Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Copias controladas y distribucion documentacion

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  • Maite206
    • 10/11/09 15:59
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    (7/1)
    Hola!Tengo un pequeño lío con el tema de control de documentación y el tema de copias controladas.Hasta día de hoy, en la empresa solo teníamos una carpeta con toda la documentación de calidad dentro (manual, procedimientos..etc).Ahora queremos que cada departamento tenga copia de los procedimientos, el tema es: estos documentos pueden enviarse por mail a los distintos trabajadores o incluirse en el servidor?? Como puedo cumplir con el tema de copias controladas?? Supongo que lo ideal seria imprimirlos e identificar que es una copia controlada con la firma del responsable de calidad…pero tanta impresión nos entra en contradicción con el tema de la ISO 14001.  Alguien me puede orientar sobre el tema?
  • Ximena
    • 10/11/09 17:10
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    (27/1)

    Hola Maite:

    En mi empresa manejamos de la siguiente manera el tema de copias controladas y distribución de documentos:

    Cada proceso tiene sus documentos originales (procedimientos, instructivos, etc.) y en el proceso de Calidad, tenemos copia controlada de todos los documentos de los procesos.  Los procesos a su vez identifican qué participantes requieren este documento para el desarrollo de sus actividades y le sacan fotocopia, le ponen sello de copia controlada y les ponen un consecutivo, y en el formato "Listado de distribución de documentos" (que te lo envío adjunto) se hace firmar a todo los que tengan copias controladas.

    Nuestro procedimiento de control de documentos dice lo siguiente con respecto a estos puntos:

    5.5  Distribución y difusión de los documentosTodos los documentos son ubicados en la red para su consulta y uso. Estos documentos no deben ser modificados sin la autorización del líder de proceso, del proceso de Calidad y/o de la Dirección General. Las copias de documentos que se distribuyan con carácter de “Copia Controlada” deben llevar el respectivo sello en todas sus páginas y se le debe escribir al lado del sello, el número de copia controlada que corresponde.  Cada copia controlada, debe ser relacionada en el formato F02S4 “Listado de Distribución de Documentos”  con el nombre del poseedor de cada copia, la fecha de entrega y la firma del mismo. El proceso de Gestión de Calidad siempre debe tener una copia controlada de todos los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad. 

    Los documentos externos requeridos para la operación de los procesos deben ser utilizados estrictamente por las personas que los requieren, bajo la responsabilidad del líder del proceso.

    Por otro lado te cuento que como mi empresa es algo grande, el manejo de las copias controladas es muy dispendioso porque cuando un dcto queda obsoleto, toca recolectar cada copia controlada obsoleta y este trabajo lleva mucho tiempo, porque tenemos que garantizar que no anden documentos obsoletos circulando por ahí.

    Para que no te compliques, puedes implementar lo que haremos nosotros el próximo año:

    Tienes los documentos en la red o los mandar por mail a quienes te interese que los tengan. Tu puedes tener los originales y mandar copias a los líderes de procesos y a algunos participantes. Los archivos los vamos a hacer en .pdf y pondremos en la parte inferior como pie de página "Una vez impreso este documento se considera copia no controlada y no nos hacemos responsables por su actualización.".

    El tema de las copias controladas lo puedes manejar guardando los mails que envías.

    Ahí te dejo 2 opciones para que mires cual se adapta mejor a las necesidades de tu empresa, aunque te vuelvo y te digo, no te compliques la vida con tanto papel impreso y con copias controladas y copias no controladas y documentos obsoletos, etc.... es mejor si lo manejas todo por mail. Yo ya tuve la molestia de intentarlo de la primera forma y no pude más, sobre todo cuando no hay un software que te apoye en la gestión documental.

    Espero te haya sido de ayuda. Cualquier inquietud por favor me la comentar




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  • David Saavedra Zárate
    • 10/11/09 19:42
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    (7/3)

    Hola:

    Lo ideal es que cada departamento tenga su propio procedimiento y lo controle, dado al tema ambiental, la distribución de las copias controladas es tema importante.

    Hoy en día existen software para dicho control, claro, se requiere invertir, tambien se puede incluir en el servidor, siempre y cuando el servidor asegure que nadie más tendrá acceso y riesgo de fotocopiar dicho documento, esto es auditable.

    Otra opción es que si tienen a algún experto en sistema, podrían hacer un sistema sencillo para ello.

    Lo importante es que garantice que no se pierda información controlada del SGC.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Maite206
    • 11/11/09 13:03
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    (0/0)

    Muchas gracias a los dos por contestar.

