Foro: Empezar con ISO 9001, primeros pasos

Codigos para documentos y para registros

  • Gerardo Cuevas
    • 1/09/11 19:45
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    (1/1)

    Buenos días compañeros,

    Estoy un poco confundido con la asignacion de codigos para "documentos" y para los "registros".

    Por ejemplo elabore el formato de "comprobacion de caja chica", según entiendo debe tener un "codigo" de documento que debe registrarse en la lista maestra de documentos, así mismo como el encargado de Caja chica va estar haciendo comprobaciones, va a empezar a generar "registros" como evidencia de sus actividades, al documento tambien se le debe asignar un "codigo de registro", es decir ¿este tipo de formatos va a llevar en el encabezado siempre dos codigos? 

    Espero puedan comentarme pronto.

     Gracias!

     Gerardo Cuevas.

  • David Saavedra Zárate
    • 1/09/11 20:37
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    (0/0)

    Hola:

    No entiendo muy bien tu cuestionamiento. Los formatos sólo deben llevar un código que los identifiquen, pero sólo a los formatos que sean de tu proceso, que sean internos, los formatos o evidencias que lleguen de un extero no deben codificarse, sólo deben conservarse como una evidencia.

    Espero haber entendido y explicado tu duda.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • One Economic&Quality Consulting
    • 2/09/11 12:40
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    (0/0)

    Yo creo que estás confundiendo el código que lleva el documento como código del Sistema de Gestión de la Calidad, y el propio código que puede llevar por su numeración.

    Por ejemplo un albarán de cliente si lo consideramos como documento del Sistema puede llevar el código :

    Anexo IV P(iniciales de la empresa).05/01

    Esto sería el anexo IV del procedimiento 05 de la empresa tal, número de revisón 01.

    Pero además de llevar este código el documento que sería común para todos los albaranes, llevaría también el número de albarán que le tocaría.

    Creo que tu pregunta va por ahí en lo que se refiere al documento de caja.

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • Gerardo Cuevas
    • 2/09/11 16:00
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    (0/0)

    Gracias por sus comentarios. A lo que me refiero es que la Norma nos pide asignar tanto un código para controlar “documentos” y un código para controlar “registros”.  Déjenme ampliar el ejemplo que había mencionado.

     

    Elabore el “procedimiento para comprobación y reembolso de caja chica” forma parte del área de Tesorería y es del interés de Dirección que forme parte de nuestro SGC.   

    Este procedimiento genera un formato que el encargado de operar la caja chica debe estar generando semana tras semana, dicho documento es “formato de comprobación de caja chica”, tengo entendido que este “papel”, debía tener un código de “documento” que ayude a identificar el formato del comprobante en blanco. Asimismo funciona como un “formulario”, ya que el operario de caja chica lo va a estar modificando semana tras semana;  ahora bien,  ¿a esas modificaciones se les llamarían registros? Porque esos documentos modificados serían la evidencia de que la persona está llevando a cabo el procedimiento.  Al tratarlo como “registro”, deberá tener otro código que ayude por ejemplo a identificar los consecutivos que se estarán generando semana tras semana en los distintos meses del año.

     

    De ahí parte mi inquietud sobre si estos formatos, deben llevar dos códigos en el encabezado, uno que sirva para identifica el formato en blanco y otro para identificar los registros.

     

     ¿Estoy en lo correcto?

    ¿Tengo una percepción incorrecta sobre documentos y registros?

     

    Espero puedan apoyarme.

     

    Gracias por su disposición.

     

    Gerardo Cuevas.

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 2/09/11 16:10
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    (0/0)
    JerryMex escribió:

    Buenos días compañeros,

    Estoy un poco confundido con la asignacion de codigos para "documentos" y para los "registros".

    Por ejemplo elabore el formato de "comprobacion de caja chica", según entiendo debe tener un "codigo" de documento que debe registrarse en la lista maestra de documentos, así mismo como el encargado de Caja chica va estar haciendo comprobaciones, va a empezar a generar "registros" como evidencia de sus actividades, al documento tambien se le debe asignar un "codigo de registro", es decir ¿este tipo de formatos va a llevar en el encabezado siempre dos codigos? 

