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Cómo hacer un informe de auditoría

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  • Invitado
    Cómo hacer un informe de auditoría
    • 9/06/10 20:56
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    Una cuestión: tengo que hacer un trabajo sobre un informe final de auditoría basándome en visitas a la empresa y su documentación. Alguién me podría decir como hacerlo (o algún ejemplo).

    Tampoco tengo muy clara la diferencia entre desviaciones, observaciones y puntos fuertes.

     Gracias.

    Saludos a todos.

  • YULIAZR
    Re: Informe de auditoría
    • 10/06/10 18:39
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    Hola!!!

     La forma en que son clasificados los hallazgos en un "Informe de Auditoría", dependen de los criterios de la empresa ya que por ejemplo, una observación podría ser = a una desviación o un punto fuerte podría ser= a un hallazgo positivo.

    Lo importante es que tengas bien clara dicha clasificación.

    En cuanto a la elaboración del "informe de auditoria", es necesario que primero tengas recopilados los hallazgos de audtoría, teniendo bien definido cuál fue el incumplimiento; es decir, fue hacia políticas de la organización, hacia el SGC, etc. Posteriormente podrías realizar lo siguiente:

     1. Agrupar los hallazgos por elemento de la norma.

    2. Dar la calificación del hallazgo una vez que observaste si es un problema puntual o algo que aparece en diversas áreas de la empresa. Recuerda que la idea es tener un enfoque de Sistema y no solamente localizado en un departamento, área o función.

    Otra información que es conveniente incluyas en el informe es:

    - fecha de realización de la auditoría, objetivo, alcance, grupo auditor; entre otra.

     Espero que te sirva la información.

    Saludos

  • mar2003
    Re: Informe de auditoría
    • 12/06/10 13:35
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    Hola, soy nueva en este portal.

    Desde hace poco estoy en el departamento de Calidad de una empresa y ya he hecho alguna auditoría interna. Tengo varias dudas y necesitaría vuestro apoyo.

    1-Cuando estás auditando un departamento de la empresa y al revisar sus procedimientos ves que algún punto no está actualizado( ej. la operativa ha cambiado, los inventarios ahora se hacen de otra manera, se sigue otro proceso  etc), yo considero que es una desviación pero no tengo claro en qué punto de la norma incluirlo, podría ser el 4.2 "Requisitos de la Documentación".?

     2-Si los anexos del procedimiento tampoco están actualizados, sería la misna desviación? 4.2 "Requisitos de la Documentación"?

    Muchas gracias

    Un abrazo

    Mar

  • andrew
    Re: Informe de auditoría
    • 14/06/10 6:55
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    Hola Mar, es el incumplimiento o desviacion al procedimiento control de los documentos que tenga la compañia y que define la revision y actualizacion de los documentos cada vez que sea necesaria. Respecto a los anexos, estos hacen parte del hallazgo y no originarian una desviacion diferente.

  • YULIAZR
    Re: Informe de auditoría
    • 14/06/10 19:16
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    Hola de nuevo!!!

    Con relación a lo que mencionas estoy de acuerdo con Andrew, son incumplimientos al punto 4.2 Control de la documetación.

    Creo que sería bueno que para el desarrollo formal de la auditoría, te apoyaras con la norma 19011 que también te habla de más detalles de la realización de auditoría de principio a fin.

    En cuanto a cómo identificar a qué punto de la norma pertenecen los incumplimientos detectados, no te preocupes, eso te lo va dando el tiempo y el conocimiento que tengas de tu Sistema de Calidad y de la norma correspondiente.

    Si quieres, te puedo apoyar en ello.

    Saludos

  • mar2003
    Re: Informe de auditoría
    • 14/06/10 19:33
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    (0/1)
    ???

    Hola gracias a los dos por la respuesta, tengo alguna consulta más relacionada con el informe de auditoría:

    1- Cuando hay puntos del procedimiento que no corresponden a la operativa actual del departamento lo pongo como desviación, por no cumplir el punto 4.2 de la noma como me habéis confirmado, no obstante, no suelo abrir acción correctiva, indico en el informe de auditoría que el procedimiento deberá actualizarse antes de.... Ej. 10 días. ¿Sería correcto así o necesariamente se tendría que abrir una acción correctiva aunque sea obvio que lo único que vamos a hacer es modificar lo que está obsoleto?

    2-Cuando en el procedimiento veo que hay partes que tampoco están actualizadas pero no hacen referencia a cambios de procesos dentro del departamento ej.  suelen ser cambios como Persona que aparece en la portada del procedimiento no es la que actualmente debería constar como aprobador porque ha cambiado de funciones o marchado de la empresa recientemente, otro ejemplo, el apartado de definiciones hay que modificarlo porque ha habido algún cambio de nomenclatura etc. En estos casos en vez de poner una desviación lo trato como una observación e indico que esos puntos del procedimiento han sido modificados en el transcurso de la auditoría. ¿Es correcto?