     

    Ahora mi duda es la siguiente:

    Si tengo los originales firmados por direccion en la carpeta original de calidad y pongo copia escaneada de estos en el servidor con la coletilla de Una vez impreso este documento se considera copia no controlada y no nos hacemos responsables por su actualización: pueden decirme algo el dia de la auditoria??

     Lo de hacer compia controlada y hacer firmar a todos es muy complicado ya que hay muchos empleados!!

    Gracias a todos

  • Ximena
    • 11/11/09 18:49
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    (13/0)

    Maite:

    Lo importante es cómo lo tengas definido en tu procedimiento de "Control de documentos".

    Si pones en tu procedimiento que los documentos puestos en red son para consulta y uso de los procesos interesados y que una vez creado, actualizado, modificado o eliminado un documento, tu harás la notificación por mail a los interesados, y que el proceso de Calidad no se hace responsable por actualizaciones a los dctos impresos, no hay problema para nada.

    La idea de poner en el pié de página el comentario que te sugiero, es para que te cures en salud y el día de la auditoría, si encuentran por ejemplo un documento en versión 01 impreso y el de la red ya está en versión 02, quedes "curada" diciendo que en tu procedimiento de control de documentos se establece que una vez impreso tu no eres la responsable por su actualización.

    Yo lo voy a implementar así el próximo año, pero en un benchmarking que hice con un colegio de mi ciudad, ya han pasado por varias auditorías externas y nunca les han puesto problema por llevarlo de esta forma.

    En organizaciones que tienen mucho personal (como la tuya y la mia) y no contamos con un software que nos apoye en la gestión documental, es mejor tratar de tener la menor cantidad de papel posible. Lo importante, según la norma, es tener controlados los documentos y evitar el uso de documentos obsoletos.... tu defines cómo hacerlo.

    Me cuentas. Bye

    XIMENA GALVIS O.

  • David Saavedra Zárate
    • 11/11/09 19:43
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    (6/4)

    Hola:

    El hecho de que incluyas esa leyenda en pie de página no garantiza un buen control, lo que la norma busca es que no se utilicen documentos: obsoletos, con revisiones anteriores, sin aprobación, sin actualización..... el hecho de encontrar un documento con revisión anterior, aún con esa leyenda, a mi como auditor no me garantiza que el peronal no lo esté utilizando, incluso involuntariamente.

    Por ello es importante ese control.

    Si la organización es grande y con demasiado personal, te conviene más un sistema de control electrónico, implica inversión, pero a la larga ahorras tiempo en distribución y firma, asi como costo en papelería. Pueden diseñar un sistema como te comente con lo indispensable. 

    También puedes utilizar el servidor y en formato PDF para evitar fotocopias e impresiones.

    Espero haberme explicado bien, no te quedes con duda por favor.

    Saludos

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  • Maite206
    • 11/11/09 21:14
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    (1/0)

    Hola chicos

    Muchas gracias de nuevo a los dos.

     

    Lo ideal para (y comodo) para mi, sería hacerlo como dice Ximena pero parece que Saavedra no está muy de acuerdo con el tema.

    El problema es que en la empresa no se puede permitir invertir dinero en un control electronico.

    Si lo hicieramos a través de correo electronico o servidor está claro que sería en PDF y cada vez que se modificara un procedimiento o instruccion de trabajo se comunicaria via email y se actualizaria el listado de documentos en vigor.

    Como lo veis??

    Un saludo a los dos y mil gracias. 

     

  • Ximena
    • 11/11/09 23:16
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    (4/1)

    Hola:

    Pues como te digo, yo lo voy apenas a implementar. Sé que ha dado resultado en el colegio que te conté porque hasta ahora no han levantado NC con respecto al control documental, aunque lo que dice David tiene mucho sentido (la parte de garantizar que no se usen dctos obsoletos) .... lo dejo a tu consideración, aunque según mi concepto, no creo que signifique ningún problema, porque estás tratando de garantizar que nadie imprima dctos de la red y me parece que esta es una forma de controlar las impresiones.

    Puedes hacer un plan de acción para hacer una prueba piloto usando esa metodología a ver cómo te va y aprovechas la auditoría externa para que ellos te den retroalimentación.... eso sí, te tocaría hacer el ensayo con esta metodología sin dejar a un lado la metodología que usas actualmente.

    XIMENA GALVIS O.

  • Ximena
    • 11/11/09 23:16
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    (4/1)

    Hola:

    Pues como te digo, yo lo voy apenas a implementar. Sé que ha dado resultado en el colegio que te conté porque hasta ahora no han levantado NC con respecto al control documental, aunque lo que dice David tiene mucho sentido (la parte de garantizar que no se usen dctos obsoletos) .... lo dejo a tu consideración, aunque según mi concepto, no creo que signifique ningún problema, porque estás tratando de garantizar que nadie imprima dctos de la red y me parece que esta es una forma de controlar las impresiones.

