Foro: Cuestiones generales sobre ISO 9001

Ayuda para que el personal cumpla con los procedimientos del sistema

  • RafMac
    • 25/03/11 0:35
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    (4/0)

    Saludos,

    espero tengan un buen día, saben tengo problemas con la implementación de los documentos del sistema de calidad, se lo atribuyo a la falta de dirección y descarto la posibilidad de que los documentos no sean practicos o aplicables.  A veces parece que el único interesado en que las cosas del sistema de calidad se hagan soy yo como coordinador de calidad. 

    ¿Alguien puede darme algunos tips o recomendaciones para lograr una implementación efectiva de los documentos?

    He probado con capacitación, pero creo que no ha dado los resultados esperados, creo que la causa es la falta de dirección como ya lo mencione, pero independientemente de eso, ojala puedan darme algunas medidas que ustedes hayan aplicado para mejorar y acelerar la implementación de los documentos del sistema por el personal de la organización.

    Gracias.

  • David Saavedra Zárate
    • 25/03/11 1:28
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    (6/0)

    Hola:

    Independientemente de una falta de dirección, como tu lo mencionas, y lo entiendo como un rumbo, un objetivo, una meta.

    La implementación del sistema de calidad no requiere sólo de lo anterior, requiere de algo primordial que es la completa determinación y convencimiento de la alta dirección, además de estar comprometido con ello y hacer partícipe de ello a su personal.

    La implementación tambien requiere de una buena planeación, un plan y un programa de trabajo que nos indique lo que vamos a hacer y en que tiempo lo debemos hacer, además de los recursos y los responsables.

    Desde luego, alguien como tu que le de seguimiento a dicha implementación, a los compromisos pactados y le informe a la alta dirección los avances.

    Si no existe ese compromiso, dificilmente se logran resultados, es odioso estar detras de la gente para que haga su trabajo, además de ser nada eficiente.

    Pero no dejes de picar piedra, tu liderazgo debe ser primordial, incluso hasta de despertar a la alta dirección.

    Un consejo, el sistema de calidad ISO-9001 es un sistema amigable a cualquier organización, incluso, bien implementado, robusto y maduro, es tambien amigable a las crisis, pero para lograr esto requiere de trabajo en equipo, y de hacer los documentos lo más sencillo y práctico posible, muchas veces nos llenamos de documentos que realmente no se requieren. Tomen como base siempre lo que el cliente necesita, la satisfacción del cliente, todo aquello que nos sirva para lograr esa satisfacción, lo que no nos sirva para ello es simplemente basura.

    El sistema de calidad no es más que administración, un gran error que cometemos es separar nuestras actividades de "lo de ISO", cuando debiera ser uno mismo. Si revisamos detenidamente la norma, nos daremos cuenta que tiene mucho de lógica y de sentido común, mucho de administración, de planeación, y normalmente sus requisitos lo hacemos, aunque muchas veces mal, eso hace la diferencia.

    No separes o no permitas que separen esas actividades debes fusionarlos, ¿cómo?. haciendo de ellos el sistema, haciendo que el sistema trabaje para ellos y no ellos para el sistema. Muchas veces por eso los sitemas de calidad no funcionan.

    Buen trabajo y a darle duro.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
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  • Hugo
    • 25/03/11 3:58
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    (0/0)

    Buenas noches RafMac: Primero quiero comentar que considero que cuaquier acción que tomes, si no contás con el apoyo de la Dirección díficilmente pueda traer buenos resultados. Por otra parte si a tu Dirección no le importa, ¿por qué a vos tendría que importarte?

    De todas formas, si sos de los que no temen "remar contra la corriente" te dejo unos tips:

    Seguí los consejos que te dejó Saavedra (muy oportunos y apropiados).

    Si dispones de recursos, puedes implementar un sistema de "premios" que se  recompensen de alguna manera al personal que se involucra del que no lo hace.

    Si el sistema de calidad implementado es ISO 9001 hacé no conformidades en donde las haya.

    Generá acciones preventivas y correctivas, la dirección se verá "obligada" a ver el resultado de las mismas en la revisión por la dirección.

