Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

No Conforme Procedimiento control de registros

  • Leissy
    • 18/06/10 23:31
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    HOLA A TODOS! Kiss

    La semana pasada de la auditoria con BUERAU VERITAS me salio 2 no conformes del sistema  a los cuales debo hacerles plan de accion y enviarlos al auditor para podernos certificar. a continuacion se los relaciono y propongo las acciones correctivas, para que ustedes me den su valiosa opinion. y desde ya Muchas Gracias!!

     NCm El procedimiento para el  control de registros no define los controles de almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de registros.    En el listado maestro de registros no se ha definido control de disposición para ningún registro.  En el listado maestro de registros no se han definido controles para los siguientes: calibración de equipos, revisión por la dirección, competencia del personal.

     CAUSAS: El control de los  registros se venian haciendo con un listado maestro donde se identificaba el registro, su almacenamiento y retencion  haciendo falta la disposicion de los mismos luego de pasado el tiepo de retencion. No se tenia definido estos criterios en el procedimiento de registros por que se desconocia la importancia de que estuviera implicito .

    ACCION CORRECTIVA: Estudiar la norma iso 9001 : 2008 en los puntos 4.2.4 para establecer y mejorar el procedimiento de control de resgistros definiendo claramente como se idenfifican, se almacenan se archivan y se protegen.

     

    NCm

    Se evidencia que no siempre la redacción de las no conformidades permite conocer el estado real del hallazgo. Se evidencia que no siempre el análisis de causas es coherente con la no conformidad encontrada. Se evidencia que en la mayoría de acciones correctivas, las acciones planteadas no aseguran que se eliminen las no conformidades y sus causas. Se evidencia que no se esta dejando siempre registro de resultado de las acciones tomadas. Se evidencia que en la revisión de la eficacia no siempre se indica el efecto de las acciones tomadas frente a la no conformidad y sus causas.

    CAUSAS: La forma de redactar las acciones correctivas estaba mal enfocada por que se estaban hacienco correcciones y no se atacaba la causa raiz del problema por falta de entrenamiento al personal en cuanto a la formulacion de redaccion de no conformes, su analisis y seguimiento.

    ACCION CORRECTIVA: Realizar una formacion al personal del sistema de gestion de calidad encuanto a los temas de acciones correctivas y su correcta formulacion. tambien en temas de auditoria para aclarar los conceptos y cerrar brechas.

     

    GRACIAS!

  • David Saavedra Zárate
    • 21/06/10 19:57
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    Hola, tambien hay que definir en el primer punto el tiempo de retención de los registros antes de su destrucción. Lo demás excelente.

    En el segundo punto, debes realizar un programa de dicho entrenamiento que defina fecha y puntos o aspectos a entrenar, este programa debe coincidir antes de la siguiente auditoría interna.

    Saludos

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  • One Economic&Quality Consulting
    • 22/06/10 13:15
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    La segunda NC Lei quizás sea simplemente técnica. Yo acabo de terminar un curso sobre la 14001 y en la parte de redacción de las con conformidades respecto a otros cursos se hizo mucho hincapié en la manera correcta de redactarla.

    Te recomiendo que concretes estos aspectos para luego poder formar a la gente para la redacción y seguimiento de no conformidades.

    Saludos

    Rafael

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  • Leissy
    • 22/06/10 22:35
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    Muchas gracias por tu apreciacion , la tendre en cuenta. necesitaba que alguien con mas experiencia me ayudara dandole una revision.

     

    Gracias!

  • RV83
    • 19/10/12 21:50
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    Buen Dia a todos

    Yo tuve hace poco auditoria con Bureau veritas y octuve la siguiente OBS: "Referencian en el listado (control de regsitros) en dispociion final algunos registros con NA (No Aplica), revisar el manejo frente al termino"

    Especificamente reviso el registro de Programa de auditorias, el cual es un archivo en el excel que manejo y hasta el momento solo llevo menos de una hoja con 5 auditorias desde que inciamos ISO de 2011 a hoy 2012.

    Mi pregunta va a, ya que es un archivo de excel y obvio tiene mucha capacidad, por eso no tiene dispocicion final ¿debo definir un tiempo de uso de este archivo y crear uno nuevo, ejemplo cada año y debo llevarlo impreso?? Aqui en la compañia se maneja lo que es una copia de BACK UP en la compañia todos los procesos llevan uno que otro registro asi en digital y tambien los tenemos como disposicion final NA (anexo ejemplo)

    Les agradezco por su asesoria!!!




