 portalcalidad.com índice del foro 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001  ¿Es obligatorio controlar las versiones de los formatos? |
hola,
si has definido un formato o impreso para su cumplimentación y que se convierta en registro lo normal es que le des una revisión para su identificación y puedas diferenciar después cual es el formato en vigor.
Digo lo "normal" porque cada sistema es diferente y en el tema de la documentación y las revisiones hay metodologías muy distintas.
saludos,
Ignacio
Siempre es importante darle número de revisión a los documentos porque no solo facilita la gestión interna de la empresa, además nos permite mejorar la trazabilidad dentro de la organización.
Esto nos lo requiere la norma en su punto 4.2.3.c y en el punto sobre registros también incide en que sean fácilmente identificables. Si tienes 2 registros iguales sin diferencia de versión siempre será difícil el trabajo.
Saludos
Rafael
One Economic&Quality Consulting
Auditor Certificado IRCA
Consultoría Económica-Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Software para empresas
Disponemos de un software para Sistemas de Gestión ISO 9001:2008 tanto para clientes finales como para empresas de consultoría.
De acuerdo con los comentarios.
Los formatos son documentos y por lo tanto deben ser gestionados conforme el 4.2.3 (una vez llenados pasan a ser registros y se gestionana conforme el 4.2.4). Una aclaración las versiones o revisiones pueden ser controladas con un numero o fecha u otro medio para que se pueda asegurar que se utiliza la versión vigente del formato, además de los otros controles del 4.2.3.
Saludos,
Marcelo A.F. Villaça
Director de Proyectos
DATTA & QUALITY Consultores, S.C. – México
Buenas Tardes Inda:
Según la Norma es obligatorio en los puntos que se han mencionado anteriormente, y su incumplimiento incoaría en el inicio de una No Conformidad, además dicha codificación tiene que ser inequívoca.
Saludos
José Mª Bladé
Consultor de Calidad y Medio Ambiente
Máster UNE EN ISO 9001:2008
Máster UNE EN ISO 14001:2004
Auditor UNE EN ISO 9001:2008
WEB: http://josemariablade.jimdo.com/
Mail: jmbladecaparros@yahoo.es
Telf. (0034) 657 454 228
Vilanova i la Geltrú (Barcelona)
España
Tengo la siguiente duda:
Me parece interesante el análisis de que un formato es gestionado con base a 4.2.3 y una vez que es llenado y se vuelve registro y es controlado por medio de 4.2.4 ya que contiene información, datos, evidencia de nuestras acciones, pero también hay que tomar en cuenta que existen una infinidad de registros que ni siquiera son creados por la empresa y son necesarios para el sistema de gestión de la calidad como por ejemplo los contratos con las empresas públicas, en mi País y varios que he tenido el gusto de conocer el cliente es quien detalla el conjunto de requisitos que debe cumplir nuestra empresa, y por ende no tenemos ninguna incidencia al momento de colocar algún tipo de formato a este registro, por otro lado existe muchos registros que evidencian el cumplimiento de requisitos legales o incluso e-mail y fotografías que son evidencia. Por lo tanto considero que se deben diferenciar dos tipos de identificación una cuando tenemos la opción de diseñar el formato que puede contener lo mismo, mas o menos que cualquier otro documento del SGC y otra cuando no tenemos el control de ese formato, que podría ser simplemente el nombre, mas los demás requisitos del 4.2.4.Saludos, Me parece interesante el análisis de que un formato es gestionado con base a 4.2.3 y una vez que es llenado y se vuelve registro y es controlado por medio de 4.2.4 ya que contiene información, datos, evidencia de nuestras acciones, pero también hay que tomar en cuenta que existen una infinidad de registros que ni siquiera son creados por la empresa y son necesarios para el sistema de gestión de la calidad como por ejemplo los contratos con las empresas públicas, en mi País y varios que he tenido el gusto de conocer el cliente es quien detalla el conjunto de requisitos que debe cumplir nuestra empresa, y por ende no tenemos ninguna incidencia al momento de colocar algún tipo de formato a este registro, por otro lado existe muchos registros que evidencian el cumplimiento de requisitos legales o incluso e-mail y fotografías que son evidencia. Por lo tanto considero que se deben diferenciar dos tipos de identificación una cuando tenemos la opción de diseñar el formato que puede contener lo mismo, mas o menos que cualquier otro documento del SGC y otra cuando no tenemos el control de ese formato, que podría ser simplemente el nombre, mas los demás requisitos del 4.2.4.Saludos,
Que consideran ustedes?
El objetivo de la comparación era que se pudiera diferenciar los 2 tipos de controles (uno como formato – documento – 4.2.3 y otro como registro – 4.2.4). Incluso internamente están los llamados "formatos libres" que su "formato" se controla con la determinación de un contenido mínimo y no necesariamente con un control como aplicaríamos en un "formato regular".
En lo relativo a los registros, es fundamental que la Organización determine cuales son aquellos necesarios para el sistema de gestión (4.2.1), además de aquellos obligatorios por la normativa (21 TIPOS de registros, que regularmente son más que 21 registros). Saludos,Marcelo A.F. Villaça
Director de Proyectos
DATTA & QUALITY Consultores, S.C. – México
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