Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Listado maestro de registros

  • dona
    • 26/01/12 20:23
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    (0/0)

    Buenas Tardes

    Necesito resolver una duda en la empresa yo manejo un listado maestro de documentos pero en ella no menciono los registros pero leyendo en diferentes paginas de internet encontré algo que decía que también se deben mencionar los registros, lo que me toma por sorpresa y como la auditoria la tengo dentro de poco no quiero pecar por desconocimiento.

    Aclaro que en cada procedimiento e instructivo tengo al final una tabla con los registros mencionados a lo largo de la documentación y su disposición final

    Registros correspondientes al documento

    Código

    Nombre

    ¿Cómo se guarda?

    ¿Quién lo guarda?

    ¿Dónde se guarda?

    Tiempo de retención

    Disposición final

    Les anexo el formato de mi listado maestro donde no guardo ningún registro solo documentos.

  • Noehemi
    • 26/01/12 20:38
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    (6/0)

    Buen dia Dona.

     

    Te recomiendo que comiences a documentar en tu lista maestra los formatos de registro que manejas, y lo documentes en tu procedimiento de control de registros.

    Recordando que la ISO nos solicita "21 tipos de registros", los cuales pueden disminuir, dependiendo del alcance de tu empresa.

    En el listado, no olvides incluir el nombre del registro, la nomenclatura con la cual lo identificas y el nivel de revision actual.

    Si te puedo apoyar en algo, no dudes en contactarme via mail.

    Que tengas un excelente dia!. 

     

     

     

    _________________

    "Nada en este mundo sucede por casualidad" ___________________________

     

    Noehemi Lozano

     Coordinadora del Sistema de Calidad

    Auditor ISO 9001:2008

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  • One Economic&Quality Consulting
    • 27/01/12 10:39
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    (3/0)

    Yo personalmente no lo trabajo así, a mi me gusta al final de cada procedimiento enunciar cuales son los registros que enaman del mismo, su manera de controlarlos, quién, como se archivan, cuando se destruyen etc, y no crear un formato específico para los registros.

    Otra cosa es la lista de documentos en vigor que si que me gusta tenerla como documento aparte.

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • David Saavedra Zárate
    • 27/01/12 17:13
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    (1/0)

    Finalmente todas las formas son válidas, lo importante es que exista un buen control.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • María Inés De Moya F.
    • 28/01/12 15:49
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    (7/0)

    Buen dia!!

    Te recomiendo tener dos listados maestros, uno de documentos y otro de registros, básicamente los registros son las evidencias de las actividades de los procesos, por lo tanto, debes tener en algun lugar establecido donde están ubicados, quien es el responsable, cuanto es su tiempo de retención y cual es la disposición final de los mismos, ten en cuenta que no todos los registros son los formatos diligenciados, puedes tener facturas por ejemplo, o fotografias, etc.

    Por otro lado el listado maestro de documentos, que es en donde registras los documentos del sistema su código en caso que los codificas, la versión vigente y a qué proceso o qué persona lo aprobó.

    No dudes en preguntar, quedamos atentos a responderte.

    Att

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    MARÍA INÉS DE MOYA F.

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  • Jonathan Monterrosa
    • 20/06/12 21:03
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    (0/0)

    Me surge una duda, ¿cuáles son los 21 registros que solicita la norma ISO? he tratado de buscarlos en la red, pero no he encontrado nada aun. Gracias

     

  • Angelita
    • 20/06/12 23:15
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    (2/0)

    Buen día,

    Un “truco” que nos permite identificar en la norma cuáles son los registros mandatorios, es que siempre aparece lo siguiente: (véase 4.2.4), siempre que veas este paréntesis ahí te está pidiendo uno de los registros mandatorios.A continuación te relaciono los registros mandatorios:5.6.1 Generalidades 6.2.2 Competencia, educación, formación, habilidades y experiencia. Literal e7.1 Planificación de la realización del producto literal d7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto 7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo7.3.6 Validación del diseño y desarrollo 7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo7.4.1 Procesos de compras – Resultados de las evaluaciones de proveedor7.5.2 Validación de los proceso de la producción y de la prestación del servicio. Literal d7.5.3 Identificación y trazabilidad7.5.4 Propiedad del cliente 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición. Literal a)  Registro de la base utilizada para la calibración o verificación7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición. Penúltimo párrafo.  Registro de los resultados de la calibración o verificación8.2.2 Auditoria interna 8.2.4 Seguimiento y medición del producto- Registro de quien autoriza la liberación del producto al cliente8.3 Control del producto no conforme8.5.2 Acciones correctivas 8.5.3 Acciones preventivas

     

  • David Saavedra Zárate
    • 21/06/12 23:12
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    (2/0)

    Literalmente son 21 registros, pero cada que la norma menciona el temino ver 4.2.4, no se trata sólo de un registro, pueden generarse 2, 3 o más en ese mismo rubro, todo depende del proceso y tipo de organización.

