Foro: 7.4 Gestión de las compras en ISO 9001

¿Quién debe realizar la evaluación de un proveedor?

  • pedro144
    • 30/11/09 23:06
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    (6/2)
    Trabajo en una empresa pública de servicio la cual posee un departamento para la contratacion de servicios y procuras, una vez recibida la solicitud del requiriente, dicho departamento  se encarga de realizar todo el proceso de procura hasta que el proveedor coloca el producto en el almacen. De acuerdo al Procedimiento de Evaluacion de Proveedores interno de la empresa, dicha evaluación debe hacerla el "Requiriente", quien no ha tenido ninguna relacion con el proceso de procura. Deseo me informen donde puedo conseguir informacion o la norma donde indique quien tiene la responsabilidad de realizar la Evaluación de Actuación de un Proveedor.
  • nachomateo
    • 1/12/09 15:37
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    (11/1)

    Hola Pedro,

     intentaré ser preciso en la respuesta a la duda que expones sobre la evalaución de proveedores.

     La norma UNE-EN-ISO 9001:2008 establece como requisito el disponer de una metodología de evalución de los proveedores que vaya acorde a la importancia de esos proveedores sobre el servicio o producto final y la percepción del cliente.

    Sabiendo esto debes tener claro que la forma la hacerlo es libre y la determina la empresa en base a la importancia de cada proveedor y a la forma que vea más eficiente (es decir, más cómoda y que genera más utilidad).

    Quien debe hacer la evaluación no está definido pero por sentido común debe ser la persona o departamento que trate con ese proveedor en cuestión, es decir, quien reciba los productos y servicios y los verifique.

    Esto no quiere decir que sean ellos quienes deban rellenar nada, sólo los que deben generar la evaluación, la opinión.

    Un método común es llevar por parte del responsable de calidad una tabla en la que contemple los aspectos más importantes a tener en cuenta sobre los proveedores (plazos de entrega, puntualidad, calidad de los productos, precio, ...) y que sean los que reciben los productos o servicios los que lo puntúen una vez al año, al mes o al semestre, como vean conveniente.

     Espero haberte ayudado en algo, si me dejo algo no dudes en contactar con nosotros, un saludo,

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    José Ignacio Mateo

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  • One Economic&Quality Consulting
    • 2/12/09 2:56
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    (5/1)

    También es importante que tengas en cuenta factores posteriores a la entrega de la mercancía, sobre todo si no se ajusta a vuetros requisitos, % de errores en cantidades, % de errores en errores de material, % de roturas. Otro aspecto es por ejemplo el tiempo que tardan en arreglar un error, o el propio proceso de albaranado o facturación si lo hacen bien.

    En la evaluación de un proveedor entran muchos posibles campos.

    Saludos

    Rafael

    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • Rito
    • 2/12/09 3:52
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    (3/2)
    Son varios puntos los que se evalúan de un proveedor, dependiendo de las exigencias propias de tu empresa, que pueden ser bastante ligth o muy rudas... dependiendo del tamaño d etu empresa y del volumen o valor de tu compra tambien. Por eso generalmente los encargados de evaluar a un proveedor estan metidos en el departamento de compras. El "requiriente" simplemente pide lo que nececita; permite entonces que alguien con más experiencia evalúe el servicio y/o el producto. Saludos!!
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    Ing. Rito Gutiérrez Sandoval
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  • Ximena
    • 2/12/09 16:36
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    (9/0)

    Hola Pedro:

    En mi empresa lo hacemos en 2 faces: Cada persona hace la requisición de lo que necesita, el proceso de compras se encarga de seleccionar los proveedores, enviar la orden de compra (basada en la requisición) y de la recepción de lo solicitado. Posteriormente se encarga de evaluar si lo solcitado llegó completo, bien embalado, dentro del tiempo previsto y con las especificaciones dadas por la persona que hace la requisición inicial.

    Cuando hacemos la retroalimentación a los proveedores sobre su desempeño anual, tomamos todas las calificaciones que tuvo en sus órdenes de compra durante todo el año (aunque si su desempeño el negativo, no esperamos hasta fin de año para retroalimentarlo, sino que se hace de forma inmediata) y se solicita una evaluación general al personal que hizo la requisición. Luego promediamos las dos calificaciones y esta nota es la que se manda al proveedor.

    Suena un poco complicado, pero en mi empresa lo manejamos por medio de un software que facilita mucho las cosas.

    Te mando el formato de orden de compra donde evaluamos directamente los proveedores. Espero que te sirva como primer acercamiento para aplicarlo en tu organización.

    Me cuentas.

    XIMENA GALVIS O.




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  • JABB
    • 7/01/10 19:41
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    (2/1)

    Buenos días una inquietud:

     

    Es decir que cada vez que llegue un nuevo requerimiento se debe calificar el producto recibido?.  En mie mepresa calificamos  una vez cada 6 meses a todos lo proveedores en General a travez de la EVALUACION DE PROVEEDORES.

     Mis inquietudes son dos

     1. A Parte de la evaluación semestral debe existir una conformidad por cada producto recibido. En mi caso la empresa compra desde elementos de aseo hasta equipos de tecnología. Está bien este concepto

     2. En la evaluación semestral de proveedores estan proponiendo que algunas d elas Áreas que solicitan productos participen en la evaluación, yo no estoy de acuerdo pues ello no conocen a los porveedores en si, solamente el producto que reciben, costos, y fechas de entrega son "tema" del Área de Compras. Esta bien que las áreas que solicitan compras (aparte del Área de compras en si) participen en la evaluación de Proveedores?