    Puedes hacer un plan de acción para hacer una prueba piloto usando esa metodología a ver cómo te va y aprovechas la auditoría externa para que ellos te den retroalimentación.... eso sí, te tocaría hacer el ensayo con esta metodología sin dejar a un lado la metodología que usas actualmente.

    XIMENA GALVIS O.

  • David Saavedra Zárate
    • 12/11/09 0:48
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    (1/3)

    Hola:

    La decisión que tomes será la correcta y tienes mi apoyo.

    Un abrazo.

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 13/11/09 20:42
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    (7/1)

    Hola te recomiendo unas pequeñas cosillas.

    Diseña cuáles van a ser las copias que vas a controlar y cuáles no en función de la facildiad de proliferación del mismo, es decir puedes seguir con ese procedimiento de enviar copias no controladas e incluir la leenda que mencionas, sin embargo de recomendaía añadir una que diga que el documento es de carácter informativo y que la versión actual se encuentra especificada en la lista maestra (o el procedimiento que sustituya a la lista maestra) y que verifiquen que la versión que ellos tienen concuerda con la de la lista.

     

    Saludos.

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  • Wim
    • 21/12/10 16:00
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    (1/3)

     

    Todo este concepto de copias controladas es una herrencia del mundo del papel. En oficinas sin papel, toda copia que no se esta viendo (visualizando) desde el servidor es una copia no controlada.

    De todos modos, los sistemas operativas no han avanzado nada en 20 años: según tengo comprendido en los SO más habituales, ver = copiar y por lo tanto ya tienes descontrol de tu distribución. 

    Es realmente triste que con todas las organizaciones de calidad que hay en el mundo, aún no se ha podido eliminar la no conformidad brutal que es Windows. Pero Linux no es mejor en cuanto al concepto copiar. El mundo IT sigue demasiado ocupado consigo mismo en lugar de con sus clientes/usuarios. 

      ¿Cómo inscribir el número de la copia en un pdf digitalmente firmado? 

    ¿Alguien sabe de una plataforma donde las copias digitales no son identicas a los originales? O sea donde se añade automaticamente y sin que se pueda borrar como mínimo el sello "copia" cuando se baja el documento al disco local? Hasta donde he podido averiguar, Adobe no lo permite.

     

  • Sergio
    • 16/03/11 11:36
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    (0/2)

    Hola a todos!!

    A mi todavia no me ha quedado claro el apartado de Distribución,

    Es obligatorio incluir en cada procedimiento quien recibe una copia del documento para que se haga responsable del mismo?

    Por ejemplo: en mi organización, tenemos los documentos en la entranet, para que puedan ser consultados pero no modificados por cualquiera que lo requiera en cualquier momento, estos son cotrolados por la responsable del sistema. 

    La cuestión es que nosotros en los procedimientos no tenemos un capitolo referente a la distribución del mismos

    Lo que estamos haciendo es correcto?

     

    Un saludo. y gracias por vuestros consejos

     

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    Sergio Gutiérrez Valladolid

    Licencido en Ciencias Ambientales.

    Master en Dirección en Sistemas de Gestión de Calidad y del Medio ambiente.

  • Wim
    • 16/03/11 20:21
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    (1/3)
    La distribución controlada asegura que el receptor de un documento controlado reciba las nuevas versiones a medida que vayan saliendo; es la responsabilidad del emisor mantener una lista de qué documentos ha entregado a qué personas y mandarles las actualizaciones (sistema push). El concepto de copia controlada dice literalmente lo que es: un copia, o sea no un original, cuya distribución está sometida a un control en acuerdo con las disposiciones establecidos en el documento de procedimiento que el SGC debe tener para este fin (4.2.3).  Al perderse la distinción entre original y copia en mundos informatizados se ha ido perdiendo el significado de la palabra copia pero refiriéndose al DRAE uno puede volver a su significado original: una copia es ante todo una reproducción. Pues el mero hecho de bajarte un documento de la web u del servidor es una reproducción y estos procesos no los podemos controlar con los sistemas operativos básicos; hace falta una plataforma de gestión de documentos como OPENKM para nombrar uno que es gratis y accesible a todos. Con estas herramientas, sí podemos controlar esta reproducción porque se puede auditar todos los accesos a los originales y hasta impedir que exista copia en el disco local del usuario ni siquiera en carpetas de sistema. Hasta donde sepa yo, Windows y Linux no permiten tal seguimiento y necesitan bajarse los documentos al disco local (o sea hacer una copia) para poder visualizarlos.

