Foro: 7.4 Gestión de las compras en ISO 9001

Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores en la comercialización de medicamentos

  • Enrique Llerena
    • 5/10/11 22:29
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    Saludos cordiales, en la empresa donde laboro que aspira a certificarse en ISO 9001 estamos documentando los procesos y estamos revisando el proceso de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores donde quisiera me ayuden a aclarar las siguientes dudas;

    1° Mi empresa importa y vende medicamentos por lo tanto todos los proveedores de los productos que se comercializan son externos y mi consulta seria ¿como los evalúo?; considerando además que mi empresa lleva trabajando varios años con ellos pq son empresas de renombre internacional ¿Cómo justifico su selección?...

    2° Trabajamos con otros proveedores que básicamente nos proveen de material publicitario cuyo diseño es desarrollado en coordinación con nuestra área de Marketing y otras empresas que nos proveen de equipos o útiles de oficina y mi consulta en esto caso sería  ¿también tengo que evaluarlos? ... 

  • David Saavedra Zárate
    • 5/10/11 22:51
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    Hola:

    Los proveedores que tienes ya no van a pasar por el proceso de selección por obvias razones, vas a seleccionar a aquellos que sean tus proveedores de aquí en adelante.

    La experiencia cuenta mucho y no lo vas a tirar a la basura, claro está, lo que vas a hacer es medir su nivel de confiabilidad, evaluarlos con base a los criterios que establezcas como lo pueden ser: calidad, costo y tiempo de entrega.

    Sólo debes evaluar a aquellos proveedores que te suministren productos o materiales directos que te afecten ene el proceso logística y de entrega, incluyendo proveedores de servicio.

    Saludos.

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • María Inés De Moya F.
    • 6/10/11 17:19
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    (0/0)

    Hola!

    Tu procedimiento comenzará a tener aplicación a partir de su fecha de emisión, por lo tanto tus antiguos proveedores si quieres los puedes someter al procedimiento pero no es un debe que estén seleccionados bajo los lineamientos que establezcan porque ya trabajan con ustedes, pero el tema del control y reevaluación si pueden aplicarlo a ellos, debido a que pueden empezar a hacer seguimiento a los productos que les suministran de acuerdo a los parámetros que ustedes como empresa establezcan, como cumplimiento de requisitos solicitados, servicio post-venta (garantía) u oportunidad en el cumplimiento de fechas pactadas y periodicamente reevaluarlos.

    Ten en cuenta que es importante evaluar los proveedores que impactan en la calidad del producto o servicio suministrado, ¿crees tu que los útiles de oficina impactan realmente en la calidad de tu producto? el tema del material publicitario puede o no ser crítico de acuerdo al tipo de empresa, porque una información errónea en la publicidad puede traer insatisfacción en nuestros clientes, lo dejo a tu criterio, pero siempre piensa que cuáles proveedores son criticos para tu operación.

     Espero haber aclarado un poco tu duda.

    Att

    María Inés De Moya F.
    Gerente Administrativa y Comercial
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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 6/10/11 23:47
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    midem escribió:

    Hola!

    Tu procedimiento comenzará a tener aplicación a partir de su fecha de emisión, por lo tanto tus antiguos proveedores si quieres los puedes someter al procedimiento pero no es un debe que estén seleccionados bajo los lineamientos que establezcan porque ya trabajan con ustedes, pero el tema del control y reevaluación si pueden aplicarlo a ellos, debido a que pueden empezar a hacer seguimiento a los productos que les suministran de acuerdo a los parámetros que ustedes como empresa establezcan, como cumplimiento de requisitos solicitados, servicio post-venta (garantía) u oportunidad en el cumplimiento de fechas pactadas y periodicamente reevaluarlos.

     

    No necesariamente, existen documentos que se emiten uno o dos meses antes de que comience su vigencia con la finalidad de que los interesados o implicados en ellos se acostumbren a los cambios, obviamente en dichos documentos se establece la fecha de entrada en vigor.

    Saludos.

     

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  • David Saavedra Zárate
    • 7/10/11 0:07
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    Hola:

    Siempre un procedimiento será evaluado a partir de su fecha de emisión Wilbert, no puedes distribuirlo o utilizarlo antes de su fecha de vigencia porque al hacerlo estarías retirando el documento anterior, por lo tanto tendrías una NC porque estarías utilizando un documento aún sin aprobar literalmente porque no llega aún su fecha de vigencia, y más si utilizas algún formato nuevo en dicho procedimiento.

