Hasta donde extender el dibujo del organigrama/estructura

No

Ok

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Buenas tardes a todos!

La duda que necesito disipar  y para la cual os pido vuestra opinión de acuerdo a la experiencia vivida en este tema es la siguiente:

Me explico con mayor detalle para que podáis orientarme. Pongamos como ejemplo que los procesos que voy a certificar en la norma ISO 9001:2008 son la SUSCRIPCIÓN a un servicio/producto de un cliente y la EMISIÓN del contrato por este servicio/producto de un departamento que llamaremos “Empresas” y que forma parte de una división de la compañía que llamaremos “Técnica”. En el macroproceso de EMISIÓN del “Dpto. Empresas” que forma parte de la División “Técnica” se incluyen los subprocesos de IMPRESIÓN del contrato y DISTRIBUCIÓN del mismo al cliente.

Ahora bien,  estos dos subprocesos (Impresión y Distribución) no los realiza el “Dpto. Empresas” que es el que busca certificarse en la norma ISO y que pertenece a la “División Técnica”.

El subproceso de IMPRESIÓN se efectúan en otro departamento que no dependen del director del “Dpto. Empresas” pero si depende de la misma división la “División Técnica”. Ver cuadros en naranja.

Asimismo, el subproceso de DISTRIBUCIÓN se lleva a cabo fuera del “Dpto. Empresas” e incluso fuera de la “División Técnica” que se gestiona en otro departamento que depende de otro director y división.

La pregunta es si creéis que ¿correspondería incluir en el organigrama el dibujo de los departamentos que actúan con el “Dpto. Empresas” como proveedores internos para la IMPRESIÓN y DISTRIBUCIÓN de los contratos?

Está claro que tengo que incluir en el organigrama a quienes se ocupan de la IMPRESIÓN aunque dependan de otro director, pero pertenecen a la misma División, no tengo claro si incluir el dibujo de quienes hacen la DISTRIBUCIÓN porque no dependen siquiera de la misma División., puede que solo lo deje como proveedor interno sin que aparezca en el dibujo. La otra opción es dibujarlo todo para no pillarme con que me falta algo en la estructura de la organización.

Espero vuestros comentarios y opiniones sobre cómo lo haríais.

Gracias por adelantado.

No

Ok

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Si podés dibujá el organigrama completo de la Organización, esto te facilitará en el futuro extender el alcance del certificado y no hay incumplimiento por dibujar de más.

Tal vez tengas suerte y ya exista ese documento y sólo tengas que controlarlo según tu procedimiento de control de la documentación.

Tené en cuenta que hay departamentos que no nombraste que realizan procesos, seguramente Recursos Humanos te provea procesos de apoyo, por citar un ejemplo.

Por último, no es requisito que dibujes un organigrama, es lo más fácil en general; lo importante es que las autoridades estén definidas sin ambigüedades y comunicadas dentro de la Organización y eso es conveniente más allá del alcance.

No

Ok

(0/0) ???

Opino como Ospa, que definir la totalidad del organigrama no te va a costar mucho esfuerzo y a cambio tendrás cubiertas todas las posibilidades en caso de auditoría, ya que siempre te pueden decir que tal o cual departamento te está dando apoyo en algo. Asi cumples el punto 4.1. sin problema ya que te dice que debes definir la interacción de aquello que afecta a tu SGC.

Saludos

Rafael

No

Ok

(0/0) ???

Ospa, muchas gracias por tu opinión.

Intentaré adaptar el dibujo al completo, pero no podré hacerlo en su totalidad ya que los procesos que se van a certificar son únicamente de un producto de cientos que tiene la compañía. Puede que no supiera explicarme en mi mensaje, por ello pido disculpas. La compañía tiene más de 1800 empleados y no me sería posible plasmar en organigrama a toda la organización, eso en realidad está hecho a nivel de intranet de compañía y te puedo asegurar que ocupa páginas y páginas, por lo que había pensado en limitarme a lo que afecta al producto en los procesos que vamos a certificar. Así que considerando lo que tú me dices y lo que me comenta Rafael en su mensaje, incorporaré la estructura de IMPRESIÓN y DISTRIBUCIÓN al dibujo porque forman parte del macroprocesos de EMISIÓN del producto , pero no veo que deba intervenir en el dibujo RRHH  u otros departamento como por ejemplo SISTEMAS, porque si bien brindan  un servicio como proveedores internos, sus acuerdos con el departamento que administra el producto se veran reflejados en las especificaciones internas con cada uno y os puedo asegurar que tengo varios departamentos más que por política de compañía actúan de esta forma y si les incluyo me quedaría un organigrama gigantesco (ejemplo Defensa Jurídica, Gestión Documental, etc.). Esto es lo que veo como la mejor opción de momento. Ajustarme al proceso en el dibujo.

Una vez más gracias por vuestro aporte.

Y un saludo a los charruas de corazón!

No

Ok

(0/0) ???

De acuerdo con que hagas lo más sencillo, siempre hay que hacer lo más sencillo, igual te pido que consideres lo siguiente:

Si tenés el organigrama a nivel de Intranet, aunque sean páginas y páginas, ya tenés el documento que necesitás, no en papel sino informático y sólo tenés que controlarlo, es decir que esté accesible la versión correcta, que no se pueda acceder accidentalmente a las versiones obsoletas, que sea debidamente aprobado y todos los etcéteras que seguramente ya sabés. Controlarlo puede darte más trabajo que hacer uno nuevo para el alcance del certificado, así que vos decidís.

Ahora pregunto yo, tu considerás a los departamentos que te brindan servicios como proveedores, si es que entendí bien; seguramente tenés definidos acuerdos de servicio y eventualmente contraprestaciones, facturación interna supongo. No tengo posición tomada, me interesa el tema y me atrevo a preguntar:

¿Cómo definís el alcance de los servicios?

¿Los evaluás como proveedores?

Si el proveedor es malo malo, no lo podés cambiar, ¿qué hacés?

¿Quén es el responsable de las No Conformidades que detectes de esos proveedores internos?

Si lo deseás contestame por privado para no desvirtuar este tema pues estoy realmente interesado.

Saludos y a las órdenes.

No

Ok

(1/0) ???

Hola wansnm:

No te hagas un lío con la cuestión del organigrama, porque si bien en tu empresa hay 1800 colaboradores, no creo que el número de cargos sea tan grande porque habrá varias personas realizando el mismo tipo de cargo.

Para facilitarlo, solo toma la dirección general, todas las direcciones o departamentos y los subprocesos de cada dpto... este tipo de documentos lo puedes adaptar según tus necesidades... al fin y al cabo, la norma en sí no te pide que tengas organigramas.

Te recomiendo que no trates de separar el organigrama existente en otro organigrama "ISO 9001" donde solo incluyes la parte que vas a certificar, porque caerás en el error de muchas empresas.... se empezará a ver el SGC que montes como algo totalmente aparte de la compañía, las personas empezarán a pensar "eso no es conmigo, solo con los que están en eso de la ISO", "tenemos que medir los indicadores para la ISO", "este mes hacen auditorías los de la ISO"..... en fin, empiezan a mirar este tema como algo ajeno totalmente a ellos y al qué hacer diario de tu organización.

XIMENA GALVIS O.