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Se realizan actividades no documentadas. Cómo se califica esto en una auditoría

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  • Fochali
    Se realizan actividades no documentadas. Cómo se califica esto en una auditoría
    • 16/12/10 22:44
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    (0/0)
    ???

    Amigos como estan buen día, quisiera saber como se califica en una auditoría de gestion de calidad cuando encuentran que no está definido en algun procedimiento una actividad, pero esta se hace, pongo un ejemplo:

    en un procedimiento de pedidos ofertas y contratos no está definido donde se registran los pedidos del cliente, pero esto se hace en la agenda de quien recibe esa información.

    Gracias a todos por sus respuestas.

     

  • one
    Re: ayuda sobre Auditoria
    • 17/12/10 14:32
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    (0/0)
    ???

    En estos casos como el del ejemplo que comentas, el auditor va a preguntar que como se reciben los pedidos (es una pregunta muy habitual), y tú le vas a decir que en ese formato. Lo mas probable es que si no se conoce bien la documentación ni se de cuenta, pero si es un auditor meticuloso, te va a decir que ese formato no está definido en la documentación, y que el hecho de no estarlo puede inducir a error a la hora de registrar los pedidos de los clientes y sus requisitos. No se trata de algo sin importancia, todo lo contrario, un error al transcribir un pedido provocará que no se pueda tramitar correctamente. Además si los pedidos los anota cada persona de manera distinta en su agenda, la organización como tal no tiene una información clara para tratar el pedido.

    Yo te recomiendo que crees un cuaderno de pedidos y que todos usen el mismo formato, de esta manera la información es mas fácil de tratar, y se producen menos errores.

    Saludos

    Rafael

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  • Fochali
    Re: ayuda sobre Auditoria
    • 17/12/10 16:30
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    (0/0)
    ???

    Gracias ONE trataré de revisar el procedimiento otra vez y agregar en él el formato de recepción de pedidos..

    Estamos en contacto.

  • wilvivas
    Re: ayuda sobre Auditoria
    • 18/12/10 18:30
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    (1/0)
    ???

    Hola como bien lo menciona Rafael, debes documentar lo que haces y hacer lo que documentas de lo contrario es una NC por no realizar lo establecido en tu documentación.

    De hecho yo publiqué este post donde se explica cómo redactar un NC bien documentada.

    Saludos.

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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
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  • Gust_aboo
    Re: ayuda sobre Auditoria
    • 20/12/10 8:13
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    (0/0)
    ???

    Hola a todos.

    En cuanto a generar formatos para todas las actividades de la empresa yo discrepo bastante, ya que en algunos casos es útil, pero en otros terminas haciendo un procecimiento tan rigido que la falta de un dato en el formulario de recogida de pedidos te puede costar una no conformidad. Yo he decidido plasmar en el procedimiento de compras qué datos deben aparecer en un pedido en cualquiera de los casos y apoyarlo con la formacion al personal que recoge los pedidos y luego ya lo del formato es secundario. Nosotros tenemos un formato 'guia' y se puede usar o no, pero siempre aparaceran los mismos datos en todos los formatos que usamos. Espero haber ayudado.

  • wilvivas
    Re: ayuda sobre Auditoria
    • 22/12/10 18:04
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    (0/0)
    ???

    El punto importante de tu pregunta lo ejemplificaré:

    • Supongamos que vamos a cocinar algo siguiendo una receta en la cual especifica los pasos a seguir y entre ellos establece en alguna parte que debemos agregar 350 ml de aceite de olivo pero nosotros le agregamos 400 ml porque así sabe mejor, pues simple y sencillamente no estamos siguiendo lo ya establecido (NC), lo que se podría hacer es simple, modificar la receta y establecer que podemos agregar entre 350 ml y 400 ml, de está manera lo que está escrito (y es lo que nos guía) concuerda con lo que realmente estamos haciendo.

    Es ahí donde está lo importante de tu pregunta, no tanto el formato, ese queda de mas, la respuesta es si tu registras en tu agenda porque te funciona y te es útil pues establecelo en tu procedimiento, pero te recomiendo aplicarle tu procedimiento de control de documentos a la agenda que usas.

    Saludos

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    Wilbert Vivas
  • Gilberth
    Re: ayuda sobre Auditoria
    • 22/12/10 19:11
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    (0/0)
    ???

    Se debe prestar atención, porque aunque no haya necesidad de especificar que se tiene que llenar el registro que menciona Fochali, es importante tener en cuenta que la cláusula 7.2.2 establece que deben revisarse los requisitos relacionados con el producto y se debe dejar evidencia de esta revisión.

     

    La evidencia de la revisión de los requisitos del producto, es un registro que debe controlarse por el procedimiento de control de los registros, esto implica que debe contar con todos los elementos de control definidos por la organización en este procedimiento.

