo hay versiones uqe ya no existen ni en la maquina que actua como servidor y como ustedes dicen lo que se debe dar seguimiento y valor es a la informaciòn que arroja el contenido del procedimiento y registro, por ejemplo tengo documentos que ya van para la version 7........ mi otra consulta yo le veo asi que cuando el documento (procedimientos, registros, manual, planes, etc) presentan un cambio significativo es decir cambio radical el contenido, o le paso de un formato visio a formato word ahi debo cambiar la version , pero si de pronto el cambio es basico como xejemplo: objetivo dl procedimiento de satisfaccion al cliente antes era satisfacer las expectativas del cliente y el cambio ahora es satisfacer y superar las expectativas del cliente , el cambio por mas minimo que sea me cambia la version, en el caso de un registro por aumnetar una columna que diga hora entregada x ejemplo tambien debe cambiar la version??? mi consulta es xq sino nos llenarios de documentos obsoletos y de varias versiones que es dificil que el personal detecte el cambio y se deba hacer cada vez reuniones de divulgaciòn, ?????, tercera pregunta ayudenme a tratar lo que debe tenerlo como documento controlado y no controlado en que casos, y si es lo mismo que copia no controlada???ah y los puntos de uso se refiere a donde archivemos los documentos verdad?? puede ser una carpeta compatida en las computadoras pero en el caso de planta debo establecer un punto de uso en donde en ese casillero fabricado ubicado en planta deba ahi colocar el procedimiento, instructivo impreso para que este al alcanze del obrero y sepa que esa es su guia de trabajo???? por ejemplo punto de uso en la seccion plataformas , en la seccion tapiceria, etc.

     

    Gracias 

  • criscp
    • 10/09/12 23:53
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    (0/0)

    entiendo tenemoS un formato cuando levantamos informacion y la plasmamos en este formato especifico ahi esta en blanco y cuando ya lo llenamos y utilizamos y diligenciamos quienes lo llenan ahi ya es registro???

    ENTONCES POR EJEMPLO YO EN LA CARPETA COMPARTIDA iso Q ES PARA TODO EL PERSONAL TENGO LOS FORMATOS CODIFICADOS COMO REGISTROS (rec) Y CON VERSION MAS CUANDO ESTOS DEBEN SER USADOS POR LO GENERAL SE ENVIA HACER LIBRETINES Y AHI NO SE CODIFICAN TAN SOLO SE PRESENTA EL FORMATO Y SE LLENA , ESO ESTA BIEN?? ENTONCES CUANDO HAYA CAMBIO DE VERSION SOLO CAMBIO EN EL FORMATO ORIGINAL , ESTOY BIEN???? 

    Y AHI LE DOY TRATAMIENTO DE OBSOLENCIA TAN SOLO AL FORMATO Y CUANDO QUIERA TRATAR LA DESTRUCCION ESPERO LOS 5 AÑOS PERO ESTO YA AL REGISTRO O SEA CUANDO LO OCUPE , LLENE....

  • criscp
    • 10/09/12 23:58
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    (0/0)

    ESTIMADOS

    NECESARIAMENT E LA NORMA ME VA A EXIGIR TENER PERFILES X CARGO O ES TAN SOLO VALIDO TENER O MANTENER UNA FICHA DEL EMPLEADO QUE CONTEMPLE LOS PUNTOS DE NORMA : EDUCACIOM, FORMACION, EXPERIENCIA Y HABILIDADAES???

  • David Saavedra Zárate
    • 11/09/12 17:09
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    Hola Criscp:

    Los auditores jamás nos van a obligar a nada, ni siquiera la norma, pero si queremos mejorar en nuestra organización, debemos cumplir con los requisitos de las normas aplicables de manera convincente, no por obligación ni por cubrir un requisito.

    Un sistema de gestión debe ser práctico y sencillo. El control de los documentos obsoletos se basa en qué tanto vamos a recurrir a las versiones obsoletas, normalmente es raro volver hacia atrás y revisar los cambios anteriores (que es el motivo por el cual se guardan), cuando un documento se vuelve obsoleto es porque mejoró, y con guardar únicamente la ultima versión es más que suficiente.