    Espero puedan comentarme pronto.

     Gracias!

     Gerardo Cuevas.

    Creo entender y siento decir que estas confundiendo, vamos por el principio, un documento según ISO 9000 es información y su medio de soporte, un formato/formulario es un documento utilizado para registrar  los datos requeridos por el SGC y un registro es un documento que presenta resultados de una actividad llevada a cabo. (Este último puede ser un formato/formulario)

    Cuando elaboras un documento (formato/formulario en este caso) le añades un código, este código sirve para identificarlo de los demas dentro del SGC (es el código del papel, por decirlo asi), este se controla conforme 4.2.3 de la ISO 9001, cuando realizas una actividad utilizas este formato para registrar lo que hiciste y tener evidencia de lo mismo, una vez lleno este se convierte en un registro y se controla conforme 4.2.4, al "papel" no necesitas añadirle nada más, es decir no necesita un código identificador nuevo dentro del SGC  ya que con anterioridad se lo colocaste (cuando estaba en blanco), sin embargo cabe aclarar que puedes utilizar códigos internos para identificar ese registro de los demas que sacas a diario (como un folio) pero nada tendra que ver con el código del documento (papel) en si ni del SGC.

    Espero haberme dado a entender y que yo haya entendido tu pregunta.

    Saludos. 

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 2/09/11 16:13
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    (0/0)
    JerryMex escribió:

    Gracias por sus comentarios. A lo que me refiero es que la Norma nos pide asignar tanto un código para controlar “documentos” y un código para controlar “registros”.  Déjenme ampliar el ejemplo que había mencionado.

     

    Elabore el “procedimiento para comprobación y reembolso de caja chica” forma parte del área de Tesorería y es del interés de Dirección que forme parte de nuestro SGC.   

    Este procedimiento genera un formato que el encargado de operar la caja chica debe estar generando semana tras semana, dicho documento es “formato de comprobación de caja chica”, tengo entendido que este “papel”, debía tener un código de “documento” que ayude a identificar el formato del comprobante en blanco. Asimismo funciona como un “formulario”, ya que el operario de caja chica lo va a estar modificando semana tras semana;  ahora bien,  ¿a esas modificaciones se les llamarían registros? Porque esos documentos modificados serían la evidencia de que la persona está llevando a cabo el procedimiento.  Al tratarlo como “registro”, deberá tener otro código que ayude por ejemplo a identificar los consecutivos que se estarán generando semana tras semana en los distintos meses del año.

     

    De ahí parte mi inquietud sobre si estos formatos, deben llevar dos códigos en el encabezado, uno que sirva para identifica el formato en blanco y otro para identificar los registros.

     

     ¿Estoy en lo correcto?

    ¿Tengo una percepción incorrecta sobre documentos y registros?

     

    Espero puedan apoyarme.

     

    Gracias por su disposición.

     

    Gerardo Cuevas.

    Documento = información y su medio de soporte

    Un registro no deja de ser un documento, solo que se trata conforme 4.2.4 cuando se vuelev registro es decir cuando llenas el formato que contiene lo registrado.

    La norm no solicita un código nuevo, si menciona una identificación se refiere a cómo vas a saber cual es cada registro y dónde lo almacenas físicamente, es decir que fácilmente lo recuperes para verificarlo. 

    Saludos. 

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    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 2/09/11 17:11
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    (0/0)

    Hola:

    Complementando lo que menciona Wilbert, cada cambio que realices al formato, no cambia su codificación, es la misma, lo que cambia es el número de revisión.

    Saludos

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  • Gerardo Cuevas
    • 2/09/11 17:49
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    (0/0)

    Muchas gracias por sus comentararios. He despejado mis dudas.

    Saludos!

