Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

DOCUMENTOS EXTERNOS

  • Brujisa
    • 15/11/11 18:37
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    (0/0)

    Buen día:

    Estimados muchas gracias por apoyarme... aqui otra duda:

    Somos una empresa contratista del rubro civil. Nuestro contratantes estan rumbo a certificarse por lo tanto han elaborado y aprobado  sus procedimientos y formatos y nos dan a nosotros para cumplir con ellos. En este caso  si es por contrato que debemos utilizar sus formatos y sus procedimientos. En mi procedimiento de control de documentos debo tomarlos como documentos externos?debe ser explicado en el procedimiento el porque? ya que en realidad todo mi proceso de REALIZACION DEL PRODUCTO es con sus procedimientos y formatos. De este item toso lo haré con sus procedimientos y formatos. La norma te permite esto... habrá alguna observaci+on.

  • David Saavedra Zárate
    • 15/11/11 22:37
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    Hola:

    Supongo que los procedimientos y formatos de tu contratante (tu cliente tengo entendido), es para establecer muy bien la interacción y realizar las actividades como ellos lo solicitan (procedimiento de referencia del cliente), utilizando también sus formatos, es correcto, pero en este caso esos formatos no son documentos externos, son registros.

    Ahora bien, si además de este contratante, tienes otros más, y que los procesos son similares, es mejor desarrollar tus propios procedimientos y formatos basados en la información de tus contratantes, para que tengas tus propios procedimientos y tus propios formatos, que finalmente es lo que a ti te van a revisar cuando tengas auditorías internas y de certificación.

    Independientemente de que el contratante o cliente les entregue su procedimiento para que cumplan con lo que él les pide, no es un proceso tuyo, es del contratante, debes establecer y ducomentar tu propio procedimiento. Aún cuando tengas tus procedimiento y si por contrato te piden utilizar sus formatos, no hay problema alguno, igual son registros que a ustedes les van a servir, pero eso debes documentarlo en tu procedimiento.

    El único inconveniente es que si despues sale otro contratante que te pide lo mismo, que utilices sus propios formatos, empieza a ser tedioso tu proceso y poco productivo.

    Lo ideal es que negocies con tu contratante, ya sea para hacer tuyo su formato, es decir, que te autorice ponerle tu propio código o identificación, tu logotipo y sea el unico para todos tus contratantes. No es bueno que alrato tengas un formato para cada contratante.

    Debes hacer tu propio procedimiento, de eso no me cabe la menor duda, basado en las mejores prácticas para tus clientes.

    Saludos 

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Invitado
    • 16/11/11 20:52
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    (1/0)

    David Buenas tardes

     Respecto a lo que menciones en este item, es preciso que para el desarrollo de mi proceso o producto yo tome como documento externo y lo controle; P.ej, la factura del arriendo, los recibos de servicios publicos, Bancos, pagos a agremiaciones, e.t.c.

    Cordial saludos

     

  • David Saavedra Zárate
    • 16/11/11 22:44
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    (2/0)

    Hola Marulu:

    No confundir, un documento es todo aquello que se genera dentro de la organización (procedimientos, manuales, instructivos, formatos [sin llenar], etc).

    Un documento externo, como su nombre lo indica, es todo aquello que viene del exterior (proveedor, cliente, gobierno), procedimientos, manuales, instructivos, formatos [sin llenar], etc.). 

    Un documento externo, apegado a lo que estrictamente indica la norma ISO-9001:2008, es aquel en el que nos vamos a basar para la realización de nuestro producto y que requieren de un control debido a sus características (se actualizan, cambian, se modifican, se obsoletan, etc). Ejempo:

    La norma ISO-9001:08 es un documento externo, ya que nos basamos en ella para la implementación del SGC.

    Las hojas técnicas con especificaciones técnicas del producto (color, peso, densidad, % humedad, etc)

    Hojas de seguridad de materiales (precaución en la manipulación, almacenaje, transporte, etc.) 

    Catalogos de los proveedores.

    Normas nacionales e internacionales para el etiquetado del empaque.

    Normas para desinfección de tarimas para exportación. Etc.

    Esos documentos al venir del gobierno, del proveedor de materiales, de maquinaria, etc. Son externos e influyen en la realización de mi producto, además de influir, con cierta frecuencia son modificados y al ser modificados, se corre el riesgo de tener en la organización dos documentos con revisiones diferentes, pudiendo provocar esto una posible falla en el uso de un documento obsoleto. Por eso es importante su control.

    La organización debe definir cuales son esos documentos externos, cómo se deben controlar de tal manera que aseguren que no exista el riesgo de falla por su utilización involuntaria.

    Una factura, un recibo, una nota de remisión, etc. son registros y como tal deben conservarse, guardarse en sus archivos correspondientes como evidencia de la actividad realizada.

    Espero quede un poco más claro.