    En fin, muchas pueden ser las salidas y si necesitás algo más concreto no dudes en volver a consultar.

    Saludos y éxitos!!

    Hugo 

     

  • Azken
    • 5/05/11 19:27
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    (0/0)

    Buenas tardes:

    En mi blog www.pcda9001.es escribí hace poco algo que, a lo mejor te puede ayudar.

    Saludos

    Carlos

  • Mariana Pizzo
    • 6/05/11 21:03
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    (2/0)

    Hola RafMac.

    Creo que el problema puede pasar por dos lados. Como bien dices, si no hay compromiso de la dirección, difícilmente se perciba la calidad como una prioridad o algo serio que guíe el trabajo cotidiano.

    Por otro lado, habría que ver cuál es el origen de los procedimientos que deben cumplir los empleados. Qué grado de participación e identificación tienen con ellos.

    Te paso dos artículos que espero puedan ayudarte (uno por cada uno de estos temas):

    http://comoservirconexcelencia.com/blog/15/.html 

    http://comoservirconexcelencia.com/blog/gestion-de-la-calidad-consecuencias-de-la-falta-de-compromiso-de-la-direccion/.html

    Saludos,

    Mariana 

    _________________

    Ing. Mariana Pizzo
    Especialista en Calidad en el Servicio

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  • Jazmine
    • 7/05/11 2:42
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    Hola a todos, yo tambien estoy teniendo inconvenientes con esto. Hay incumplimiento de procedimientos, a pesar de que la sensibilización y la capacitación es permanente. Ante los incumplimientos, requiero que los responsables se levanten una NC y documenten la respectiva acción. Pero veo que se puede volver una "costumbre" incumplir y levantarse la NC, y tampoco es la idea. No soy amiga de "Obligar" el cumplimiento pero ya estoy pensando que en este punto se requiere algo de ese estilo, por ejemplo generar memorandos por incumplimiento de procedimientos y demás requisitos. Que más puedo hacer, o que otras estrategias son recomendables.

    Muchas, muchas gracias por sus ideas,

     Jazmine

  • David Saavedra Zárate
    • 7/05/11 2:55
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    (4/0)

    Hola:

    Ellos nunca se van a levantar una no conformidad, no esperes eso, ustedes deben actuar, y no sólo es un incumplimiento a un procedimiento, es un incumplimiento a sus responsabilidades que es más grave aún.

    Pero la no conformidad no es hacia la persona, es hacia el sistema de calidad, lo que ellos están dejando de hacer, y si la dirección hace caso omiso a esas inquietudes es porque no existe un compromiso desde la dirección. El causa de esa no conformidad es la actitud e irresponsabilidad de las personas.

    Como lo he dicho siempre, es rídiculo estar detras de las personas para que hagan su trabajo, es odioso, nada productivo, nada eficiente, todo lo contrario.

    Si laspersonas no saben y quieren, hay que enseñarles, si no saben y no quieren, hay gente afuera que quiere trabajar y que seguramente espera una oportunidad.

    Levanten la no conformidad y el análisis y las acciones que se generen darán las respuestas.

    Saludos.

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Frank Joseph Vásquez
    • 8/05/11 1:59
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    Hola,

     A lo planteado en respuesta a la consulta, hago incapie y acoto:

    - Resulta crucial contar con el compromiso de la dirección, hay que pensar cómo ganárselo. Hablar en términos de sus interes organizacionales es importante, tenemos que ayudarlos a ver cómo el sistema los va a ayudar y haciendo incapié en la importancia de su participación.

    - A propósito de lo anterior, sugiero asegurar la implementación de objetivos de calidad, utilizando KPI´s, que estén alineados (obviamente) con la estrategia del negocio, lo que debe provocar (al dejar notar la relación entre los logros del sistema con los corporativos) la consideración de la dirección.

    - Cuando la estrategia de desarrollo de objetivos es buena, genera motivación intrínseca de la gente, lo que alinea su comportamiento no solo con el logro de los objetivos, sino también ayuda al cumplimiento de procedimientos.

    Si consideras que te puedo ayudar, no dudes en hacerme la consulta que consideres.

