Cambio de Responsable

Buenas tardes , mi consulta es la siguiente:

si alguien lleva la responsabilidad de la gestión de un Sistema de Calidad y Medioambiente y por cualquier motivo causa baja en la Empresa , ¿Cuales serían los pasos para el nombramiento de otro responsable ? .... es mi caso.

Antes de tener la responsabilidad , he hecho un estudio del Sistema de Gestión de Calidad y Medioambiente y veo que hay muchas cosas por modificar.
Con una base de datos interrelacional he organizado la gestión ( Aunque aún no es oficial ) para tener a la vista todo el sistema .
Quisiera algún consejo para comenzar con esa responsabilidad que me encomiendan.

Lo que pienso es lo siguiente:

Pienso que primero es exponer lo que he detectado como modificable y posteriormente Plantear una revisión extraordinaria con la dirección . También he pensado una Auditoría Interna ( que por cierto , aún no están programadas).... Lo tengo complicado no?.......

Cómo implantar esa herramienta en la gestión del sistema de Calidad :
¿Dedicándole un procedimiento exclusivo para esa herramienta en la que se especifiquen los pasos a seguir ?.
¿ Elaborar un manual y hacerlo referencia en alguna Instrucción Tecnica ?...... Gracias

Hola Mano,

las acciones que has detallado me parecen correctas. En especial identificar qué se puede hacer, y proponer los cambios en una reunión con Gerencia.


Te apunto unas cuantas directrices que considero esenciales:

El producto está antes que los papeles.
Verifica que hay una sistemática eficaz para trabajar, y que la calidad del producto está bajo control. Toma nota de todas las modificaciones documentales que habrá que hacer, pero deja para el final este trabajo. Toca el producto, que todo el mundo sepa que estás preocupado por la calidad del producto, o mejor dicho, ocupado, muy ocupado. Esto se contagia.

Cuando hayas conseguido autopreocuparte, preocupa al Gerente. Pocas cosas hay tan eficaces como "querer trabajar bien".

Plantea a la Dirección todo lo que quieres hacer, y consigue su aceptación.
Gánate el compromiso de los principales responsables para ayudarte y trabajar en equipo. El primer paso es que ellos asistan a la reunión.

Rediseño documental
Te aconsejo empezar por los documentos y formatos que más cerca están del producto. Cuando las herramientas implantadas funcionen, documenta el procedimiento. Si fuera una trabajo de fin de carrera, te aconsejaría que empezaras por el manual, pero aquí lo importante es que las cosas empiecen a cambiar cuanto antes.


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Respecto a la herramienta que aludes, desconozco a qué te refieres, ¿a la base de datos?


Saludos,
Jorge

Si , me refiero a la base de datos . Es un programa que contiene todo el sistema de gestión de calidad y desconozco si tengo que documentarlo como procedimiento para el trabajo de gestión administrativa , o bien haciendo un manual del propio programa bastaria con hacerle una instrucción técnica para ese proceso de trabajo y así tenerlo definido dentro del Sistema de Gestión de Calidad.

Otra cosa que no he entendido es , cuándo realmente se definiría a la persona como nuevo resposable de la gestión , si en una auditoria o en la propia revisión del SGC (sist. Gest. Calidad)con la dirección . En un par de meses tengo auditoría de certificacion y en muchos procedimientos se hacen referencia a la responsable de Calidad y medioambiente. ¿ En qué momento se debería nombrar al nuevo responsable , que sería yo?.

Muy Amable Jorge.
Saludos Manuel

HOla Mano si se trata de una base de datos (supongo que es un programa de gestión) sería bueno hacer un procedimiento de trabajo para quienes lo manejan y sería bueno también apoyarlo con un manual propio del programa elaborado por vosotros (donde incluyas el procedimiento de manejo, uso, copys de pantallas,etc), y antes de aprobarlo que la gente de administración lo use para saber en que medida quedan claros los procedimientos propios del programa a seguir.
Un saludo desde Málaga.

Hola Mano,

cuando dices que "contiene el SGC" supongo que te refieres a que permite registrar y realizar el seguimiento de los productos no conformes, quejas de cliente, AACCPP, gestión documental, etc...


La utilización de un software para controlar el sistema de gestión de la calidad es bastante habitual, ya sea comprado o hecho a medida (como es tu caso). Este tipo de situaciones soy partidario de hacer lo siguiente:

-->Reflejar la interacción con la aplicación en el mapa de procesos (en este portal puedes encontrar algún ejemplo de ello).

-->Allí donde se interaccione con el sistema, describir esta relación en la parte de la documentación que corresponda: manual de calidad y procedimientos. No haría ningún procedimiento a parte.


Si consideras necesario hacer alguna instrucción de trabajo para utilizar la aplicación, hazla, pero no lo hagas por quedar bien, porque la Norma sólo pide que se ponga por escrito lo que se estime útil.

Un saludo,
Jorge