    Digamos que eso no es grave, lo grave estaría en que retiras un procedimiento oficial cuando no ha sido aún cancelado, y si no lo retiras tendrías dos procedimientos en uso.

    Cuando un procedimiento se modifica, los involucrados se deben enterar de los cambios porque debe pasar por sus manos el documento para darle el visto bueno antes de ser aprobado, o al menos ser informado de ello, una vez que se aprueba, se distribuye inmediatamente y se notifica al personal de los nuevos cambios. Pero siempre en la fecha en que se aprueba un procedimiento es cuando entre en función.

    Los auditores siempre se van a basar en esa fecha.

    Saludos

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    • 7/10/11 0:11
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    Es más, en el momento de la auditoría se mira la fecha de aprobación del documento y lo realizado después de esa fecha debe ser tal cual está establecido en el procedimiento correspondiente. De ahí la importancia de socializar los cambios de los procesos que estén establecidos en los documentos del sistema, para que todos los que están implicados en el mismo, lleven a cabo sus actividades de acuerdo a las modificaciones establecidas.

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 7/10/11 15:25
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    David y María Ines, los documentos [que mencioné] se emiten con fecha anterior a su vigencia para que los usuarios se acostumbren a ellos antes de que se usen [y no exista resistencia al cambio], no recuerdo haber mencionado su uso anterior a su entrada en vigor en paralelo al que en ese momento trabajan. 

    Recordemos David que la norma solicita aprobar antes de emitir, y no alreves y no menciona que necesariamente el día de la emisión sea el día que entra en vigor, nada lo prohibe ya que con el hecho de colocar la fecha de entrada en vigor se establece su estado [vigente - no vigente], por último concuerdo que los involucrados deben estar enterados sobre lo mismo lo cual es simple ya sea con boletines informativos, recordatorios verbales, pancartas, etc lo cual se hizó con mucha anterioridad con el documento que anexo.

    Ahora como dice el dicho "para muestra.. un botón" les anexo un documento que la entidad mexicana de acreditación publicó en su página oficial, son los actuales criterios de evaluacion de la norma ISO/IEC 17025, los emitió el 22 de julio del 2011 pero se aclara que entran en vigor el 1 de agosto del 2011, sin embargo se comenzó a hablar en la entidad sobre estos cambios con meses de anticipación. 

    Saludos y buen  inicio de día.




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  • María Inés De Moya F.
    • 7/10/11 16:20
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    Pues esas son políticas que estableces en la organización y debes dejar sentado eso en el procedimiento para control de documentos.

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  • David Saavedra Zárate
    • 7/10/11 16:23
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    Hola Wilbert:

    No estoy de acuerdo, son dos cosas distintas, estás haciendo una comparación con una norma o una ley, ya sea nacional o internacional, cuyo alcance es enorme y que no hay manera de recoger la norma o ley anterior para cancelarla, y qué hemos visto hay posibilidades de error, cuántas personas no viven aún pensando en la ISO-9001:2000 cuando ya es obsolteta. Un procedimiento en una organización es totalmente distinto, no debes distribuir un documento sin recoger el anterior porque tendrás dos documentos en las áreas y eso implica un riesgo de error.

    No hay necesidad de acostumbrarse a un procedimiento, hay necesidad de realizar el trabajo como lo indica el procedimiento y se puede capacitar antes de distribuir el documento e indicar los cambios para basarse en ello.

    Cuando existen cambios en un procedimiento es porque hay una mejora y no puedes darte el lujo de darte unos días de adaptación para aplicarlo, en muchas ocasiones esos cambios implican pérdidas para la organización.

    Saludos Wilbert.

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    • 7/10/11 16:28
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    Wilbert, lo que recomendaria yo son jornadas de entrenamiento en el nuevo proceso sin decir que se acostumbren a el y que lo emitas, más bien como socializando los cambios que vienen para la organización, pero no recomiendo tener dos procedimientos para que se vayan acostumbrando al nuevo, puede generar confusión.