    Suerte.

    _________________
    FJV
  • Gianluca
    • 10/08/15 7:17
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    Hola, me sucede lo mismo, a partir del dia de mañana tomare el puesto de coordinador de la implementacion del SGC pero hasta el momento el mas interesado he sido yo, cabe resaltar que si tengo el apoyo de la alta direccion pero creo que lo mas tedioso ha sido anclar esta informacion a los mandos medios.
    Ven la implementacion como un trabajo más al que ya tienen.

    Tambien solicito algunos tips que hayan podido usar en caso hayan tenido este inconveniente..

    Gracias.
  • Lourdes González Reyes
    • 15/09/18 0:57
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    Buen día, yo al igual que ustedes tengo el mismo problema con el liderazgo de la alta dirección, ya que siento de alguna forma están más interesados en tener solo la certificación (Papel) que en mantenerla, además de que los demás dueños de los procesos no están realmente interesados en cumplir o mejorar el SGC, no aportan mucho; pero aquí tengo el inconveniente mas grande, la mayoría son familiares del Director de la empresa cosa que afecta mucho pues este ultimo les tolera mucho, si les llega a llamar la atención pero nunca pasa de un regaño y ya. Yo siempre he dicho que es algo tan negativo mezclar nuestras relaciones personales con el trabajo porque se pierde toda la objetividad de la empresa, pero bueno soy muy joven para que mis opiniones tengan mayor peso.
    Ademas que todos tienen el ego muy elevado para que uno les diga en que van mal porque se ofenden y piensan que estamos en contra de ellos cosa que se hace para que mejore el procedimiento y las cosas sean mas fáciles, pero lo toman tan personal y eso que tienen carreras y son "profesionales" cosa que pues yo aún estoy en proceso.

    Pero bueno, no me daré por vencida y tratare de tomar los consejos que dan referentes a estos temas, ya que he ido aprendiendo mucho al ingresar a este portal, espero ser también tan buena para saber interpretar de manera mas eficaz la norma ISO 9001. Saludos.
  • David Saavedra Zárate
    • 15/09/18 4:04
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    (2/0)
    Hola, es un tema complicado, más cuando la empresa es familiar, pero son de los grandes retos que debemos asumir. Les comento algunos tips que deben seguir:

    1. No separar las actividades de la organización con ISO, es algo muy común y que dificulta la implementación. El SGC debe fusionarse con las actividades, procesos, responsabilidades, etc. Son uno sólo. Si separan ambos rubros se llega a pensar que es más trabajo lo que realizarán, cuando es totalmente falso, los requisitos de la norma deben adaptarse a los procesos y/o actividades y hacerlo uno sólo. De pronto es muy común escuchar: "tengo que hacer lo de ISO", Ojo, cuando esto suceda pongan atención a ello, fusionen.

    2. El SGC busca oportunidades de mejora, no busca fallas en las personas, deben tener cuidado en como se expresan, cuando esto se dá, es cuando las personas toman las cosas como algo personal, pues las estamos evidenciando, eso no es el objetivo de la norma. Independientemente de que cada actividad y procesos tienen responsables, no buscamos qué estamos haciendo mal, buscamos qué podemos mejorar, dónde podemos adoptar buenas prácticas. La diferencia de ésto hace que las personas participen, o que las personas pongan obstáculos.

    3. A la alta dirección hay que demostrarle con números para convencerlo, cuánto vamos a mejorar, qué representa, cuánto vamos a invertir, no cuánto vamos a gastar, y claro, en que tiempo lo recuperamos y cuales son los beneficios debidamente planeados, con responsables y fechas de compromisos.

    4. Predicar con el ejemplo, si no se convencen, predicar con el ejemplo, si siguen sin convencerse, predicar con el ejemplo, entonces verán los resultados y los beneficios.

    5. Las empresas deben crecer, no solamente en ingresos, sino estructural y profesionalmente.

    6. No solo basta con ser la mejor empresa, hay que creerse que somos la mejor empresa.

    Hay mucho más que recomendar, pero el tiempo y el espacio es limitado.

    Éxito y adelante.
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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