     

    Atención con el registro de la capacidad que tiene la organización para cumplir los requisitos 7.2.2 c) esto debe estar muy claramente definido en los procesos relacionados con el cliente en la etapa de "negociación"

     

    Saludos

     

    Gilberth

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    Gilberth Araujo

    @csaica

  • one
    Re: ayuda sobre Auditoria
    • 23/12/10 2:03
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    (0/0)
    ???

    Saliéndonos de la norma un poco, lo importante de este caso es que se trata de la forma de tomar los pedidos que es como se documentan los requisitos solicitados por el cliente. Este es uno de los formatos que yo siempre digo que es importante definir, porque si cada empleado de compras, comercial, etc lo hace a su manera, el almacén tendrá muchos errores porque no comprenderá la información.

    Saludos

    Rafael

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    Saludos

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  • KAROLA
    Re: ayuda sobre Auditoria
    • 1/02/11 18:16
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    (0/0)
    ???

    Estimado Wilbert

    Tengo una duda sobre las calificaciones en la auditoría, por que he participado de certificaciones, y sus correspondientes auditorías, he recibido auditorías de segunda parte en varias ocasiones y bajo distitntos criterios, pero por que se catalogan como conformidades mayores menores y observaciones si para efectos de la norma solo habla de  no conformidad como incumplimiento de requisito? y no se cataloga o puedo considerarlo como un acuerdo mundial casi global para auditar?saludos,

    Karola

  • wilvivas
    Re: ayuda sobre Auditoria
    • 1/02/11 19:07
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    (0/0)
    ???

    Esto ha sido el guión que muchos organismos de certificación (OC) han seguido durante mucho tiempo, sería entrar en polémica sin embargo te comento que la norma ISO 19011 efectivamente sólo habla de hallazgos de conformidad y no conformidad, sin embargo en las segundas la misma norma en su apartado 6.5.5 establece que las no conformidades se puede clasificar, he aquí donde cada OC utiliza su propio criterio para definir el tipo de clasificación que le dará, lo justo es que se te proporcione la metodología para ello, en cuanto a las observaciones, es algo que los mismo OC se inventaron, la norma ISO 19011 utiliza la palabra observación pero con la siguiente definición:

    • observación.
    • (Del lat. observatĭo, -ōnis).
    • 1. f. Acción y efecto de observar.
    y la ISO/IEC 17021 (norma que deben cumplir como OC) la utiliza de la misma manera.

    La dichosa "observación" es al final de cuentas una NC que visten de manera bonita, esto con la finalidad (asumo yo) de que el auditor y el OC no quede tan mal ante el auditado y/o cliente de auditoria y este diga "este OC es exagerado, no lo vuelvo a contratar".

    Siendo estrictos nada obliga al auditado a cubrir la "observaciones" debido a que no existe el término en la ISO 19011 que es la que se usa para auditorías.

    Te anexo un documento que utiliza en México la entidad mexicana de acreditación para clasificar las no conformidades en base al incumplimiento de los requisitos de la ISO/IEC 17025.

    Saludos.

     




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    Wilbert Vivas
  • KAROLA
    Re: ayuda sobre Auditoria
    • 2/02/11 20:35
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    (0/0)
    ???

    Muchas gracias wilbert.

    Karola

  • KAROLA
    Re: Registro
    • 4/02/11 22:05
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    (0/0)
    ???

    Estimado Wilbert

    Si yo estoy orientada al proceso de admisión, y la lista de ingresantes es un registro producto de la selección, entonces es un registro del SGC, pero usualmente estos resultados de la selección lo manejan a través de resoluciones,,,, yo podría indicar que para efectos de la identificación que se sigue con la codificación de resoluciones de la EPG ya que se identifican de ese modo y  que este registro tiene la duración del proceso de admisión, como tiempo de retención?

     

    Gracias

    Karola

  • wilvivas
    Re: Registro
    • 11/02/11 7:42
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    (0/0)
    ???
    KAROLA escribió:

    Estimado Wilbert

    Si yo estoy orientada al proceso de admisión, y la lista de ingresantes es un registro producto de la selección, entonces es un registro del SGC, pero usualmente estos resultados de la selección lo manejan a través de resoluciones,,,, yo podría indicar que para efectos de la identificación que se sigue con la codificación de resoluciones de la EPG ya que se identifican de ese modo y  que este registro tiene la duración del proceso de admisión, como tiempo de retención?

     

    Gracias

    Karola

    Podrías ser un poco más específica en tu pregunta, para serte sincero no termino de entenderla Embarassed pero te recuerdo que para un tema nuevo debes abrir el post correspondiente.

    Saludos.

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