    Cada que un documento sufra alguna modificación, por mínima que sea, sin dejar a un lado el sentido común, debe cambiar su número de revisión y lo que indiques en tu procedimiento de control de documentos al realizar estos cambios, debes hacerlo; claro, esta parte es la que debes buscar sea práctica y sencilla.

    Un documento controlado son todos aquellos que haces referencia en tu manual de calidad, en tus procedimientos e instructivos, y que tengan que ver con la eficacia y eficiencia del SGC y sirvan para demostrar la idoneidad de dicho sistema. Una copia controlada es como su nombre lo indica, una copia de aquellos documentos controlados y que vas a distribuir internamente y que vas a controlar su distribución, es decir, es una copia que vas a recuperar cuando el documento sufra alguna modificación.

    Los puntos de uso al que hace referencia la norma efectivamente se refiere al lugar donde se utiliza dicho documento.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • David Saavedra Zárate
    • 11/09/12 17:23
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    (0/0)

    Cuando identificas un formato, se hace con la intención de controlar los registros, porque de lo contrario como sabrían que estan ocupando el registro correcto o actualizado; quizá retirando el anterior, ok, pero es completamente seguro, mientras exista un margen de error hay que evitarlo. Además la identificación es una manera de hacer que los documentos sean trazables.

    Saludos

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  • criscp
    • 11/09/12 18:41
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    (0/0)

    muchas gracias , despeje mis dudas me es de gran ayuda porque estoy reestructurando el sgc en mi trabajo , solo ayudeme con la respuesta a ala consulta ultima???

     

    si es que en el momento de auditoria  si no dispongo de perfiles por competencias   para cumplir con el punto de norma 6.2.1 ,6.2.2 de la norma me levantan o no una no conformidad esto pregunto por una acotacion dada en este portal por un usario no recuerdo su nombre, disculpas, sucede que en mi empresa aun no tenemos perfiles x competencias pero para identificar la educacion, formacion, experiencia y habilidades del personal llevamos una ficha del empleado con este contenido es valido???

  • David Saavedra Zárate
    • 11/09/12 18:47
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    Debes crear tus perfiles, además de la educación, formación, experiencia y habilidades, hay otros aspectos fundamentales que contemplar en un puesto, sus funciones, responsabilidades, etc.

    Saludos

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  • criscp
    • 11/09/12 18:56
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    si realment se que eso es una informacion primordial pero al momento recien contamos con una persona responsable del area de talento humano mas si tengo yo la auditoria en diciembre y aun no tengo esta informacion recaigo en una no conformidad??? mil gracias
  • Angelita
    • 11/09/12 22:24
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    Buen día, los perfiles de cargo son documentos muy funcionales para RRHH y cumplen varias funciones en un SGC, entre ellas:

    -Identificar el cargo

    -Determinar las competencias (educación, formación , experiencia, habilidades)

    -Determinar funciones y responsabilidades

    -Entre otras dependiendo de la complejidad del perfil.

    Sin embargo si tu tienes cubiertos todos estos puntos en otros documentos o de otra forma, el auditor no puede exigirte tener perfiles, es decir que no habria no conformidad. Verifica si lo anteriormente mencionado esta cubierto en tu SG.

    Saludos.

     

  • criscp
    • 17/09/12 16:55
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    (0/0)

    tengo una confusiòn lo que se genera es decir cuando se crea la necesidad de registrar algo es un formato, pero este a la final se convierte en un registro cuando se diligencia y se llena para ser llenado , estoy en lo correcto.

     

    y q sucede en la codificacion por ejemplo en mi empresa manejo asi:

    -rec-gc-01

    y al formato debo codficarle similar y tambien es controlado entra en la lista maestra???

  • Angelita
    • 17/09/12 21:21
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    Buen día,

    Repacemos conceptos:

    Formato: documento plantilla con casillas en blanco para ser diligenciado con información, los formatos se convierten en registros una vez son diligenciados.

    Registro: documento que proporciona evidencia de algo.

    Con lo anterior claro, lo que la norma nos dice es que controlemos los registros, es decir los documentos que ya están llenos. 

    Con respecto a la codificación, no se requiere tener códigos diferentes, el registro tiene el mismo código del formato cuando se llena y ese es el que se controla en el listado.