    Además en calidad cuando se aprueba el documento inmediatamente se elimina el anterior y se emite el nuevo procedimiento, no lo emites y dices que empieza a ser válido a partir de una fecha específica.

    María Inés De Moya F.
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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 7/10/11 16:34
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    midem escribió:

    Wilbert, lo que recomendaria yo son jornadas de entrenamiento en el nuevo proceso sin decir que se acostumbren a el y que lo emitas, más bien como socializando los cambios que vienen para la organización, pero no recomiendo tener dos procedimientos para que se vayan acostumbrando al nuevo, puede generar confusión.

    Además en calidad cuando se aprueba el documento inmediatamente se elimina el anterior y se emite el nuevo procedimiento, no lo emites y dices que empieza a ser válido a partir de una fecha específica.

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    • 4.2.3 g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

     

    Como verás se pueden retener documentos obsoletos que se mantienen por cualquier causa, solo hay que identificarlos como tales. 

     Como tu mencionaste en el procedimiento se establece si se hace o no, pero no es un requisito eliminarlos.

    Por último antes de emitir este tipo de documentos se hace lo que la ema hizo, anunciar los cambios con anticipación y explicar que es válido hasta "X" fecha, esto ha de estar en sus documentos internos, nada normativo impide que lo hagas ya que no estas  "usando dos documentos a la ves" ya que por ello el segundo tiene fecha de entrada en vigor y se les ha explicado a las partes interesadas.

    Saludos. 

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  • David Saavedra Zárate
    • 7/10/11 16:44
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    Hola:

    Claro que se puede retener Wilbert, y tu lo has dicho, siempre y cuando lo identifiques como tal. Por lo tanto, si lo vas a identificar como obsoleto y distribuyes el nuevo, que razón tiene indicar que va a iniciar su vigencia en tal fecha, tendrías en este caso un lapso de tiempo sin utilizar un procedimiento y eso es más grave todavía porque tienes uno obsoleto y tienes otro que aún no es vigente.

    El ejemplo que das de la EMA te doy toda la razón, es una norma nacional, y pese a ello se a prestado a confusión porque la EMA no puede retirar un documento obsoleto que no es de ella, la gente la compra, y al tener dos documentos se generan muchas dudas.

    Esto es lo bonito del portal, enriquece mucho.

    Un abrazo Wilbert.

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    Wilbert si tu quieres definirlo así, dejalo en tu procedimiento, yo preferiría capacitar en los nuevos cambios, informar que a partir de tal día trabajaremos de tal forma y siempre importante identificar los obsoletos pero por experiencia recomiendo eliminarlos de los puestos de trabajo, no falta la persona que dice "Ay no sabía, no me di cuenta", mejor prevenir esa situación.

    No te cierres a tu punto de vista, importante que con esta interacción te des cuenta que no es recomendable tener los dos, uno que comienza a ser vigente a partir de una fecha específica y el vigente porque puede haber confusión. Además, estás confundiendo el concepto de obsoleto, si se supone que el nuevo todavìa no es vigente sino que estás divulgando los próximos cambios del proceso el actual no es obsoleto, ni lo tienes que identificar como tal. Hasta que no apruebes y emitas el nuevo no es obsoleto el anterior.

    Cualquier duda no escatimes en decirla.

    Ing. María Inés De Moya F.

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    midem escribió:

    Wilbert si tu quieres definirlo así, dejalo en tu procedimiento, yo preferiría capacitar en los nuevos cambios, informar que a partir de tal día trabajaremos de tal forma y siempre importante identificar los obsoletos pero por experiencia recomiendo eliminarlos de los puestos de trabajo, no falta la persona que dice "Ay no sabía, no me di cuenta", mejor prevenir esa situación.

    No te cierres a tu punto de vista, importante que con esta interacción te des cuenta que no es recomendable tener los dos, uno que comienza a ser vigente a partir de una fecha específica y el vigente porque puede haber confusión. Además, estás confundiendo el concepto de obsoleto, si se supone que el nuevo todavìa no es vigente sino que estás divulgando los próximos cambios del proceso el actual no es obsoleto, ni lo tienes que identificar como tal. Hasta que no apruebes y emitas el nuevo no es obsoleto el anterior.

    Cualquier duda no escatimes en decirla.

