 portalcalidad.com índice del foro Auditorías de certificación ISO 9001  Ya viene mi auditoria de seguimiento y aun no termino de actualizar la documentacion |
Hola, estamos a unos dias de presentar la segunda Auditoria de Seguimiento con Aenor México, y desde Octubre se decidio dar una actualizacion a la documentacion, con el fin de adaptarla a la version ISO 9001: 2008, nosotros estamos certificados con la 2001.
El problema es que aun no hemos terminado de cambiar todos los formatos en las Areas, los nuevos formatos ya se encuentran diseñados pero, como la empresa los manda a imprimir en gran volumen, solo algunos se han sustituido, la carpeta del manual de calidad ya contiene todos los formatos nuevos, asi como las areas cuentan con sus carpetas de formatos nuevos.
pero el problema que los que utilizan para registros se encuantran con la clave anterior.
tengo entendido que esto puede ocasionar una No conformidad mayor ya que existen diferentes claves de un mismo formato y de que no coinciden con la lista maestra de documentos.
Existe alguna manera de poder fundamentar esto, a fin de que no incurra en alguna no conformidad.??Espero puedan ayudarme.Les envio un coordial saludo.
Si bien no conozco exactamente la dimensión del problema, me atrevo a tirarte una idea que tal vez pueda aplicarse:
Si el cambio de documentación obedece sólo al cambio de norma, es decir no cambian los procedimientos ni lo que se registra en los registros, podrías defender la demora en que no tiene impacto en la calidad ni incurre en incumplimientos de la norma. Sólo por el cambio de norma no debería haber cambios de fondo, pues son prácticamente la misma.
La otra opción es que consigas los recursos necesarios para culminar la distribución de una vez.
Lo que si puede merecer una observación, es que si el cambio fuera importante, hay una demora, tal vez excesiva, en la distribución de documentos, pero eso habría que analizarlo más detalladamente, pues seguramente no se trata de una empresa de 100 empleados en un solo lugar, sino probablemente de una empresa con distribución geográfica importante.
Si yo auditara, no le daría mayor importancia a que no se hubieran cambiado los documentos, si me preocuparía la demora.
Si lo deseas y si me amplías la información, con gusto puedo intentar ayudarte.
Las opiniones vertidas en este foro son mi visión parcial de cada tema, no deben ser tomadas como definitivas.
Para un análisis más detallado pueden contactarme por mensaje privado.
Según lo que tú explicas puede darse el caso de que llegada la auditoría tengas entre la documentación documentos con versión antigua y moderna.
Si no vas a tener tiempo de actualizar todo yo te recomiendo que en el listado de documentos en vigor hagas constar en una columna a que versión corresponde cada documento, y de esa forma los tendrías perfectamente identificados como te pide la norma. Otra cosa es si el auditor es muy pijo y te va a decir que los de versión antigua deberían estar en la carpeta de obsoletos ya porque el considere que ya has tenido tiempo de sobra. Para evitar eso podrías añadir una nota al final del procedimiento de control de documentos en el que expliques lo ocurrido y hacer constancia de este problema.
Aún con todo como te ha dicho Ospa si yo te auditara tampoco te levantaría una no conformidad mayor si tienes identificados los antiguos dentro del sistema. Ahora bien si los tienes mezclados y sin identificar entonces si porque incumplirías el punto 4.2.3 b y c y probablemente la consideraría menor teniendo en cuenta tu explicación.
Saludos
Rafael
One Economic&Quality Consulting
Auditor Certificado IRCA
Consultoría Económica-Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Software para empresas
Disponemos de un software para Sistemas de Gestión ISO 9001:2008 tanto para clientes finales como para empresas de consultoría.
Hola Rik:
Solo para complementar lo que dicen mis compañeros, te cuento que tuve la misma situación hace 3 años en la empresa:
Cambió el mapa de procesos y códigos de los mismos y por lo tanto toda la codificación de los documentos cambió y para la auditoría no alcanzábamos a tener todo listo.
Dado lo anterior, incluimos esta nota en mi procedimiento de "Control de documentos":
"En caso de realizarse cambios en el sistema de gestión de calidad que afecte la codificación y/o nombres de los procesos, la documentación se irá cambiando paulatinamente en un periodo máximo de 4 meses, en este periodo de tiempo se tratará de hacer uso de la papelería preimpresa existente. Una vez cumplidos los 4 meses, se elimina la papelería existente y solo serán válidas las nuevas versiones".
Ese año no nos levantaron no conformes. Sin embargo es importantísimo que hagas lo que sugiere Rafael, tener identificadas las dos versiones en los listados.... en caso que el auditor quiera complicarse, solo te podrá levantar una observación o sugerencia de mejora.
Espero haberte ayudado.
XIMENA GALVIS O.
Hola
Como aporte del lado auditor, lo importante es que "Siempre que hagas cambios profundos en el SGC", los mismos se documenten correctamente... ergo:
1 - Plan de mejora (ver cap 8)
2 - Aprobación y Mantenimiento del SGC (ver cap 5)
Y ejecutar el plan .. no importa el tiempo que te lleve, siempre procurando que el mismo sea viable dentro de la planificación.
Una recomendación es que tambien midas el desempeño del plan, osea en este caso si hay que convertir 100 documentos, cual seria el % a la fecha de la eficacia del plan, eso como auditor te lo puedo pedir.
De esta manera ningun auditor te puede levantar una NC porque estas argumentando que "te encuentras en el medio de un proceso de mejora del SGC" y listo.
Sin dudas una observación vas a ligar, pero lo va hacer para el proximo auditor cuando venga, ya que lo primero que va a ver este ultimo es la observación que el anterior dejo.
Esto nos pasa muy a menudo cuando nos contratan empresas ya certificadas y arrastran gruesos problemas documentales que no son los adecuados para la organización y hay que hacer operación a corazon abierto.
Exitos!
Consultoria Integral para la pequeña, mediana y gran empresa.
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