  • gisele09
    • 16/10/14 15:31
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    (0/0)
    Hola!
    Estaba leyendo los mensajes en el foro y me surgió una duda relacionada con este tema.
    Resulta que estamos reorganizando el sistema de gestión y he encontrado registros que no tienen el código que hemos propuesto. Será posible agregarles el código a mano? o estos documentos deberían contener el código impreso?
    Muchas gracias por responder siempre mis dudas!
    Saludos!!
  • One Economic&Quality Consulting
    • 17/10/14 13:07
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    (0/0)
    Personalmente pienso que el código es importante, pero a veces el sistema no permite agregárselo a documentos antiguos a los que no tenemos acceso informático. Tienes 2 posibilidades. Hacer una descripción detallada del propio documento en el procedimiento para que no pueda existir confusión, con lo que ya lo estarías identificando o bien (yo haría las 2 cosas) ponerlos a mano.
    Poner el código a mano no es ningún incumplimiento de ningún requisito. Si en el procedimiento dices que lo haces así y el porqué no sería incumplimiento.
    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • gisele09
    • 17/10/14 17:15
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    • Posts: 17
    (1/0)
    Muchas gracias por tu respuesta! Implementaré las sugerencias.
    Saludos!
  • EkmCalidad
    • 13/11/14 23:44
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    (0/0)
    Que tal compañera, leí tu comentario y aprovechando de que mencionas que estás reorganizando tu SGC, me gustaría poder ponerme en contacto contigo primeramente por este medio o por e-mail, para intercambiar ideas sobre el tema y poder mostrarte un material informático que logrará que reorganices tu SGC de una manera fácil pero totalmente correcta, 100% estándar y con alcances para que puedas mejorar la comunicación de tu organización dentro del SGC. Es una solución muchos de los contratiempos que enfrentas al implementar y mantener un SGC.
    Espero poder tener respuesta tuya...

    Mil Gracias por tu atención, y un cordial saludo, ¡Suerte!

    Atte. Ing. Crystian Marquez

    e-mail: ekmers007@gmail.com

    PD. Dejo mi contacto, esperando que te interese.
  • EkmCalidad
    • 13/11/14 23:46
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    (0/0)

    gisele09 escribió:
    Hola!
    Estaba leyendo los mensajes en el foro y me surgió una duda relacionada con este tema.
    Resulta que estamos reorganizando el sistema de gestión y he encontrado registros que no tienen el código que hemos propuesto. Será posible agregarles el código a mano? o estos documentos deberían contener el código impreso?
    Muchas gracias por responder siempre mis dudas!
    Saludos!!
  • One Economic&Quality Consulting
    • 17/11/14 13:27
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    (0/0)
    Te he editado el mensaje.

    La publicidad tiene un subforo específico. No se deben usar los hilos que solicitan información para hacer publicidad propia.
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    Saludos

    Rafael

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  • David Saavedra Zárate
    • 17/11/14 16:43
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    (0/0)
    Espero no lograr confundir, pero es bueno escuchar varios puntos de vista, eso enriquece la información y ayuda a tomar decisiones, yo personalmente no pondría el código a mano, hay que dejarlos así, si así funcionaba en un pasado así debe quedar, lo que debemos hacer es corregir, que hacer para que de hoy en adelante aparezacan los códigos en esos documentos. No pasa nada, no es para una NC ni siquiera menor si se contempla su acción correctiva y muestras que ahora ya aparece el código.

    Hay algunos documentos que por ser legales o por ser un software por ejemplo, no se pueden codificar, así como tal debemos manifestarlo en el procedimiento de control de documentos o en el mismo procedimiento del proceso.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

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  • Ewa Emich
    • 13/01/17 16:21
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    (0/0)
    Hola al grupo,

    He estado ojeando los foros para encontrar la respuesta a mi duda (que también he publicado hoy en otro foro).