    ArchivoTamañoClics
    xlsejemplo de dispos.xls 17.50 KB 488
  • David Saavedra Zárate
    • 20/10/12 20:04
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    Los registros tanto físicamente (impreso) como digital, deben tener una disposición final, el auditor no habla del excel que manejas, habla del registro, en esa tabla de excel has desarrollado programas de auditorías del 2011, 2012, generarás del 2013, etc. el del 2011, el primero que realizaste llegará el momento en que te tendrás que deshacer de él porque ya no te servirá, te robará espacio, así sean años, pero debes definir su disposición final.

    Espero haberme explicado.

    Saludos

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  • criscp
    • 22/10/12 22:26
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    (0/0)

    estimados tengo una consulta que me confundió al momento:

    tengo por ejemplo este procedimiento: Control de Producto No Conforme bajo este cod: PCE-GC-04 VERSION 03 CON FECHA AL 04/05/2009 y este PROCEDIMIENTO lo reforme en contenido xq el anterior es muy general, con fecha actual a esta fecha 22/10/2012 y mediante un instructivo que elabore de "elaboración de documentos" norme que la nueva codificaciòn incluira las iniciales de la empresa  asi: CEP-pr(antes era PCE), mi consulta es la siguiente:

    en la matriz de cambios cómo manejo este cambio ya que es asi:

    PCE-GC-04 PROCED. DE PNC VERSION 03

    EL NUEVO PROCEDIMIENTO REFORMADO SOBRE ESTE ES DE PNC IGUAL COMO QUEDARIA:

    CEP-PR-GC-04 VERSION (04) = LA QUE SIGUE A LA ANTERIOR O POR LA REFORMA DE LA CODIFICACION LO CORRECTO SERIA QUE LLEVE VERSION 00 NUEVAMENTE, AUNQUE SEA LA REFORMA DEL PROCEDIMIENTO YA EXISTENTE Y LO QUE CAMBIO ES LA FORMA DE CODIFICARLO??????, AYUDENME ME ENTRO UNA SERIA DUDA, Y ESTOY POR SOLICITAR APROBACION DE ESTOS DOCUMENTOS A GERENCIA, MIL GRACIAS

  • RV83
    • 21/09/15 17:50
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    • Reg.: 23/04/12
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    (0/0)
    Hola a Todos..
    Tuve auditoria con bureau veritas y me dejo la siguiente Ncm.
    Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4. EVIDENCIA OBJETIVA: No hay evidencia objetiva de que el documento denominado "Tabla de seguimiento e instrumentos para calibrar y verificar" que muestra la trazabilidad y el control sobre los equipos de seguimiento y medición se esté controlando de acuerdo a los descrito en el procedimiento PARA ELABORAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS Y REGISTROS No es eficaz el control sobre los documentos del SGC

    Mi respuesta es que cada dueño de proceso toma la decisión final sobre cada documento o registro que desee controlar dentro del sistema de calidad.
    Dentro de mi plan de trabajo esta establecer criterios para considerar y aplicar a la hora de controlar un documento o registro.
    Alguien me puede ayudar con una guía de criterios que se pueden establecer para controlara documentos y registros?

    Gracias
  • Antonio
    • 22/09/15 20:30
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    RV83 escribió:
    Hola a Todos..
    Tuve auditoria con bureau veritas y me dejo la siguiente Ncm.
    Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4. EVIDENCIA OBJETIVA: No hay evidencia objetiva de que el documento denominado "Tabla de seguimiento e instrumentos para calibrar y verificar" que muestra la trazabilidad y el control sobre los equipos de seguimiento y medición se esté controlando de acuerdo a los descrito en el procedimiento PARA ELABORAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS Y REGISTROS No es eficaz el control sobre los documentos del SGC

    Mi respuesta es que cada dueño de proceso toma la decisión final sobre cada documento o registro que desee controlar dentro del sistema de calidad.
    Dentro de mi plan de trabajo esta establecer criterios para considerar y aplicar a la hora de controlar un documento o registro.
    Alguien me puede ayudar con una guía de criterios que se pueden establecer para controlara documentos y registros?

    Gracias


    Todos los documentos que afecten la conformidad del producto o proceso deben de controlarse.

    En tu caso, creo que esa tabla es un listado del material que se calibra y verifica, lo deduzco por el nombre.
    Cualquier registro que tenga datos de verificación y calibración debe de controlarse, de hecho hay una sección en la norma de eso 7.6 Control de equipos de medición. Yo la verdad considero que no te van a aceptar tu respuesta, ya que el lineamiento de control y de existencia de documentos y registros es que afecte o intervenga en la conformidad del producto.

    Si tienes un documento que no afecte la conformidad del producto, no solo no se debería de controlar, no debería de existir! por que si lo tienes es por que te arroja información que genere valor en el proceso.

    Te recomiendo que lo metas a tu listado documental

    saludos