Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Creación y/o eliminación de formatos

  • AlexanderM
    • 28/12/11 17:13
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    (2/0)

    Muy buenos días,

    primero que todo para decirles que  me parece excelente esta página.
     
    El motivo de este mensaje es que tengo varias dudas acerca de la eliminación y creación de los formatos.


    1. En la empresa donde laboro en el formato de los perfiles crearon uno para cada perfíl es decir ( acm-pf-01 gerente, acm-pf-02 subgerente, acm-pf- o3 gerente administrativo as´hasta el 20, al actualizar el manual de funciones yo estableci un formato para todos los perfiles acm-pf-01 ya que no se modifica el formato, sino solo la información "adentro", pero sigue siendo el mismo formato para todos los perfiles eso se puede realizar?, si es así ¿en donde tengo que  registrar que he eliminado todos los otros formatos de perfiles?

    2. Si por ejemplo hay formatos con codificación de la siguiente forma; acm-fo-01, acm-fo-02, acm-fo,03 y asi sucesivamente y elimino uno de ellos el( acm-fo-04) por algun motivo ¿ donde tengo que registrarlo que lo he eliminado, ¿ puedo utilizar esta misma codificación para otra clase de formato nuevo? O tiene que ser otra codificación lo digo para no afectar el orden de los formatos. ( debido a que existe formatos deacm-fo- 01 hasta acm-fo-50).

    3. Mi tercera pregunta en el caso de eliminar varios formatos y estan en el mismo orden presentado en la pregunta anterior. ¿ se podría correr de numeración los demás formatos o es necesario dejar el espacio; me explico: acm -fo -01, acm-fo-02, acm-fo- o3 .......acm-fo-15, y elimino pq no son de utilidad ( desde el acm-fo-10 al acm-fo-15)tengo que dejar ese espacio de acm-fo- 9 al acm-fo- 16?
    Nota: acm es el nombre de la empresa, fo: es formato y - ## es el numero del formato.

    Ojala me puedan colaborar muchas gracias de antemano.

  • One Economic&Quality Consulting
    • 31/12/11 19:18
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    (3/0)
    AlexanderM escribió:

    MUY BUENOS DÍAS,PRIMERO QUE TODO PARA DECIRLES QUE  ME PARECE EXCELENTE ESTA PÁGINA.

     

    EL MOTIVO DE ESTE MENSAJE ES QUE TENGO VARIAS DUDAS ACERCA DE LA ELIMINACIÓN Y CREACIÓN DE LOS FORMATOS.

    1. EN LA EMPRESA DONDE LABORO EN EL FORMATO DE LOS PERFILES CREARON UNO PARA CADA PERFÍL ES DECIR ( ACM-PF-01 GERENTE, ACM-PF-02 SUBGERENTE, ACM-PF- O3 GERENTE ADMINISTRATIVO AS´HASTA EL 20, AL ACTUALIZAR EL MANUAL DE FUNCIONES YO ESTABLECI UN FORMATO PARA TODOS LOS PERFILES ACM-PF-01 YA QUE NO SE MODIFICA EL FORMATO, SINO SOLO LA INFORMACIÓN "ADENTRO", PERO SIGUE SIENDO EL MISMO FORMATO PARA TODOS LOS PERFILES ESO SE PUEDE REALIZAR?, SI ES ASÍ ¿EN DONDE TENGO QUE  REGISTRAR QUE HE ELIMINADO TODOS LOS OTROS FORMATOS DE PERFILES? 

    Claro que puedes hacerlo, además es lo m´`as conveniente. Lo que tienes que hacer es que el nuevo formato no tenga el código de alguno de los antiguos, no le pongas el número 1 porque ese pertenece al Gerente. El sitio para decir que se han dado de bja es la lista de documentos en vigor donde dices que se ha eliminado y el motivo.

    2. SI POR EJEMPLO HAY FORMATOS CON CODIFICACIÓN DE LA SIGUIENTE FORMA; ACM-FO-01, ACM-FO-02, ACM-FO,03 Y ASI SUCESIVAMENTE Y ELIMINO UNO DE ELLOS EL( ACM-FO-04) POR ALGUN MOTIVO ¿ DONDE TENGO QUE REGISTRARLO QUE LO HE ELIMINADO, ¿ PUEDO UTILIZAR ESTA MISMA CODIFICACIÓN PARA OTRA CLASE DE FORMATO NUEVO? O TIENE QUE SER OTRA CODIFICACIÓN LO DIGO PARA NO AFECTAR EL ORDEN DE LOS FORMATOS. ( DEBIDO A QUE EXISTE FORMATOS DEACM-FO- 01 HASTA ACM-FO-50).