    Wilbert, es una explicación maravillosa. Creo entenderla bien. Lo que todavía me gustaría preguntar es si entiendo correctamente que en cada Procedimiento hay una numeración correlativa de los formatos/formularios (4.2.3)?. Cada Procedimiento tiene los suyos? Por ejemplo FO-GC-1 (formato-gestión comercial-1) y FO-GP-1 (formato-gestión producción-1)

    O lo he entendido mal? y la lista maestra de documentos/formatos ha de ser correlativa y sería tener la codificación por ejemplo FO-1-GC (formato-1-gestión comercial), FO-2-GP (formato-2-gestión de producción)..

    En total tenemos unos 49 formatos entre todos departamentos.

    Un saludo ewa
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 13/01/17 18:43
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    (0/0)

    Ewa Emich escribió:
    Hola al grupo,

    He estado ojeando los foros para encontrar la respuesta a mi duda (que también he publicado hoy en otro foro).

    Wilbert, es una explicación maravillosa. Creo entenderla bien. Lo que todavía me gustaría preguntar es si entiendo correctamente que en cada Procedimiento hay una numeración correlativa de los formatos/formularios (4.2.3)?. Cada Procedimiento tiene los suyos? Por ejemplo FO-GC-1 (formato-gestión comercial-1) y FO-GP-1 (formato-gestión producción-1)

    O lo he entendido mal? y la lista maestra de documentos/formatos ha de ser correlativa y sería tener la codificación por ejemplo FO-1-GC (formato-1-gestión comercial), FO-2-GP (formato-2-gestión de producción)..

    En total tenemos unos 49 formatos entre todos departamentos.

    Un saludo ewa


    Hola, si a "correlación" te refieres a que necesariamente deben tener la misma codificación, la respuesta es no y sí, ya que esto depende de cómo lo indiques en tu procedimiento de control de documentos, lo ´que siempre he recomendado es utilizar, en caso de que lo hagan, una codificación simple que no vaya ligada a la cláusula de la norma o necesariamente a algún departamento de la empresa, de igual forma, los formatos se pueden codificar de manera simple e ir únicamente referenciados dentro del procedimiento, los formatos deben cumpir con lo que establezcas en tu procedimiento de control de documentos, aquí es donde yo recomiendo simplicidad.

    Los mismo aplica para tu lista maestra, la cual únicamente es una lista, valga la redundancia, donde enumeras con qué documentación cuentas, su código y la revisión vigente.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • Ewa Emich
    • 17/01/17 12:57
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    (0/0)
    Hola
    Muchas gracias por la explicación y el consejo. De echo pensamos relacionar con un departamento pero ahora he entendido que no es buena idea. Sino mejor con el procedimiento. Un saludo ewa
    PD seguro que me surgirán más dudas más adelante.
    Saludos cordiales Ewa
  • Majogp
    • 21/05/18 19:12
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    (0/0)
    Estimados, estuve mirando estos comentarios. Tengo un problema con mi SIG que ya ha sido creado por mi antecesor. Me encuentro con que el procedimiento de RRHH (PG12) tiene un registro de capacitacion que lo quiero asignar al procedimiento de capacitacion (PG 15) por lo cual este registro pasaria a llamarse RG 15.01 pero que hago con el numero de revisión (02) y la fecha (05/2017)? si mi procedimiento de capacitación es rev 00 y fecha 08/2017, no se supone que el registro debería ser posterior al procedimiento?.
    Saludos.-
  • Edgar Villena
    • 23/05/18 18:24
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    (0/0)

    Majogp escribió:
    Estimados, estuve mirando estos comentarios. Tengo un problema con mi SIG que ya ha sido creado por mi antecesor. Me encuentro con que el procedimiento de RRHH (PG12) tiene un registro de capacitacion que lo quiero asignar al procedimiento de capacitacion (PG 15) por lo cual este registro pasaria a llamarse RG 15.01 pero que hago con el numero de revisión (02) y la fecha (05/2017)? si mi procedimiento de capacitación es rev 00 y fecha 08/2017, no se supone que el registro debería ser posterior al procedimiento?.
    Saludos.-


    Hola Majogp:

    No hay problema, las versiones de los registros y los procedimientos no necesariamente tienen que coincidir, son independientes. Así puedes tener un procedimiento con versión 00 (fecha de aprobación 05/2015) y su registro con versión 05 (fecha de aprobación 05/2018).

