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   4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001
  

Ficha de proceso

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  • Soledad
    Ficha de proceso
    • 1/04/08 11:44
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    • Posts: 6
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    Hola: Estoy certificando un servicio de mi empresa y me ha surgido una duda. Yo tengo documentados los procedimientos, con su objetivo, alcance, desarrollo, flujograma ... y la consultora con la que trabajamos nos propone una ficha de proceso. ¿El procedimiento no estaría incluido en la ficha de proceso? ¿Puedo tener procedimientos y fichas de proceso?.

    Un saludo a todos.
  • Jorge P
    Re: Ficha de proceso
    • 1/04/08 12:23
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    Hola Soledad,

    a mí no me gustan mucho las fichas de proceso, están bien para un proyecto final de carrera, pero en una empresa este documento no funciona.

    Lo que me parece mal no es su contenido, que tiene que estar (lo pide la Norma), sino la idea de describir cada proceso en un papel diferente.

    Opino que los documentos deben tener su recorrido en el sistema. Si disgregamos un documento del resto, que sea porque ese documento ha de salir de viaje, o porque lo vamos a actualizar mucho, si no, todos agrupados. Es más, también podemos distribuir páginas sueltas de un mismo bloque.

    Ahorremos fuerzas, cuantos más documentos independientes, más trabajo dedicado a controles documentales y edición de texto.

    En cuanto a la distribución del contenido en los distintos documentos creados, ISO 9001 te permite hace lo que te vaya mejor.

    El término "ficha de proceso" no aparece en la serie ISO 9000. Está claro que hemos de identificar lo procesos, sus entradas y salidas, sus métodos de control, los procedimientos utilizados, establecer indicadores, etc. Así que alguien pensó: vamos a poner todo esto en una FICHA DE PROCESO, de esta forma se hará muy visible el cumplimiento del requisito.

    Hay auditores que piden directamente por las fichas de proceso. Entonces es cuando hay que explicarle dónde se define en "nuestro sistema" lo que pide la Norma.

    No descarto que las fichas de proceso puedan ser útiles en ciertos casos. Uno de ellos son los sinópticos de fabricación que tanto se utilizan en automoción.

    Un saludo,
    Jorge
  • Soledad
    Re: Ficha de proceso
    • 1/04/08 22:30
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    ???
    Jorge, gracias por tu pronta respuesta. A mi la verdad es que no me ha gustado la ficha de proceso que me ha presentado, creo que son mucho más claros los procedimientos que nosotros tenemos. Mi idea era elaborar un Manual de Procedimientos en el que se incluyeran los correspondientes procesos y mapa de procesos.

    No se si estoy en lo cierto, pero pensar en tener todo recogido en la ficha de proceso exclusivamente me da pánico. Me parece que lo que tengo que documentar es mucho más que una sinopsis del proceso.

    Si tienes alguna idea más, bienvenida sea.

    Un saludo y gracias por la aportación.

    Soledad
  • Jorge P
    Re: Ficha de proceso
    • 2/04/08 11:45
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    (1/0)
    ???
    Hola Soledad,

    el trabajo que hagas debe cumplir 3 requisitos:

    • Contenido: que la documentación incluya toda la información que debe incluir.

    • Eficacia: que los documentos cumplan con el papel que se les ha encomendado (deben ser un vehículo eficaz de comunicación de la información que contienen). Cuánto más clara y fácil de entender, mejor.

    • Eficiencia: lo importante no es la documentación, sino que se cumpla lo que en ella se dice que se debe hacer. Cuanto más tiempo podamos dedicar a hacer cumplir la documentación, y menos tiempo nos dediquemos a preparar los documentos, mejor. Hay que economizar los recursos, buscar un sistema de actualización de la documentación que sea rápido y sin errores.



    Fíjate lo que pasa con nuestro sistema legal. Nuestros políticos no paran de aprobar leyes, pero después no se hacen cumplir ni la mitad. Con cada nuevo escándalo mediático la sociedad reacciona igual: "es que hay que cambiar las leyes", y dicen otros: "las leyes están bien como están, lo que hay que hacer cumplir lo que mandan". Pues con los sistemas de gestión pasa lo mismo.


    No te puedo recomendar hacer algo concreto porque depende de cada caso: el tipo de actividad, quiénes han de utilizar la documentación, dónde deben ser utilizados los documentos, qué nivel de actualización requiere cada documento, etc.

    Un saludo,
    Jorge
  • Soledad
    Re: Ficha de proceso
    • 3/04/08 0:28
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    • Registrad@: 1/04/08
    • Posts: 6
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    28.8%
    Gracias por tu ayuda Jorge. La documentación es para un área hospitalaria no asistencial. El nivel de rotación es amplio, por lo que he optado por hacer procedimientos que estén al alcance y sean conocidos por todos los miembros de la unidad y que sean eficaces en el contenido. El cumplimiento de los procedimientos lo estamos regulando con revisiones anuales y propietarios de proceso o procedimiento. Hemos establecido indicadores que miden la actividad, aunque aún no hemos iniciado el proceso de autoevaluación porque no hemos terminado de documentar toda la unidad y "pretendemos" hacerlo todo de manera simultánea.

    En realidad, paralelamente a todo el proceso necesario para la acreditación, lo que estamos haciendo es una autoevaluación sin indicadores, detectando puntos débiles y homogeneizando los procesos. Estoy trabajando con todo el equipo. es mucho trabajo, nos reunimos un tiempo determinado diariamente y vamos avanzando.

    Cuento con la implicación de todos los miembros de la unidad, lo que favorece enormemente los cambios y la puesta en común de los procesos y procedimientos.

    Yo he planteado a la consultora tener los procedimientos según el modelo que tenemos implantado en el hospital y que viene regulado por nuestra consejería autonómica, y tener fichas de proceso en el departamento de calidad porque son más resumidas y podrían ayudar a ver más rápidamente los procesos sin tanto detallle.

    No se si es duplicar la información, pero es que a mi la ficha de proceso, exclusivamente, no me gusta nada, sobre todo porque yo necesito que cuando llega alguien nuevo a la unidad pueda seguir un protocolo para cualquier proceso de la misma y, con más o menos tiempo, sea capaz de llevarlo a cabo.

    Es un placer poder comentar las dudas que surgen en el trabajo diario. Hay pocas personas trabajando en calidad. Un auténtico placer, de verdad.

    Gracias por tus aportaciones.

    Un saludo.
    Soledad