    Ya te he contestado en la primera, debes hacerlo en la lista de documentos en vigor, o listado maestro. No debes utilizar esa codificación para uno nuevo, sería motivo de NC al 4.2. Y no te preocupes porque quede un hueco en la numeración

    3. MI TERCERA PREGUNTA EN EL CASO DE ELIMINAR VARIOS FORMATOS Y ESTAN EN EL MISMO ORDEN PRESENTADO EN LA PREGUNTA ANTERIOR. ¿ SE PODRÍA CORRER DE NUMERACIÓN LOS DEMÁS FORMATOS O ES NECESARIO DEJAR EL ESPACIO; ME EXPLICO: ACM -FO -01, ACM-FO-02, ACM-FO- O3 .......ACM-FO-15, Y ELIMINO PQ NO SON DE UTILIDAD ( DESDE EL ACM-FO-10 AL ACM-FO-15)TENGO QUE DEJAR ESE ESPACIO DE ACM-FO- 9 AL ACM-FO- 16?

    Te he contestado en la anterior no debes reutilizar los códigos, por tanto deja el espacio.

    NOTA: ACM ES EL NOMBRE DE LA EMPRESA, FO: ES FORMATO Y - ## ES EL NUMERO DEL FORMATO.

    OJALA ME PUEDAN COLABORAR MUCHAS GRACIAS DE ANTEMANO. 

    Te contesto en tu texto.

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    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • David Saavedra Zárate
    • 1/01/12 21:27
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    (3/0)

    Hola Alexander:

    Te felicito por esa simplificación a la pregunta número 1, es correcto lo que hiciste, la eliminación de los formatos lo debes manifestar en tu procedimiento si es que lo indicas en algún procedimiento o manual. Esto mismo responde a tu pregunta 2, los formatos surgen de los procesos, los procesos pueden estar documentados y es ahí donde debes manifestar la baja o eliminación de un formato, y/o también en tu lista de registros.

    No puedes utilizar un código de un formato ya eliminado por obvias razones (és un código de un formato ya obsoleto o dado de baja).

    La tercera pregunta es similar, una vez otorgado un código a un formato, procedimiento, etc., no se debe modificar, así quede un espacio entre los consecutivos. Yo me llamo David, no puedo ser mañana Juan, ni pedro.

    Espero haberme explicado.

    Saludos

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  • AGUAYO
    • 3/01/12 0:56
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    (0/0)

    Buen día!

    Aprovecho el tema para preguntar lo siguiente;

    Tengo un documento llamado Hoja Técnica (HT-AC-PT-01)

    Si son 150 Hojas Técnicas (una por cada producto) con un mismo código, internamente le pongo un folio consecutivo para los 150; esto me ayudará a localizarlo rápidamente la HT que necesite consultar o actualizar en la columna del nivel de revisión en la Lista Maestra de Documentos.

    Creen que sea adecuada ésta alternativa, ya que el código es el mismo pero el nombre de documento cambia de acuerdo al producto ej.

    HT-AC-PT-01 HOJA TÉCNICA PARA EL MANEJO, ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DEL QUEMADOR TIPO T CÓDIGO 3320.

    HT-AC-PT-01 HOJA TÉCNICA PARA EL MANEJO, ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE LA TAPA TRUM 24543

    Ojala puedan hacerme sus comentarios

    Gracias.

  • David Saavedra Zárate
    • 3/01/12 3:44
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    (0/0)

    Hola Aguayo:

    Es correcto, digamos que el formato de hoja técnica es la que tiene el mismo código (la estructura), al hacer hojas técnicas para cada producto, cada hoja tiene su nombre a demás de un folio que lo identifica, es correcto, lo que me hace ruido es que a cada producto le hagas una hoja técnica para almacenamiento y conservación, eso quiere decir que son 150 productos y no creo que cada producto de esos 150 difieran en su forma de almacenarlos y conservarlos, sería una locura, muchos documentos.

    Si los almacenas bajo las mismas condiciones no requieres de una hoja técnica para almacenamiento por cada producto, con una es más que suficiente, o dos si los clasificas o un poco más.

    Lo entendería si esas hojas técnicas fueran para las materias primas, pero para la compra, para la inspección, pero no para almacenamiento.

    Puedo estar equivocado, espero tus comentarios.

    Saludos

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  • AGUAYO
    • 3/01/12 15:56
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    Hola;

    Tienes razón Saavedra, muchos de ellos se almacenan de la misma manera. Por tu comentario me doy cuenta que también deberé cambiar el nombre del documento al hacer alusión a la inspección.