     

    Cumplir las disposiciones de los procedimientos documentados es claramente responsabilidad del receptor. A menudo en grandes organizaciones se matan dos pájaros de un tiro con hacer firmar los receptores los documentos: con la firma hay evidencia del control de la distribución y al mismo tiempo el compromiso de cumplir las disposiciones que estas contienen. En entornos muy informatizados donde todos los empleados tienen acceso a un ordenador y hasta están delante de la pantalla todo el tiempo que están trabajando porque su trabajo se hace fundamentalmente usando el ordenador, puede que no haya documentos en soporte papel; estaríamos ante un sistema pull). En tal caso, una nota en el pie de página puede avisar al usuario que hubiera recibido una copia impresa de un compañero, que esa copia no es controlada y que es responsabilidad suya comprobar que sigue en vigor consultando la página web o el servidor.

    También invito a releer las definiciones de procedimiento y documento de procedimiento en la 9000 para no confundir ambos conceptos.  

  • Azken
    • 16/03/11 20:26
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    (0/2)

    Hola Guti221. Creo que sería interesante especificar en tu procedimiento qué documentos se distribuyen, a quién se distribuyen, quíen se encarga de distribuir y controlar la documentación y retirar los documentos obsoletos, cómo se realiza la distribución y cuándo se realiza esa distribución.

    Y lo de tener los documentos en la intranet es perfectamente válido siempre que haya un responsable que se encargue de su mantenimieto, distribución, control, etc... , que en tu caso es el responsable del sistema.

    Saludos

    Carlos

  • David Saavedra Zárate
    • 16/03/11 22:36
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    (5/1)

    Hola:

    Es correcto.

    En tu procedimiento debes incluir el nombre de los encargados de área con las que interactúa tu procedimiento, ya que de alguna manera intervienen en el proceso y la revisión para su aprobación. Por lo regular son las personas a las que se les va a distribuir.

    Si los procedimientos los tienes controlados a través de la intranet, no necesitas hacer una distribución, salvo para las personas que no tengan acceso a la intranet y utilicen el procedimiento, o las áreas operativas donde se requiere de manera física el documento. Para ello debes hacer una lista de distribución que indique:

    El procedimiento o documento a distribuir,

    Nombre de la persona que recibe

    Código del procedimiento

    Número de revisión

    Número de copia

    Fecha y firma 

    Este debe ser un registro controlado.

    Saludos

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 16/03/11 23:49
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    (4/3)

    Hola, lo unico que añadiría a los comentarios es que no es recomendable los nombres de los encargados de las áreas en procedimientos, instructivos, organigramas y demás documentos sujetos a revisión sino los cargos o puestos, ya que es más común que las personas cambien de compañía que el nombre del puesto, piensa que si pones el nombre cuando esta persona sea reasignada o despedida o cualquier cambio tendrás que modificar el procedimiento o documento que haga mención de dicha persona y con todo lo que esto conlleva.

    Saludos.

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    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 17/03/11 0:07
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    (4/3)

    Hola:

    Muy acertado el comentario de Wil, sin embargo no coincido en que los procedimientos no lleven los nombres de quien revisa y aprueba, los procesos tienen un dueño, un responsable y ese responsable tiene un cargo y un nombre.

    Que exista rotación de personal, claro, como en toda organización, y no es necesariamente es motivo de modificación del procedimiento, y si es necesario, se modifica. Pero los responsables de área tienen un nombre y ese nombre, por funcionamiento, por comunicación, se debe conocer.

    Un personal de nuevo ingreso no debe estar preguntando quíén es el gerente de calidad. Toda la tripulación debe conocer al capitán y sus comandantes.

    Un abrazo Wil.

    Respetuosamente

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 17/03/11 0:13
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    (2/1)

    Muy cierto lo que dices Saavedra, error mio al no especificar que los responsables de aprobación y revisión si deberían ir en el procedimiento o documento.

    Cierto que es bueno conocer los nombres de los responsables de área, sobre todo a los de nuevo ingreso, pero eso se podría arreglar con la inducción y capacitación inicial que se le proporcione a cada trabajador, o por que no, un organigrama a la vista que si tenga nombres, algo dinámico.

    En gustos se rompen géneros, y en ideas no pararemos.

    Saludos.

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    Wilbert Vivas
  • Andrea
    • 6/04/11 22:27
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    (0/1)

    Buenas tardes,

    Con respecto al tema de las copias controladas y no controladas y despues de leer todos los comentarios quisiera consultar lo siguiente:

    En la empresa donde trabajo en el procedimiento para la administración de documentos se especifica que los documentos entregado a los responsables del prcoeso ya sea fisico o de forma digital tendran la leyenda "documentos controlado", mi pregunta seria en el caso de los documentos digitales al ser copia controlada como podria controlarlos, ya que el usuario lo puede imprimir y podrian generarse documentos obsoletos, en este caso seria recomendado especificar que los documentos digitales serían "documentos no controlados"?. En la empresa no contamos con red, servidor o intranet para la documentación.