     

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    Si lees bien mi comentario varias veces mencione que la ema hizo varias conferencias y foros durante meses por estos cambios.

    Saludos  

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    Saavedra escribió:

    Hola:

    Claro que se puede retener Wilbert, y tu lo has dicho, siempre y cuando lo identifiques como tal. Por lo tanto, si lo vas a identificar como obsoleto y distribuyes el nuevo, que razón tiene indicar que va a iniciar su vigencia en tal fecha, tendrías en este caso un lapso de tiempo sin utilizar un procedimiento y eso es más grave todavía porque tienes uno obsoleto y tienes otro que aún no es vigente.

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    Esto es lo bonito del portal, enriquece mucho.

    Un abrazo Wilbert.

    Cierto David, asi es en todo, podemos pasar horas aqui debatiendo y cada quien tendrá su punto inamovible, por cierto no mencioné alguna norma, mencioné el procedimiento que  genera la ema, ella lo sube junto con el vigente en ese momento, ya con sus previos avisos, capacitaciones y foros anteriores durante meses para conocer los cambios con anticipación, cómo recogen los obsoletos eso si tines razón es el detalle, al menos los bajados, te acepto que en empresas puede servir debido a que se pueden identificar los doctos. obsoletos ya que se lleva un control de poseedores, pero en este caso no conozco su procedimiento para controlar documentos, supongo que manejan como no controlados los que se bajan de su servidor, no se. sólo mencioné este mismo para evidenciar que si se puede tener un documento que se ha emitido pero no es vigente todavia.

    Saludos. 

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Mina_Lore
    • 7/10/11 17:26
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    • Reg.: 1/03/10
    • Posts: 33
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    Buenos Dias Sres!!
     
    Cordial saludo
     
    Si bien es cierto las normas de calidad y otras nos dicen los DEBE que debemos cumplir, he alli que la metodologia, es decir, el ¿como?, lo determinamos nosotros, teniendo en cuenta que cada sistema de gestión es diferente.
     
    Con respecto a la permanencia de documentos obsoletos, ustedes lo han dicho, puede suceder que necesiten conservarse, pero OJO, desde mi punto de vista lo ideal es que si sucede los archivemos en el archivo del olvido, sin embargo, al modificar procedimientos, aprobarlos y emitirlos, debemos enfatizar en capacitar al personal, con un acompañamiento y supervisión directa de los jefes de proceso(quienes deben estar super enterados y capacitados en los cambios).
     
    Puede suceder que aun despues de los cambios se presenten errores de implementación, pero es normal, de hecho para esos estan nuestras acciones de mejora, eso es lo valioso de los sistemas, identificar que en este caso mi personal necesita capacitación en el control de documentos, y realizar jornadas intensivas de capacitación en los nuevos procedimientos que se han ajustado para mejorar el desempeño de los procesos..
     
    Cada dia aprendemos algo nuevo.. si creemos que todo lo sabemos con respecto a x tema.. Estaremos muertos a adquirir el verdadero conocimiento que al igual que los sistemas es suceptible a mejora en el dia a dia.. 
     
    Este portal me encanta!!! Fue mi asesor en mis inicios!! 
     
    Saludos ... Un abrazo 
     
     
    Mina Lore 
     
     
     
     
  • María Inés De Moya F.
    • 7/10/11 17:32
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    Totalmente de acuerdo contigo!

    Ing. María Inés De Moya F.

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    MARÍA INÉS DE MOYA F.

    Ingeniera Industrial

    Máster en Sistemas Integrados de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, la Calidad, el Medio Ambiente y la Responsabilidad Social Empresarial.

    Auditor Interno en ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001

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    Gracias por sus respuestas no solo atendieron mi pregunta sino que también me ayudaron a fortalecer conocimientos y criterios q como novato estoy aprendiendo …

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 7/10/11 22:36
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    enridavid escribió:

    Gracias por sus respuestas no solo atendieron mi pregunta sino que también me ayudaron a fortalecer conocimientos y criterios q como novato estoy aprendiendo …

    Un placer.

    Para eso esta el foro. 

    Saludos .

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    Wilbert Vivas
  • María Inés De Moya F.
    • 7/10/11 22:37
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    Gracias tmb a ti porque tu inquietud nos permitió debatir super interesante.
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