    Lo que pasa es que no mencioné que el docto. tiene una triple función:

    Primera sección: cómo se recibe la  MP / PT (inspección)

    Segunda sección: cómo se almacena MP / PT

    Tercera sección: cómo se entrega (producción / cliente externo)

     

    Las HT las tengo contempladas para PT y otras para MP (que son aún más.

    Con esto quiero dar cumplimiento al requisito 7.5.5

    Saludos!

  • David Saavedra Zárate
    • 3/01/12 17:41
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    (0/0)

    Por eso se les llama hoja técnica, por llevar datos técnicos del producto que servirán para su inspección/liberación y producción, incluso también para empaques, no para almacenamiento ni para entregas al cliente, para estos últimos hay instructivos o procedimientos.

    Mientras más práctico mejor Aguayo.

    Saludos

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  • max80
    • 3/01/12 19:12
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    Buenas tardes, aprovecho para preguntar una duda que está algo relacionada al tema...

    Planteo el caso en donde mi empresa llevaba un control de documentación interno, actualmente están en revisiones 5, 6 etc., y están pensando en certificarse en iso 9001

    ¿es válido y/o recomendable o no,  seguir con la numeración de las revisiones con las que se cuenta?

    Es decir con la implementación de ISO debo de cambiar todas las revisiones a cero o es mejor seguir con la actual para mostrar como han evolucionado los procedimientos, obviamente en busca de la mejora.

    Aclaro que en  mi procedimiento de control de documentos declaro que solo mantengo la revisión anterior en obsoleto.

    Agradezco sus comentarios

  • David Saavedra Zárate
    • 3/01/12 21:06
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    Es lo mejor que puedes hacer Max, mantener las revisiones, con ello llevas ya muchas ventajas, y es correcto el que mantengas sólo la última revisión obsoleta.

    Buen trabajo.

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  • ElisaCali
    • 4/01/12 22:23
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    Buenas tardes y que tengan un año lleno de éxitos.

    Una pregunta con respecto a los códigos de los formatos que se eliminan. Por ejemplo yo codifico los formatos del Departameto de Calidad así: FGC-001 más el nombre, y voy enumerandolos de una manera correlativa según vayan surgiendo formatos, lo que cambia es el nombre.

    Pero resulta que elimine el Formato FGC-003 Cronograma de Auditoría (NO lo voy a volver a utilizar). MI duda es: ¿Podría nuevamente utilizar ese código para otro formato?

  • David Saavedra Zárate
    • 4/01/12 22:28
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    Hola Elisa:

    No es recomendable, en algún momento un formato llevó esa codificación, por lo tanto no lo puedes volver a utilizar.

    Saludos

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  • ElisaCali
    • 4/01/12 22:32
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    Perfecto así lo haré porque también se presta a confusiones futuras. Gracias Saavedra.
  • David Saavedra Zárate
    • 4/01/12 22:39
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    Saludos Elisa.
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  • ALICIAF
    • 12/03/12 16:49
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    Buenas tardes, 

     

    Tengo una pregunta relacionada con este tema... si cambio el nombre de un procedimiento o registro también le tengo que cambiar de código? (ejemplo : de Histórico  a llamarse  base de datos), se que le tengo que cambiar de versión,  pero tendría que dar de alta un codigo núevo al cambiar el nombre ? 

     

    Muchas gracias

     

    saludos

     

    Alicia  

  • David Saavedra Zárate
    • 12/03/12 17:08
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    (2/0)

    Hola, no es necesario cambier el código, lo que sí tienes que modificar sería el manual de calidad si haces referencia a ese procedimiento o algún otro documentos donde hagas referencia a dicho procedimiento con el nombre anterior. La codificación debes mantenerla.

    Saludos

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  • isajiro
    • 5/07/12 3:11
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    (0/0)

    Buenas noches  a todos, necesito ayuda:

    Tengo una duda sobre la creacion de formatos. Actualmente me contrataron como pasante (practicas de estudiante de Sistemas Integrados de Gestion de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional), para que les colaborara en la documentacion del SGC, la empresa es de fabricacion y comerciallizacion de Pinturas, por donde empeze? Bueno comenze realizando una Diagnostico de que hay y que no hay, y bueno como ya me lo habian dicho no hay nada documentado. Despues me puse en la tarea de crear el formato de Descripcion del cargo, pues no esta documentado esto, todos realizan sus funciones por que lo saben. Realice un formato para descripcion de cargo y luego con ese mismo realice los demas cargos, lo que hice fue cambiar el consecutivo es decir RRHH-DC-OO1, RR-HH-002, etc.

    Mi pregunta es esta correcto lo que hice, o en que falle, la verdad es la primera ve que hago este trabajo y estoy un poco desubicada. 

    Adjunto un ejemplo de Formato de Desripcion del cargo, para que porfa me lo revisen y me den su opinion. 