     Muchas gracias,

  • equipo
    • 8/04/11 12:29
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    (0/0)

    Aunque como veo hay opiniones para todos los gustos, la mía es que la controlada es la que figura en el ordenador y si sacas una impresión en ella debe figurar "Válido solamente para el día de la impresión" y que figure la fecha de la misma.

    Si en vuestra empresa no contais con esos recursos, debeis hacerlo de la forma clásica: copia controlada y numerada y firma de recepción de la misma.

  • Azken
    • 8/04/11 15:53
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    (1/0)
    equipo escribió:

    Aunque como veo hay opiniones para todos los gustos, la mía es que la controlada es la que figura en el ordenador y si sacas una impresión en ella debe figurar "Válido solamente para el día de la impresión" y que figure la fecha de la misma.

    Si en vuestra empresa no contais con esos recursos, debeis hacerlo de la forma clásica: copia controlada y numerada y firma de recepción de la misma.

    Muy interesante lo has dicho. Tomo nota.

    Saludos

    Carlos

  • Andrea
    • 8/04/11 17:01
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    (0/0)

    Muchas gracias por su respuesta.

    Quisiera preguntar si las copias de los documentos que se distribuyen a los colaboradores de la empresa deben ir firmadas en original por  los responsables de la aprobación del documento?.

    Gracias,

  • David Saavedra Zárate
    • 8/04/11 23:42
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    (1/1)

    Hola:

    Sólo deben firmar el original y de ahí sacar copias para entregarlas con su respecivo sello y hoja de distribución.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Macarena
    • 1/02/12 20:12
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    (0/0)

    Saavedra escribió:

    Si los procedimientos los tienes controlados a través de la intranet, no necesitas hacer una distribución, salvo para las personas que no tengan acceso a la intranet y utilicen el procedimiento, o las áreas operativas donde se requiere de manera física el documento.

    Hola Saavedra, me llamó mucho la atención tu comentario. En mi empresa toda la documentación esta en intranet y todos son automaticamente notificados cuando se sube y/o modifica un documento. Además se notifica directamente a quienes están involucrado en el documento. Esto es suficiente para cumplir con  la distribución de la documentación? No hay registros de la toma de conocimiento de los documentos? La empresa en la que trabajo es bastante grande, y si espero una respuesta vía email de todos los involucrados puede que nunca lo consiga.  

    Quedo atenta a tu comentario! 

     

  • David Saavedra Zárate
    • 1/02/12 20:28
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    (1/0)

    Hola Macarena:

    Con eso es suficiente, a veces la distribución lo vemos como una manera física de entragar un documento (toma, me firmas y listo, estás enterado). Para es la tecnología y hay que aprovechar esas ventajas.

    En la intranet lo que haces es que subes un documento, al subirlo es porque ya está aprobado, y cada responsable tiene acceso a esas carpetas a través de una clave.. listo, así de sencillo, eso es distribución. Claro, tienes que manifestarlo así en tu procedimiento de control de documentos.

    Ahora bien, revisa con el responsable del sistema que esa información esté segura ahí, que nadie más tenga acceso, se puede configurar de tal manera que los responsables tengan acceso sólo a su información y a los otros procedimientos con los que interactúa, a que nadie pueda imprimir los procedimientos sin autorización y cuando se impriman salgan con una leyenda de documento no controlado, o bien la autorización de una copia controlada cuando se requiera.

    Saludos

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  • Macarena
    • 1/02/12 20:59
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    (0/0)

    Perfecto! Te agradezco mucho Saavedra. Seguiré tu consejo de dejarlo bien establecido en el Procedimiento de Control de Documentos, y asegurarme de la seguridad de los documentos.

    =) Saludos! 

     

  • Wim
    • 1/02/12 21:38
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    (1/0)

    Por mucho que el responsable se empeñe en controlar la distribución, si el personal no es consciente de su propia responsabilidad, no lo logrará. Para no volvernos locos en perseguir y vigilar que todos estén usando la documentación en vigor, propongo que volvamos al riesgo de no-calidad porque las disposiciones de la norma pretenden mitigar este riesgo. Este riesgo de no-calidad es el uso de una información obsoleta, sea página web, pdf, impreso, etc. Pues con dos acciones se puede mitigar este riesgo:
    1. asegurarse que todas las personas que participan en la organización estén conscientes del riesgo y cómo y dónde puede comprobar que su “información” (amplío deliberadamente el concepto porque estoy haciendo un análisis de riesgos) aún es válida para las tareas que se proponen llevar a cabo y se logra mediante la formación de las mismas.
    2. tener controlado esta fuente de información, sea ésta un servidor, una página web, una biblioteca, etc.


