Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

cambio responsable de departamento - ¿reedición de toda la documentación?

  • user1979
    • 3/05/12 11:20
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    Buenos días

     Ha cambiado el responsable de un departamento de mi empresa, un trabajador que ya lleva varios años y es conocedor del SGI. ¿se debe hacer una nueva edición de toda la documentación y realizar la distribución de nuevo para que todo tenga la firma del nuevo responsable? o se podría hacer un escrito en el que se reflejara el "traspaso" de toda la documentación al nuevo reponsable y así evitar imprimir todo de nuevo?

     

    Saludos y gracias

  • One Economic&Quality Consulting
    • 3/05/12 11:27
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    Habitualmente no se pone en los perfiles el nombre de las personas, se pone su cargo y sólo en la propia documentación se ponen las firmas de los responsables de su elaboración, revisión aprobación. Además suele haber un documento de nombramiento del cargo de responsable.

    Debes hacer ese documento de nombramiento, y si no existen cambios en la documentación por la incorporación del nuevo responsable, no es obligatorio reimprimir nada, porque nada ha cambiado. Al año siguiente cuando él revise la documentación, si es quién lo hace (puede ser el representante de la dirección y no él por ejemplo si no son la misma persona) si deberás imprimirla con los cambios, pero si tampoco fuera él el responsable de la revisión y aprobación sería necesario.

    Todo depende de las atribuciones que tenga ese responsable, pero su nombramiento no implica la revisión de la documentación inmediata, se puede hacer en la primera revisión del sistema, eso sí, insisto si él es el que tiene atribuidas esas responsabilidades.

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    Saludos

    Rafael

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  • user1979
    • 3/05/12 11:50
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    Gracias por la respuesta. El caso es que el cambio de responsable no es el del departamento de Calidad, sino de un departamento de un proceso productivo, por lo que no es responsable de elaboración, revisión y aprobación. Únicamente se le asignan las copias que le corresponden. Entonces querría saber si esas copias asignadas al anterior responsable, las tengo que volver a imprimir y asignar al nuevo responsable.

     

    Gracias

  • One Economic&Quality Consulting
    • 3/05/12 13:17
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    Perdona no te había entendido bien. Lo que quieres decir es que ha cambiado un responsable y ese responsable tiene acceso a una parte de la documentación, y que al cambiar éste pues hay que hacerle entrega de la documentación.

    Pues eso dependerá de lo que diga tu procedimiento de control de documentos. Si se dice que al cambiar el responsable se le entregará una nueva copia pues debes hacerlo, pero yo no recomiendo redactarlo de esa forma.

    Es mejor hacer una hoja de entrega en la que se dice lo que se le entrega y donde está esa copia. Si él es el responsable de su custodia, pues simplemente se hace cargo de la custodia de la copia anterior sin necesidad de nueva impresión.

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    Saludos

    Rafael

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  • user1979
    • 3/05/12 13:23
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    Estupendo!!

     

    Muchas gracias

  • user1979
    • 3/05/12 17:24
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    ¿alguien tendría un modelo de una hoja de entrega?
  • One Economic&Quality Consulting
    • 3/05/12 20:18
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    Es un formato muy sencillo.

    En primer lugar todos los campos típicos de un documento, fecha de revisión, aprobación, personas que revisan, aprueban etc.

    En segundo lugar que persona o cargo es quién entrega la docuemtación y a que persona o cargo se la entrega. Luego fecha de entrega y firmas.

    En tercer lugar un cuadro con la primera columna en la que pones todos los documentos del sistema, y otra columna en la que marcas con x lo que le entregas a la persona.

    Lógicamente con una copia para el interesado y otra para ti.

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    Saludos

    Rafael

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  • David Saavedra Zárate
    • 3/05/12 21:58
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    Siempre es bueno revisar la lógica en estos casos, por eso a veces nosotros mismos complicamos nuestro sistema de gestión, si cada vez que alguien se remueve en los puestos de la organización vamos a mover todos los documentos estamos perdidos, eso es trabajar para el sistema de gestión y no es sano, es correcto lo que comenta Rafael, siempre que alguien deja su puesto pasa por un proceso de entrega de la parte, y al hacer esta entrega al nuevo responsable, es por demas decir que ahora el es el responsable, aunque todos los documentos tengan el nombre del anterior, aún cuando no exista una entrega del área, quien es contratado para dicho puesto o promovido a dicho puesto les muestran sus responsabilidades a cumplir y por lógica debe cumplir esas responsabilidades.

    Hay que pensar también en el medio ambiente antes de imprimir nuevas copias, así sea una hoja. Además no perdamos el tiempo en ello.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Tezlez
    • 26/11/16 4:27
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    Estimados:

    ¿Qué recomendarían para que el proceso de entrega de la parte se realice de manera adecuada? Justo hace poco tuvimos una no conformidad y analizándola llegamos a la conclusión que la causa del problema fue que no hubo un adecuado traspaso de información entre el responsable que salía y el que entraba, ya que según el nuevo responsable hay varias cosas que el no sabía que debía hacer porque no se las dijeron.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 27/11/16 5:41
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    Tezlez escribió:
    Estimados:

    ¿Qué recomendarían para que el proceso de entrega de la parte se realice de manera adecuada? Justo hace poco tuvimos una no conformidad y analizándola llegamos a la conclusión que la causa del problema fue que no hubo un adecuado traspaso de información entre el responsable que salía y el que entraba, ya que según el nuevo responsable hay varias cosas que el no sabía que debía hacer porque no se las dijeron.


    Hola, te considero que cualquier cambio dentro de la organización sea planificado, de modo que consideres los riesgos que consideres la posible falta de competencia de la persona que ingrese a cubrir una nueva función. En este caso podrías considerar una adecuada inducción del nuevo personal.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 29/11/16 21:42
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    De ahí la importancia de las descripciones de puesto y su constante actualización, teniendo este documento nada debe omitirse, pues nos basaremos siempre en ello para entregar el puesto, para buscar nuevos candidatos, para capacitar, para la inducción, para la evaluación del desempeño, etc.

    Los documentos que requiere la norma tienen sentido, a eso se le llama estandarizar, por algo lo solicita en su capítulo de responsabilidad y autoridad.

    Saludos
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  • MARCO CESAR
    • 7/12/16 23:19
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    Si el control de la distribución lo puedes llevar en electrónico mejor no es necesario que te firmen de recibido por cada copia, es solo burocracia, lo importante es que el documento este disponible en el área de uso (Impreso o electrónico), solo como administrador del sistema documental saber en que lugar de planta están las copias controladas, para recuperarlas cuando se de de baja o cambien de versión el documento y evitar el uso de documentos obsoletos

    menos burocracia, mas creencia en el sistema de gestión, no se ve como carga de trabajo, cuidemos mucho este tema