J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)
Hola,
Tengo una consulta sobre auditoría interna. Cuando estás auditando los procedimientos de un departamento de la empresa y detectas que alguno de los puntos del procedimiento no está actualizado, ej. ha cambiado la operativa en relación a ese punto, ahora el departamento utiliza otros sistemas o tiene otra metodología de trabajo. En estos casos considero que es una desviación pero tengo dificultades para asignarle el punto de la norma ISO 9001:2008 que infringe. ¿podría decirse que para todos estos casos en los que los procedimientos no están actualizados, no se está cumpliendo el punto 4.2 de la norma.? Gracias
Interesante pregunta la que haces Mar2003.
Debemos tener en cuenta que la norma solo nos obliga a documentar 6 procedimientos de los que ninguno podemos describirlo como procedimiento "operativo" de la empresa. Son más procedimientos propios del SGC que de la propia organización.
Por tanto si encuentras que en un procedimiento documentados de los que describen procesos concretos de la empresa existen divergencias con lo que hacen actualmente, en mi opinión debes valorar la importancia de esta divergencia y si esta incide en la prestación del servicio o la producción del producto.
Si ves que se trata de una diferencia en algo sin importancia no creo que merezca ni el grado de no conformidad, pero si se trata de algo importante que afecta al producto o servicio si pienso que debe ser constitutivo de una no conformidad menor.
Saludos
Rafael
Hola Rafael,
Gracias por la respuesta..
entonces en esos casos de divergencias menores sobre lo que indica el procedimiento y la operativa actual de departamento ej. cambio de nomenclaturas, cambio de responsable del procedimiento etc. ¿lo tratarías como una observación, indicando en el informe de auditoría que el procedimiento deberá ser modificado en los próximos dias, por ejemplo? Gracias
Mar
Personalmente si se trata de errores como estos que mencionas si que los trataría como observaciones.
Saludos
Rafael
Viendo el otro post en el que has escrito y viendo las contestaciones que ha dado por ejemplo Andrew, es cierto que si te encuentras por ejemplo que esos errores documentales que pueden ser insignificantes en cuanto a su importancia respecto a la prestación del servicio o fabricación del producto, si que pueden estar en total contraposición con lo que dice el propio procedimiento de control de documentos de la propia empresa.
Ahí si que te puedes encontrar con que a lo mejor es el propio procedimiento el que te marca que lo que tú has visto es un error que según su SGC no es permitido y puede que sea constitutivo de una NC menor.
Ahora bien tampoco creo que sea necesario que levantes una NC por cada error que has encontrado. Puedes englobar todos estos pequeños errores como una NC menor contra el punto de la norma 4.2.3.
Saludos
Rafael
mar2003 escribió:
Buenas noches,
Una de las oportunidades de mejora de la pasada auditoría estuvo relacionada con el procedimiento de auditorías internas, y decía que debía describirse de forma clara el seguimiento a realizar sobre las no conformidades que no generan acción correctiva en el formato establecido (plantilla de AC que utilizamos a tal efecto). Esto se debe a que cuando realizábamos las auditorías internas y detectábamos cambios menores en los procedimientos que no habían sido actualizados (ejemplo: cambio de responsable, eliminación de alguna referencia o ampliación de alguna definición, etc) algunos auditores internos ponían una no conformidad, pero no se abría acción correctiva y se indicaba que el cambio había sido realizado. Otros auditores trataban estos cambios documentales menores como observaciones y se llevaba un seguimiento conforme la modificación se había realizado.
Ahora estamos modificando el procedimiento y creo que la mejor opción y la más factible para evitar ambigüedades es indicar que:
Los cambios o modificaciones procedimientales menores a realizar que han sido detectados durante el proceso de auditoría interna serán tratados como observaciones y serán documentadas en el plan de acción de auditoría interna. Indicaría los casos que englobarían este punto para evitar ambigüedades (cambio de terminología, cambio del nombre del departamento, etc.)
También indicaría que todas las no conformidades detectadas generarán una acción correctiva. No pondría ejemplos, dejaría la frase tal cual. Pero aquí, por ejemplo, estoy haciendo referencia a cambios importantes que no han sido modificados en el procedimiento y que pueden afectar a nuestros procesos internos.
¿consideráis que es la mejor opción?
También me gustaría conocer vuestra opinión en caso de que además de detectar cambios documentales menores que no se han realizado, existen otros que, como he comentado, pueden afectar a nuestros procesos internos. En este caso, además de poner alguna observación relacionado con cambios menores, abriría acción correctiva y englobaría aquí todos los cambios procedimentales a realizar (los menores y los otros más importantes). Incumplimiento al punto 4.2.3 de la norma. ¿Sería correcta y adecuada esta forma de proceder?
Muchas gracias
Un saludo
Mar
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