    En cuanto al cumplimiento o incumplimiento de las instrucciones y los procedimientos, no puede ser objeto del 4.2, sino del 6.2 y el 5.5

    Con mucho gusto

    WVH

  • Lily Cuervo
    • 18/06/12 16:34
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    (0/0)

    Hola a todos, he leido todos sus comentarios referente a copias contoladas, pero me sigue la duda, les comento: empiezo a trabajar en un colegio, donde a todo el personal se les hace entrega de una carpeta conteniendo los procedimientos, políticas y formatos que llegara a necesitar, no solamente de su área sino de aquellas con las que pudiera tener contacto, por ejem formatos del área de RH como permisos.faltas justificadas, políticas de préstamos, etc.; para los docentes por ejemplo: reglamento de áreas de uso como biblioteca, laboratorio de cómputo, etc. y cada persona a la que se le entrega esta carpeta, tiene asignado un número de copia controlada de la carpeta, no de los documentos que la integran, para lo cual, en mi carpeta de distribución de copias controladas, tengo un enorme listado de cada persona con todo lo que se le entrega, lo cual se me hace demasiado porque es mucho personal (más de 100 personas), además de que imagínense en cada modificación de algun documento, todo el movimiento que se tiene que hacer.

     En la institución educativa donde trabajaba anteriormente no teniamos este método de distribución, es decir, no llevaba un número de copia controlada, solo se distribuía los documentos ya sea en formato electrónico, (pues no teníamos ningun tipo de software que nos apoyara en el control del SGC) o en documento en papel, con el sello de copia controlada al dueño del proceso y a las partes interesadas unicamente, repito sin un número. Mi evidencia de distribución y de control era precisamente las listas de distrbución que generaba y nunca tuve algun problema con las auditorias externas.

    Actiualmente estoy haciendo una reestructuración del Sistema de Calidad (en este colegio no estamos cetificados) y es mi intención reestructurar de acuerdo a la norma ISO 9001 con miras a futuro a certificarnos, por lo cual quiero que me quede claro si existe la necesidad asignar un  numero a las copias controladas y si REALMENTE es necesario que todo el personal cuente con su propia carpeta.

    Les agradezco bastante sus aportaciones.

  • AGUAYO
    • 19/06/12 16:24
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    (0/0)

    Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que conviene en algunos casos tenerlos a la disposición del operador en físico y no electrónico, ya que éste no dispone de un equipo de cómputo al lado de la operación para su consulta, como por ejemplo una Instrucción de Trabajo para el Ensamble de X pieza. Esta Instrucción pertenece al proceso de producción ”X”, por lo que Control Documental le distribuye una copia (física) controlada sellada  al responsable del departamento de producción, para disponer del documento los operadores de ensamble.

    Pero, hablando de un Procedimiento del mismo departamento que hable de la fabricación de X producto, en donde intervengan actividades de un doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador.

     Mi pregunta es la siguiente:

    1.       ¿Se deberá entregar una sola copia controlada (física) al responsable del departamento de producción para su consulta por todo el personal operativo del departamento? o,

     

    2.        Si cuento con estos cuatro cargos (doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador), ¿deberé entregar 4 copias controladas (una por cada operador)?

    De ante mano les doy las gracias.

  • One Economic&Quality Consulting
    • 19/06/12 17:05
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    (0/0)
    AGUAYO escribió:

    Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que conviene en algunos casos tenerlos a la disposición del operador en físico y no electrónico, ya que éste no dispone de un equipo de cómputo al lado de la operación para su consulta, como por ejemplo una Instrucción de Trabajo para el Ensamble de X pieza. Esta Instrucción pertenece al proceso de producción ”X”, por lo que Control Documental le distribuye una copia (física) controlada sellada  al responsable del departamento de producción, para disponer del documento los operadores de ensamble.

    Pero, hablando de un Procedimiento del mismo departamento que hable de la fabricación de X producto, en donde intervengan actividades de un doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador.

     Mi pregunta es la siguiente:

    1.       ¿Se deberá entregar una sola copia controlada (física) al responsable del departamento de producción para su consulta por todo el personal operativo del departamento? o,

     

    2.        Si cuento con estos cuatro cargos (doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador), ¿deberé entregar 4 copias controladas (una por cada operador)?

    De ante mano les doy las gracias.