    Lo ideal es verificar que el registro sirva para mejorar para poder aplicarlo, si no nos sirve para mejorar no hay porque aplicarlo, sería documentación en exceso.

    Saludos

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  • Mina_Lore
    • 22/06/12 18:34
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    (0/0)

    Hola chicos

     

    Espero esten bien..

     Les escribo en esta oportunidad para comentarles lo sgte:

    Tengo una confusión con un registro dle proceso de mantenimiento,

    el cual se llama formato de horometro, este me permite controlar las horas de uso de cada equipo para proceder a la programación de mantenimiento preventivo una vez se cumpla con las horas estipuladas por el fabricante... Resulta que en el formato tengo listados los equipos con los que cuenta la compañía, a mediados de este mes se adquirieron tres equipos mas y se dió de baja a dos de los que estaban relacionados en el formato, mi duda es: si se adquirieron nuevos equipos y debo listarlos en el formato ya que estan predeterminados en este, cambiaría la edición del formato, o simplemente lo que puedo hacer es agregar unas filas y se incluyen los nuevos y se mantiene la edición?

    Agradezco su colaboración

    Adjunto el formato para mayor claridad 

  • Angelita
    • 22/06/12 21:17
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    (1/0)

    Hola, efectivamente lo que debes hacer es agregar las filas necesarias y relacionar los equipos nuevos, el cambio de versión de un documento aplica únicamente cuando cambias la forma del formato original y no del registro.

    Saludos
  • One Economic&Quality Consulting
    • 26/06/12 11:58
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    Mejor explicado imposible Angelita.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • Mina_Lore
    • 26/06/12 15:06
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    (0/0)

    Muchas Gracias por sus respuestas

     

    Slds 

     

    MIna 

  • Jonathan Monterrosa
    • 7/08/12 0:06
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    (0/0)

    El listado de documentos controlados que tipo de documento es. Es un formato, es un registro, etc??. Me surge la duda porque sigo trabajando en la actualizacion de papeleria

     

  • Angelita
    • 7/08/12 0:29
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    (1/0)

    Jon85, el listado maestro de documentos es un formato que se convierte en registro una vez se haya diligenciado.

    Saludos

  • ProSugar
    • 28/08/12 19:32
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    (0/0)

    Estoy elaborando el listado maestro de registros, consta con lo siguiente:

     

    Título del Registro
    Código
    Clasificación
    Ubicación
    Responsable del Archivo
    Tipo de Archivo
    Tiempo de Archivo (Activo / Inactivo)
    Disposición
    Acceso

     

    Necesito saber que se debe poner en clasificacion, en realidad no entiendo a que se refiere la clasificacion. Y el Acceso?

  • AGUAYO
    • 28/08/12 19:49
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    (2/0)

    Hola, la clasificación aplicaría si tu listado fuera de Documentos, ya que de ser así, se clasificarían por ejemplo en Formatos, Instrucciones de Trabajo, Procedimientos, Especificaciones, Hojas Técnicas, Descripciones de Puestos, etc.

    Respecto al acceso, se refiere a que cargos o procesos pueden y deben  disponer de la información para su utilización.

    Saludos

  • Camila Fabio
    • 24/04/13 17:13
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    (0/0)

    Buenas tardes, 

    Gracias a este post he aclarado varias cuestiones respecto a control de los registros, que me habian surgido particularmente tras redactar un procedimiento. Sin embargo, me quedó una duda acerca de los correos electrónicos. 

    Suponiendo que confecciono por ejemplo una requisición de compra de materia prima, la envío por mail al responsable de darme la autorización para realizar la orden de compra, el responsable la autoriza, y yo conservo ambos mails en una carpeta particular dentro de mi casilla de correo a modo de registro, en ese caso, ¿cómo debería exponer en el listado maestro de registros aquella información? 

    Espero haber sido clara con mi pregunta, en este caso la duda me surgió respecto a las compras, pero estimo que como es mucha la información que nos enviamos por correo electrónico, y por otra parte se busca cada día imprimir menos en papel,  me surgirá la duda de los registros vía mail en los demás procedimientos que me quedan pendientes por elaborar.

    Saludos, Camila. 

  • alferez
    • 3/06/16 18:57
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    (0/0)
    Buenas tardes,

    Tengo la siguiente duda:


    Si en mi Lista Maestra de Documentos agrego la información de mis formatos, caracterizaciones, procedimientos e instructivos, entonces en mi Listado Maestro de Registros que debo agregar?

    Por ejemplo cuando tengo el formato de "Documento de requerimientos" y lo diligencio se convierte en un registro y lo debo agregar en mi lista maestra de registros? Es decir que siempre que se genere un documento de requerimientos se debería agregar en esta lista maestra de registros?