    Saludos

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  • Brujisa
    • 21/11/11 20:00
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    (0/0)
    Hola Saavedra como  está, gracias por tu respuesta ; volviendo al  punto de mi consulta, es cierto,   mi cliente es el unico que tengo de este rubro;  y siempre se rá el mismo ya que se gano la administracion de un servicio en esta ciudad. Por consecuencia y según lo que entiendo es que  debo tratar  los procedimientos y formatos  de este cliente como documentos externos; pero como plasmar eso en el  procidimiento de Control de Documentos? debo mencionarlo estrictamente que estoy utilizando formatos y procedimientos del cliente tal------
  • David Saavedra Zárate
    • 21/11/11 21:36
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    (1/0)

    Hola Brujisa:

    Yo te recomiendo, aún cuando utilizas el procedimiento y formatos de tu cliente, desarrolles tu propio procedimiento basado en los lineamientos de tu cliente.

    En dicho procedimiento, el cliente supongo establece los pasos a seguir para alguna actividad (si lo explicas podemos ser un poco más claro) que debes cumplir, pero no creo que detalle las actividades que paso a paso ustedes realizan para cumplir con los requerimientos del cliente, él establece genericamente lo que que debes cumplir, los pasos o actividades a seguir, para tu poder cumplir con ello debes realizar otras actividades que tu cliente no especifica en su procedimiento, porque el procedimiento es de él. Esa parte que no lo indica pero que tu realizas debes también documentarlo, por eso no hay como tener tu propio procedimiento basado en los lineamientos de tu cliente. Cuando a tí te auditen te van a evaluar tu procedimiento, no el del cliente.

    En estos casos el procedimiento del cliente efectivamente es un doc. externo, no tienes porqué manifestarlo en tu procedimiento de control de documentos, únicamente debes darlo de alta en tu lista de documentos externos.

    El formato del cliente lo puedes utilizar, y eso si debes indicarlo en tu procedimiento x (el que te recomiendo debes desarrollar).

    Espero haberme explicado.

    Saludos

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  • One Economic&Quality Consulting
    • 22/11/11 3:25
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    Estoy totalmente de acuerdo con el planteamiento que te hace David. El hecho de que uses los procedimientos de tus clientes no debe decir que no estalezcas claramente cuales son tus requisitos propios. Ten en cuenta que en sus procedimientos solo aparecerán sus requisitos, y está bien que puedas aceptarlos como propios, pero también debes definir los tuyos porque sino estarás dejando muchos aspectos de tus propiso procesos sin controlar.
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    Saludos

    Rafael

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    Totalmente de acuerdo en que debes desarrollar tu propio procedimiento.

    Lo que tal vez puedas hacer es en el tuyo es cumplimentar las partes que no esten contempladas en el externo y anexar el externo y hacer referenca a él en las partes que te cubre.

  • Tezlez
    • 14/03/16 18:05
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    Una consulta, en el caso de ser la empresa que le da lineamientos (no procedimientos) a su proveedor para que realice determinados procesos, ¿la empresa debería llevar algún tipo de control de los procedimientos elaborados por su proveedor?
    En mi empresa se estaba considerando que el proveedor informe los procedimientos elaborados y utilizados, para incluirlos en un listado de control. ¿Es correcto?
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 17/03/16 23:52
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    Tezlez escribió:
    Una consulta, en el caso de ser la empresa que le da lineamientos (no procedimientos) a su proveedor para que realice determinados procesos, ¿la empresa debería llevar algún tipo de control de los procedimientos elaborados por su proveedor?
    En mi empresa se estaba considerando que el proveedor informe los procedimientos elaborados y utilizados, para incluirlos en un listado de control. ¿Es correcto?


    La norma indica que la organización debe determinar cuáles serán los controles que aplicará cuando decida contratar procesos de manera externa (subcontratación), todo dependiendo del impacto en la capacidad de entregar productos conformes, si tu has determinado que esto es suficiente es válido. Recomiendo que demuestres en qué basaste tu conclusión, es decir, un análisis y establecerlo en algún lugar de tu sistema de gestión.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Cel. (52) 782 185 3484
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Ariel2401
    • 5/01/17 13:42
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    (0/0)
    Respecto a los documentos externos quiero realizar una consulta. En la empresa en la cual trabajo se reciben las especificaciones del clientes vía mail, las cuales son fórmulas. Algunas disponen de formato propio del cliente y otras escritas en el mail sin formato.
    ¿Esta mal hacer un formado propio en el cual se incluye la formula del cliente con número de versión, nombre del cliente, y se dispone de un codigo para documentos externos? Ejemplo ESP.1 (con numeración correlativa).
    Desde ya muchas gracias.
  • David Saavedra Zárate
    • 5/01/17 14:10
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    No está mal, pero no sería un documento externo. Tus documentos externos serán los correos que reciben, el auditor pedirá siempre evidencia de origen de las fórmulas.

    Saludos
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    Ing. David Saavedra Zárate

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