    Siempre  hay que distribuir los documentos a aquellos que los necesitan y deben estar en su punto de uso. Eso nos lo pide la norma. Por tanto el lógico pensar que un operario debe tener acceso a aquella información que les es útil. Normalmente lo que hay que hacer es cuando un procedimiento afecta a los operarios, establecer instrucciones técnicas detalladas para no tener que darles un procedimiento completo que puede ser mucho más extenso de lo que ellos necesiten. Ahora bien, si la información que necesitan está en el procedimiento y no hay instrucción técnica adecuada deberás entregar una copia controlada. Lo más normal es dársela al responsable del departamento que será quién la custodie, pero deben tener acceso los operarios. Por tanto no sería necesarias tantas copias como operarios. Pero esto también puede ser así, dependerá de tu organización.

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    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • Lily Cuervo
    • 20/06/12 14:52
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    buen dia a todos, alguen me pudiera responder por favor a lo que cuestioné más arriba sobre si las copias controladas llevan un número asignado??? en el mensaje anterior intenté describir de manera adecuada para que se comprendiera el contexto, pero creo q resultó ser mucho texto y se perdió el interés....

    agradezco bastante sus aportaciones.

  • Angelita
    • 20/06/12 15:10
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    Buen día lidicuervo, no es necesario que tengas controlada de esa manera las copias controladas, como lo hacías en tu trabajo anterior está bien, lo importante es que estés segur@ que el personal tiene acceso a la documentación la cual puede estar en red disponible para consultar e  imprimir. Para el tema de asegurarte de que el personal no cambie los documentos, te cuento que Acrobat tiene buenas herramientas para hacer restricciones de edición e impresión.Espero haberte ayudado, Saludos.
  • Macarena
    • 20/06/12 15:20
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    (1/0)

    Buenos días a todos!

    Ludicuervo, yo considero que no es del todo necesario asignarles nùmero, siempre y cuando tengas definida la formar en que controles estas copias y puedas retirarlas en caso que sufran modificaciones.

    Con respecto a si todos necesitan tener carpetas, pues dependerá de cómo tu lo establezcas en tu sistema, pero SI todos deben tener acceso a la documentación que necesitan para efectuar su trabajo. En mi empresa utilizamos una plataforma digital a la que todos tienen acceso. 

    Espero te haya sido de ayuda. Saludos. 

     

  • Lily Cuervo
    • 21/06/12 16:33
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    (2/0)

    muchas gracias a las dos

    ahora si me ha quedado claro Smile 

    saludos

    Lidia C.

  • flor
    • 27/08/12 19:28
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    Buenas Tardes, he leido sus comentarios sobre copias controladas y la distribucion, pero aun me queda algunas dudas: que documentos deben ser copia controlada y cuales no? Los formatos tienen que ser copia controlada? Yo llegue a la empresa y ya hay un sistema anterior y es que tooodos los documentos del SIG figuran como copias controladas..

    Ademas, en el area de produccion necesitan imprimir formatos diarios y algunos no diarios pero si rapidamente..  como puedo controlar esos documentos?Como controlo su distribucion? esos formatos deben tener sello de copia controlada, un correlativo, etc?? Estaba pensando en que sean los lideres de proceso quienes lo controlen, y que el formato solo se imprima, se use y ya, sin sello ni enumeracion, si se hace asi estaria en una no-conformidad? Los formatos tienen en el membrete, version, numero de revision, fecha de emision etc.. La version actualizada se encuentra en la red interna y cada vez q se actualice se notifica.

     

    Muchas gracias 

  • David Saavedra Zárate
    • 27/08/12 19:39
    • Moderador
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    (4/0)

    Las copias controladas no aplican para los formatos, únicamente procedimientos, manuales, hojas técnicas, documentos externos e instructivos. Los formatos se pueden imprimir en el momento que se requieran para su uso, una vez llenos se controlan como registros.

    Los formatos deben llevar un código o indicar su identificación y su número de revisión para verificar que se utilice el vigente y este debe conisidir con el que esta en la red y en la lista de registros.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Alejandro
    • 15/09/12 1:18
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    (1/0)

    Saavedra en primer lugar quiero felicitarle por su dominio en la materia y al igual que a Wilbert y Ximena expreso mi admiración... Paso a lo siguiente: Pronto distribuiré documentos en el área de trabajo (impreso) y via electrónica, así que pondré al pie de pagina: Documento Válido solo con sello verde de Copia Controlada.

    ¿Es esto Correcto y aplicable en lo distribuido electronico? ¿O tambien debo agregar: "Verifique su vigencia comparando con el documento publicado en el servidor",....... o algo así?

     

    Saludos!!

     

     

     

    _________________

    Alejandro Galván

  • Alejandro
    • 15/09/12 1:27
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    (0/0)

    El punto es que quisiera poner un enunciado corto aplicable para distribucion impresa y electronica

    Excelente fin de semana!!