    Saludos cordiales
    _________________
    Edgar Villena, PMP®
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  • Majogp
    • 23/05/18 21:30
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    (0/0)
    Gracias Edgar!, mi regunta era porque el regitro venia de otro procedimiento por lo que la rev 05 tiene fecha anterior al procedimiento al cual lo quiero asignar. El control de cambios de los registros donde se anota? en el mismo registro? porque cambio de revisión con la actualización pero no agrego detalles.
    Saludos.-
  • Edgar Villena
    • 23/05/18 23:01
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    Majogp escribió:
    Gracias Edgar!, mi regunta era porque el regitro venia de otro procedimiento por lo que la rev 05 tiene fecha anterior al procedimiento al cual lo quiero asignar. El control de cambios de los registros donde se anota? en el mismo registro? porque cambio de revisión con la actualización pero no agrego detalles.
    Saludos.-


    Normalmente no se documentan los cambios para los registros, pero se pueden colocar algunas observaciones importantes en la lista maestra de registros.

    Sugiero no complicarte, actualiza el procedimiento PG 15 haciendo referencia al registro RG 15.01, y como el registro es nuevo (saldría con versión 00), ambos documentos pueden salir con la misma fecha.

    PG 15 (versión 01, fecha de aprobación 31/05/2018)
    RG 15.01 (versión 00, fecha de aprobación 31/05/2018)

    Saludos cordiales
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    Edgar Villena, PMP®
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  • Majogp
    • 24/05/18 2:08
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    Gracias Edgar!.-
  • Majogp
    • 4/06/18 20:52
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    Estimados, me encuentro nuevamente en una encrucijada por los nombres y códigos de documentos. Resulta que tengo un procedimiento correspondiente al mantenimiento de todos los equipos de la empresa (htas, vehiculos, maquinas, etc) y los check list o planillas de inspección asociados no tienen nombre aun, yo les puse un nombre y los agrupe a todos (son 15 registros) en un mismo documento de excel. Ahora bien con el uso es necesario adaptarle cambios a cada uno por lo que las revisiones para cada uno empiezan a surgir. Debo darles un nombramiento y codigo a cada uno? no seria engorroso que tenga tantos registros un solo procedimiento?, ya que también tiene ordenes de trabajo, plan de mtto, como otros registros.
    MIL GRACIAS!!!
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 5/06/18 22:21
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    Majogp escribió:
    Estimados, me encuentro nuevamente en una encrucijada por los nombres y códigos de documentos. Resulta que tengo un procedimiento correspondiente al mantenimiento de todos los equipos de la empresa (htas, vehiculos, maquinas, etc) y los check list o planillas de inspección asociados no tienen nombre aun, yo les puse un nombre y los agrupe a todos (son 15 registros) en un mismo documento de excel. Ahora bien con el uso es necesario adaptarle cambios a cada uno por lo que las revisiones para cada uno empiezan a surgir. Debo darles un nombramiento y codigo a cada uno? no seria engorroso que tenga tantos registros un solo procedimiento?, ya que también tiene ordenes de trabajo, plan de mtto, como otros registros.
    MIL GRACIAS!!!


    Hola, es muy común utilizar un registro por actividad, sin embargo,en ocasiones existen actividades que por su tipo pueden coincidir en características, en estos casos, puedes optar por unificar estos y establecer un método que establezca en cuáles casos se verificarán determinadas características. En cualquier caso, siempre se deben identificar unívocamente los documentos con la finalidad de poder diferenciarlos, uno del otro.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    En ocasiones es hasta engorroso el mismo procedimiento de mantenimiento cuando se puede trabajar solamente con el programa de mantenimiento. Los registros, como bien comentas Wilbert, se pueden fusionar.

    Saludos
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    Ing. David Saavedra Zárate

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