    Espero haberme hecho entender.  Buen día

     

  • criscp
    • 17/09/12 21:57
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    si mil gracias
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 20/09/12 2:21
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    Hola, para complementar lo dicho por Angelica, los documentos (procedimientos, formatos, planos, diagramas, etc) se controlan con el procedimiento de control de documentos, una vez llenos los formatos pasan a ser controlados por el control de registros.

    Saludos. 

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • criscp
    • 20/09/12 16:21
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    Cool Ing. Savedra

    buen dìa

    Solo una consulta Ud me hablaba del tiempo para destrucciòn de documentos en el foro, mi consulta solo es para colocar la referencia en mi procedimiento como se llama la norma o el sustento que indica el tiempo de destrucciòn, mil gracias

  • David Saavedra Zárate
    • 21/09/12 16:03
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    Ninguna norma te indica el tiempo de destrucción de tus registros, ustedes lo deciden con base a su conculta que pudieran tener.

    CUando los registros son legales como las facturas por ejemplo, esto lo deciden las leyes de tu gobierno, los contadores deben conocer dichas leyes.

    Saludos

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  • criscp
    • 21/09/12 16:06
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    ahhh ok lo entendi perfecto muchas gracias que tenga un buen dìa
  • Eleazar Cruz
    • 25/08/15 20:47
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    ElisaCali escribió:
    <p>A mi parecer El programa no es un registro, sino la información que genera ese programa. Por ejemplo: en mi empresa tengo un programa donde se ingresan las compras,&nbsp;ese programa genera una Orden de compra que se imprime, lo que vendría siendo el registro.</p><p>Lo que se puede controlar son los registros editables, porque si es un programa&nbsp;todo viene preestablecido.</p>


    Hola estimados foristas, agradezco nuevamente su apoyo continuo en los asuntos de la Calidad.

    Respecto de lo que escribio ElisaCali me surgen las siguientes dudas:
    1.- Puedo utilizar un programa también como un registro?, es decir, dejar campos de llenado para cuando los programas se cumplan, y así registrar dicho cumplimiento.
    2.- En caso de que pueda usarlo como registro, entonces tengo que tener el programa almacenado en una carpeta de programas, y el registro en una carpeta de registros?
    3.- Es necesario que los programas estén firmados de aprobación?

    Muchas gracias de antemano.

    Atte. Eleazar Cruz
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 4/09/15 0:29
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    Eleazar Cruz escribió:

    ElisaCali escribió:
    <p>A mi parecer El programa no es un registro, sino la información que genera ese programa. Por ejemplo: en mi empresa tengo un programa donde se ingresan las compras,&nbsp;ese programa genera una Orden de compra que se imprime, lo que vendría siendo el registro.</p><p>Lo que se puede controlar son los registros editables, porque si es un programa&nbsp;todo viene preestablecido.</p>


    Hola estimados foristas, agradezco nuevamente su apoyo continuo en los asuntos de la Calidad.

    Respecto de lo que escribio ElisaCali me surgen las siguientes dudas:
    1.- Puedo utilizar un programa también como un registro?, es decir, dejar campos de llenado para cuando los programas se cumplan, y así registrar dicho cumplimiento.
    2.- En caso de que pueda usarlo como registro, entonces tengo que tener el programa almacenado en una carpeta de programas, y el registro en una carpeta de registros?
    3.- Es necesario que los programas estén firmados de aprobación?

    Muchas gracias de antemano.

    Atte. Eleazar Cruz


    Hola, lo que ElisaCali es correcto, un registro es la documentación del resultado de una actividad. Con respecto a tus dudas:

    1. El programa no es un registro, es una herramienta donde la información que ingreses generada por la verificación de cumplimiento o incumplimiento del software se considera en si el registro.
    2. Lo que debes tener en algún lugar es la base de datos que se genera al ir llenando esas verificaciones, esa base de datos contendrá los resultados que se consideran registros. Los cuales deber{ian estar en un formato de facil acceso pero que no se puedan modificar.
    3. Deberías validar los programas que conlleven operaciones matemáticas y que generen información para tus procesos de modo que garantices que los resultados sean confiables.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Eleazar Cruz
    • 4/09/15 16:20
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    Muchas gracias Ing. Wilbert agradezco su amable apoyo y el de todos los que han contribuido a este foro.

    Saludos cordiales

    Atte. Eleazar Cruz Guzmán