     

    Agradezco la pronta respuesta

     

    gracias

     

    Julye

  • One Economic&Quality Consulting
    • 8/01/10 4:44
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    (2/2)
    JABB escribió:

    Buenos días una inquietud:

     

    Es decir que cada vez que llegue un nuevo requerimiento se debe calificar el producto recibido?.  En mie mepresa calificamos  una vez cada 6 meses a todos lo proveedores en General a travez de la EVALUACION DE PROVEEDORES.

     Mis inquietudes son dos

     1. A Parte de la evaluación semestral debe existir una conformidad por cada producto recibido. En mi caso la empresa compra desde elementos de aseo hasta equipos de tecnología. Está bien este concepto

     2. En la evaluación semestral de proveedores estan proponiendo que algunas d elas Áreas que solicitan productos participen en la evaluación, yo no estoy de acuerdo pues ello no conocen a los porveedores en si, solamente el producto que reciben, costos, y fechas de entrega son "tema" del Área de Compras. Esta bien que las áreas que solicitan compras (aparte del Área de compras en si) participen en la evaluación de Proveedores?

     

    Agradezco la pronta respuesta

     

    gracias

     

    Julye

     

    Precisamente este es un punto muy importante. Dices que ellos no conocen al proveedor, pero si que conocen su producto. Entonces si que es importante para la evaluación final de ese proveedor conocer el estado de los productos, los plazos de entrega, el tiempo de resolución de las incidencias, etc.

    Una buena manera es evaluar al proveedor de acuerdo a todos estos criterios y a otros más formales y administrativos.

    Por ejemplo :

    1º Calidad de los productos del proveedor : 35 % del total

    Se compone de :

    Estándar de calidad-Aceptación comercial-Continuidad del producto-prueba del producto

    2º Calidad del servicio : 30 % del total

    Se compone de :

    No conformidades prestación de servicio (albaranes de entrada (18 % dle 30 %)-No conformidades en facturas (12 % del 30 %)

    3º Capacidad de resolución de incidencias : 20 % del total

    Se tiene en cuenta el tiempo que tarda el proveedor en resolver una no conformidad.

    4º Innovación en los productos : 15 % del total

    Con este ejemplo ves que se tiene en cuenta todo el proceso de entrada del producto, como la parte administrativa de la compra y facturación del mismo. También se analizan los productos del proveedor respecto por ejemplo a la competencia.

    Espero que te sirva como modelo

    Saludos

    Rafael

     

     

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    Saludos

    Rafael

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  • JABB
    • 8/01/10 13:57
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    (2/0)

    Rafael muchas gracias.

    Entonces lo mejor será permitir la partcipación de un miembro de las Áreas solicitante para que evalue al proveedor.

    Respecto a la primera inquietud, siempre se debe registrar en un formato la conformidad del producto recibido?, así sea el material de limpieza o de computadores por ejemplo.

    Nosotros colocamos un visto bueno en las facturas cuando el porducto esta conforme, sin este visto bueno no se paga la factura al proveedor. Esto me sirve como registro o debo llevar un fromato adicional de conformidad de las compras?

     Mil gracias por la ayuda.

     Saludos,

     

    Julye 

     

     

     

  • Beatriz
    • 9/01/10 0:25
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    (2/0)

    Hola JABB

    Sabes algo similar paso en la organización en la que trabajo y los auditores externos únicamente aconsejaron que definieramos en el manual de calidad la forma en la que nos aseguramos de que se cumpla con las especificaciones de compra, las especificaciones que se revisan, así como la manera en la que identificabamos dicho cumplimiento. Un visto bueno en la factura es suficiente si así lo tienes determinado y además si todas las personas que pueden emitirlo conocen perfectamente lo que deben revisar para otorgarlo.

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    La perseverancia es la característica que debe prevalecer en un triunfador.

  • Ximena
    • 12/01/10 17:13
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    Hola:

    Mira, para simplificar el trabajo, tu debes definir primero los proveedores que afectan la calidad del producto y también debes definir los insumos, materia prima, etc. que afecta tu producto.

    Solamente esto es lo que debes evaluar. Personalmente te digo, que no creo en evaluaciones semestrales sin registros. No sé el tamaño de tu organización, pero en nuestro caso, sería muy dificil después de 6 meses, reunirnos a acordarnos del comportamiento de cada proveedor en cuanto a cumplimiento, calidad, fechas de entrega, etc, por eso hacemos la evaluación en cada orden de compra que realizamos, luego tabulamos esta información cada 4 meses para hacer seguimiento y una sola vez al año consolidamos todos los datos y retroalimentamos al proveedor sobre su desempeño. En caso de que el proveedor tenga dificultades, la retroalimentación se le da antes del año para que tome las correcciones necesarias.

    Es importante que evaluen los proveedores en pro de los productos que venden y del cumplimiento de los mismos.

    Es fácil usar tablas dinámicas en excel para tabular la información extraida de las órdenes de compra y hacer los consolidados con la inforamción que tu necesites.... acuérdate que uno de los principios de calidad es "Toma de decisiones basados en la evidencia" y no puedes tener evidencia sin registros. por eso a modo personal te digo que hacer una evaluación al "Ojo" no sería muy acertado.

    Cualquier cosa me cuentas.

    XIMENA GALVIS O.