    Gracias por su colaboración.
  • María Inés De Moya F.
    • 3/06/16 19:15
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    (1/0)
    Tu documento de requerimientos es un registro el cual debería controlarse de una unica manera. es decir no cada vez que se te genere uno lo debes poner sino solamente ese registro como tal debe tener un tratamiento y una disposición.
    _________________

    MARÍA INÉS DE MOYA F.

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  • David Saavedra Zárate
    • 3/06/16 19:34
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    (0/0)
    Lo que vas a controlar Alferez es el formato, ese debe estar en tu lista maestra, los registros solamente se conservan.

    Cada que modifiques tu formato debe cambiar de revisión, eso es lo que se debe controlar.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • alferez
    • 3/06/16 22:30
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    • Reg.: 18/06/13
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    (0/0)
    Es decir que en mi Lista Maestra de Registros debo listar mis formatos y controlar esos formatos?

    Gracias por su colaboración.
  • María Inés De Moya F.
    • 3/06/16 23:14
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    (1/0)
    Es que amigo debes tener clara la diferencia entre el control de documentos y de registros, los registros controlas el tiempo de retención, responsable, lugar donde se mantiene, disposición y en los documentos controlas la versión, responsable del documento, proceso, etc.

    Quedo atenta,
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    MARÍA INÉS DE MOYA F.

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  • alferez
    • 3/06/16 23:29
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    • Reg.: 18/06/13
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    (0/0)
    Es decir que mis formatos (ejemplo: formato de acta de reunión) los debo ingresar en la Lista Maestra de Documentos y también en la Lista Maestra de Registros, pero en la Lista Maestra de Registros va a estar las columnas tiempo de retención, responsable, lugar donde se mantiene, disposición y en la Lista Maestra de Documentos deben estar las columnas versión, responsable del documento, proceso, etc?

    Mi duda de fondo es si los formatos los debo agregar en la Lista Maestra de Registros y también en la Lista Maestra de Documentos.

    Gracias por tu colaboración.
  • María Inés De Moya F.
    • 3/06/16 23:30
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    • Reg.: 16/06/10
    • Barranquilla/Colombia
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    (1/0)
    Perfecto! Así es.
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    MARÍA INÉS DE MOYA F.

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  • alferez
    • 3/06/16 23:37
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    (0/0)
    MARÍA INÉS

    Muchas gracias por tu colaboración.
  • María Inés De Moya F.
    • 3/06/16 23:39
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    • Reg.: 16/06/10
    • Barranquilla/Colombia
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    (1/0)
    Para eso estamos, te recomiendo ingresar a www.lahenduscompany.com podemos sistematizar procesos a la medida de tu empresa y lo optimizamos con tecnología.
    _________________

    MARÍA INÉS DE MOYA F.

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  • dgarciac
    • 10/06/16 17:59
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    (0/0)
    david buenos días

    tengo una duda en cuanto las codificaciones del sistema, cuando un subproceso cambia a proceso las versiones cambian tambian?, es decir, si tengo un formato con el codigo FR-AD-GH-01 (SUBPROCESO) y cambia a proceso quedaría así: FR-GH-01.

    Agradezco me ayuden.

    Gracias
  • dgarciac
    • 10/06/16 17:59
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    • Reg.: 10/06/16
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    (0/0)
    david buenos días

    tengo una duda en cuanto las codificaciones del sistema, cuando un subproceso cambia a proceso las versiones cambian tambian?, es decir, si tengo un formato con el codigo FR-AD-GH-01 (SUBPROCESO) y cambia a proceso quedaría así: FR-GH-01.

    Agradezco me ayuden.

    Gracias
  • David Saavedra Zárate
    • 10/06/16 19:30
    • Moderador
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    • Reg.: 18/09/09
    • México
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    (0/0)
    Hola, realmente el termino proceso y subproceso se utiliza para esquematizar la diferencia entre proceso y subproceso, pero al momento de documentarlos todos son procesos, llámese procesos clave o de negocio, llámese procesos de apoyo, procesos estratégicos o subprocesos, la manera de documentarlos es la misma, por lo tanto crear un control para diferenciar éstos no lo veo práctico y necesario, pues sucede lo que ahora experimentas, no le da un valor al SGC.

    Si lo tienes documentado de esa manera es claro que lo debes cambiar, pero te recomiendo que modifiques, documenta todo como procesos, independientemente del tipo que sean.

    Qué debe contener un código de un procedimiento:

    - Área que corresponde o nombre del proceso (con iniciales 1 o 2 dígitos)
    - Número de procedimiento correspondiente al área (un consecutivo). Pueden haber más de un procedimiento.

    Con eso es más que suficiente, claro también depende del tamaño de la organización. Algunos le agregan iniciales de la organización, algunso lo clasifican por área y nombre del procedimiento en iniciales, etc. Lo importante es que sea práctico y no complique su administración y control.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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