    3- Me estoy preparando varias auditorías y revisando los procedimientos veo que no hay ninguno denominado " Control del Producto no Conforme", no obstante, dentro de la empresa tenemos un procedimiento de "Acciones Correctivas y Preventivas" que incluye no conformidades detectadas por reclamaciones de clientes, deficiencias detectadas en auditorías internas o externas, deficiencias encontradas en los controles de inspección y reparación de nuestros productos ( este procedimiento de acciones correctivas hace referencia a otros dos procedimientos que hablan de los controles de inspección y reparación),.. Mi duda es: ¿Es imperativo que uno de los procedimientos se llame "control del producto no conforme? O sería correcto tal y como lo tenemos estructurado en nuestra empresa. , espero que te haya quedado claro.

    Muchas gracias

    Mar

  • YULIAZR
    Re: Informe de auditoría
    • 15/06/10 20:57
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    Hola Mar!!!

    Con relación a tus interrogantes te menciono lo siguiente:

    1. Yo generalmente si suelo levantar acción correctiva o preventiva dependiendo del impacto de la falta de actualización, de lo que menciona mi procedimiento de "Control de Documentos y Registros" y sobre todo, si dicha problemática (falta de actualización) se presenta en más de una área. Además, sí el hallazgo llegará a saltar en auditoría, ya tengo el respaldo de una acción correctiva/preventiva así como la programación de la actividad. En caso de que fuera algo irrelevante o no importante, yo si lo dejaría como una simple observación en el "Informe". En cuanto al período de tiempo para realizar los cambios (10 días) relamente depende del responsable que los realizará pero obviamente tiene que ser un lapso de tiempo lógico.

    2. Si se tratará de cambios en definiciones yo también pienso que sería mejor manejarlo como observación pero en cuanto a cambios organizacionales, yo no modificaría el documento (a menos que el procedimiento de "Control de Documentos y Registros" me indicará algo en específico) hasta que hubiera un aspecto importante. Te explico, pasa como con la validez de los billetes, puede ser que hayan cambios en el "cajero principal" o "junta de gobierno" pero no por eso dejan de tener su valor y deben de imprimirse de nuevo todos con las personas ahora encargadas de plasmar dichas firmas.

    3. Considero que no es necesario que exista como tal un procedimiento que lleve el nombre de "Producto No Conforme" ya que pudiera darse el caso en que estuviera fusionado con algun otro; sin embargo, es importante qué tengas bien identificado en qué documento tienes definidos el cumplimientos de los requisitos de la norma con relación a este punto. Por otro lado, recuerda que dentro de los procedimientos que exige la norma esten implementados está el de "Producto No Conforme". Lo que mencionas de "REPARACIÓN", me suena a un tipo de tratamiento de PNC, por lo que puediera ser que estuviera contemplado allí.

    Espero no haberte confundido.

    Saludos

     

  • mar2003
    Re: Informe de auditoría
    • 16/06/10 21:47
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    Hola,

    Gracias por las respuestas:

    Me gustaría tener vuestra opinión:

    1-En auditoría interna he detectado que varios procedimientos dentro del departamento auditado tienen que ser modificados: como os decía en algunos casos son simples actualizaciones de terminología o definiciones, en otros actualización de anexos y registros, en algunos casos es ampliar algún punto del procedimiento en base a la operativa actual.

    Lo que pretendo hacer es :

    1-Levantar acción correctiva sobre el punto 4.2.3 de la norma agrupando todas las modificaciones más relevantes detectadas.Correción= modificación de procedimiento

    Consulta:¿qué acostumbráis a poner como acciones en este tipo de acciones correctivas?..

    2-Aquellas modificaciones de procedimientos poco importantes  o relevantes las trataré como observaciones indicando en el informe de auditoría  que  estas actualizaciones han sido modificadas en el transcurso de la auditoría.

    Por favor decidme si el tratamiento de este tipo de AC y/u observaciones lo consideráis adecuado. Si tenéis alguna sugerencia más, agradezco  enormemente vuestros comentarios.

    Un saludo

    Mar!

  • YULIAZR
    Re: Informe de auditoría
    • 17/06/10 17:49
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    Hola Mar!!!

    Me parece adecuado el manejo que señalas. Con relacion a la pregunta que realizas te comento que las acciones que sueles indicar son:

    1. Revisión General del Procedimiento y realización de cambios.

    2. Oficialización y difusión en el SGC.

    Sin embargo cuando la problemática se preenta en varias áreas, englobas a todas ellas en la misma acción con la finalidad de no tener que levantar 5 o seis acciones con la misma situación.

    Saludos

  • Invitado
    Re: Informe de auditoría
    • 21/06/10 9:53
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    Hola, alguien me podía pasar un ejemplo real de un informe de auditoría interna, por que no se como redactarlo.

    Gracias