    ArchivoTamañoClics
    docxRRHH-DC-003.docx 34.46 KB 1396
  • One Economic&Quality Consulting
    • 5/07/12 14:17
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    (0/0)

    Lo estás haciendo bien. La numeración es correcta mientras no dupliques ningún código. Lo que creo que has puesto mal es que en el segundo (002) no has puesto las letras DC.

    El documento en si es bastante completo y detallado.

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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    • 5/07/12 19:34
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    (0/0)

    Muchas gracias Rafael, si me equivoque en dar la informacion por que el formato si esta bien la numeracion.

     

     

  • VEROMAR
    • 2/08/12 16:39
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    (0/0)

    Chicos, hola a todos. Tengo una duda para hacerles... Resulta que tenemos un proceso llamado Gestion de los Recursos Materiales y Financieros. Se constato que en el mismo encontrabamos tanto procedimientos, instrucciones inclusive registros que seria mejor ubicarlos dentro de los procesos que corresponden, por ej. post venta, o repuestos, o venta de vehiculos, osea estaban mal ubicados.

    Por lo tanto tendria que ubicarlos dentro de otros procesos, cambiando asi el codigo, en vez de ser como hoy en dia P/GRM/001 por ej. pasarian a ser P/PV/001, hay alguna recomendacion en cuanto a esto?, puedo copiar pegar el documento dejando el otro como obsoleto, y armar uno nuevo dentro del mismo, claro con el mismo nombre pero para el proceso adecuado. O en su defecto si el procedimiento esta correcto, o instruccion estan correctos, pero no ubicados donde deberian, no cambiar mas que el codigo?....

     

    aguardo sus respuestas para poder avanzar dado que estoy trancada con esto... besitos

  • Angelita
    • 2/08/12 18:57
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    (0/0)

    Hola Veromar, yo haría lo siguiente:

    Eliminar el documento del porceso donde NO pertenece, del listado, etc y generarlo como nuevo en el proceso a donde pertece conservando el consecutivo numerico de los demas formatos que tenga ese proceso y en el control de cambios explico tanto para la eliminación como para la creación el por que se hizo el cambio.

    Un saludo.

  • David Saavedra Zárate
    • 2/08/12 18:58
    • Moderador
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    (0/0)

    Te recomiendo cambiarlos para que tengan la trazabilidad, es decir, saber de que procedimientos surgen. Dálos de baja en el procedimiento actual y de alta en el procedimiento adecuado con su nuevo código, aprovecha para hacerle las mejoras necesarias.

    Saludos

    _________________

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  • VEROMAR
    • 2/08/12 19:17
    • Imagen de VEROMAR
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    (0/0)
    A ambos muchas gracias por sus respuestas!. Entonces los doy de baja en el proceso actual, poniendo en el registro de cambios, cambiando la version del proceso, sacando del diagrama de flujo adaptando digamos. Y a su vez, los implemento en el otro proceso, pero le doy continuacion a la revision, digamos, no lo pongo como que comenzara de cero, verdad?, besos a todos!!!!
  • MonicaACE
    • 20/09/17 2:35
    • Imagen de MonicaACE
    • Reg.: 20/09/17
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    (0/0)
    Hola ,

    Tengo una pregunta , los registros de estos formatos obsoletos, son auditables?


    Saludos.
  • MonicaACE
    • 20/09/17 2:37
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    • Posts: 4
    (0/0)
    Hola !

    Tengo una pregunta ¿los registros de los formatos obsoletos son auditables?
  • Saru
    • 20/09/17 17:06
    • Imagen de Saru
    • Reg.: 17/08/17
    • Posts: 23
    (0/0)

    MonicaACE escribió:
    Hola !

    Tengo una pregunta ¿los registros de los formatos obsoletos son auditables?


    El auditor te los podría pedir.

    ¿que dice tu procredimiento respecto a los documentos obsoletos?
  • MonicaACE
    • 20/09/17 18:12
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    • Posts: 4
    (0/0)
    Hola !
    Realmente es muy ambiguo en cuanto al tema de que sucede con los registros de documentos obsoletos , únicamente de aquellos vigentes y que tienen un periodo de conservación física y en archivo( es decir cada formato tiene su periodo de conservación)

    ¿Puedo declarar la destrucción de los registros de formatos obsoletos o que estos no son controlados por el Sistema ?

    Mantener los documentos vigentes en los puntos de uso y/o consulta correspondientes y mantener o archivar documentos obsoletos de acuerdo a lo establecido en los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.

    Cada proceso declarado en el Manual de Calidad mantiene registros de su actividad y el tiempo de conservación física y en archivo. Este tiempo se declara en la Lista Maestra de Documentos

    Muchas gracias!