    _________________

    Alejandro Galván

  • asalazar
    • 1/11/12 15:38
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    (0/0)

    hola,

    pude aclarar muchas dudas con las respuestas y comentarios anteriores, pero todavia estoy un poco confusa ya que estoy elaborando el procedimiento de control de documentos dentro de una empresa un poco grande donde se quiere utilizar dropbox para que todo el personal pueda compartir informacion en cualquier parte, pero para yo mantener un control de documentos lo veo muy bueno ya que una vez que yo lo actualizo automaticamente se actualiza en los servidores de cada departamento de la empresa pero todavia esta el detalle que temo que hagan modificaciones sin autorizacion ya que a pasado en varias oportunidades que convierten el archivo de pdf a word y no avisan su modificacion como yo podria llevar un control en el programa dropbox sin que los puedan modificar al igual que los registros hacen modificaciones sin autorizacion.

  • asalazar
    • 1/11/12 15:47
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    (1/0)
    ah! se me paso decir que en el caso de almacen, compras y administracion donde utilizan programas especiales como se hace en control de documentacion?
  • Angelita
    • 1/11/12 15:52
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    Buen día, mira hay dos cosas una esta relacionada con el tema de sensibilización y de que el personal sea consiente de que los documentos oficiales son los que estan publicados en el dropbox y que no puedes ser modificados y por otra parte hay un software que se llama “primo PDF” con el cual puedes convertir documentos de Word a PDF y poner una clave para que no se pueda reversar la operación, en cuanto a los formatos que estan en word y en excel, estos tambien pueden bloquearse con contraseñas solamente aquellas partes que no se pueden editar. Si tienen documentos que se emiten a traves de algun programa lo que puedes hacer es solicitar la ayuda del personal de informatica para que no realicen cambios a los documentos sin ser aprobados por ti.

    De todas formas durante las primeras etapas de la implementación de tu SGC, debes hacer mucho seguimiento en cuanto al control documental para que se vuelva una cultura.

    Un saludo

  • asalazar
    • 1/11/12 16:25
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    (1/0)

    hola, muchas gracias no sabia esos detalles. de gran ayuda!

  • David Saavedra Zárate
    • 1/11/12 16:59
    • Moderador
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    (2/1)

    Hola Alejandro, gracias por tu confianza y por tus comentarios.

    Hay muchas formas de controlarlos, lo primero que debes considerar es que el documento no sea duplicado sin autorización para no tener un documento fuera de control y que éste al modificarse, como no está controlado, no se recoja y pueda utilizarse por error, y también por cuestiones de seguridad, sobre todo por aquellos documentos que puedan ser importantes, confidenciales y pueda existir fuga de información.

    Si el control de los documentos es en un servidor (intranet o software específico para ello), no requiere de un sello, sólo hay que establecer la manera de que no pueda ser impreso por las personas que tengan acceso, y que este acceso sea por claves, y los que tengan acceso a la impresión, el mismo sistema genere una leyenda en el documento al imprimirlo como documento no controlado. Sólo el responsable del SGC puede imprimir y colocar sellos de documento controlado cuando alguien lo solicite y sea necesario, de lo contrario habrá copias controladas por todos lados.

    Si la distribución electrónica es por correo, yo no lo recomiendo, se presta para hacer mal uso del documento.

    Espero haberme explicado.

    Saludos

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  • David Saavedra Zárate
    • 1/11/12 17:05
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    (0/2)

    El sistema electrónico tiene varias bondades Salazar, se puede controlar el acceso, pero cuando existe malicia en las personas nada los detiene, también la educación y responsabilidad es importante y es necesario trabajar en ello.

    Saludos

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  • asalazar
    • 1/11/12 18:30
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    • Reg.: 12/09/12
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    (0/1)
    eso es verdad. pero bueno gracias por la ayuda ya tengo una idea de como responder  a la norma Wink :)
  • Rafael
    • 9/12/12 17:59
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    • Reg.: 22/01/12
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    (1/0)

    Buenas tardes.

    He leído los comentarios publicados en este hilo. Me han servido de ayuda para resolver algunas dudas que tenía.

    Gracias a todos.

  • Gianfranco
    • 24/05/13 23:28
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    • Reg.: 24/05/13
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    (0/1)

    Buenas Tardes con todos:

     Tengo una gran duda., yo tengo los documentos distribuidos a los responsables de cada proceso con un sello de COPIA CONTROLADA pero estos documentos no tienen la firma de los que elaboran ni de gerencia, tan solo el sello de COPIA CONTROLADA (incluye mi firma y la fecha de distribución).

     

    En todo caso eso me observaran en la auditoría?

     

    Agradezco de antemano su ayuda!! 

  • axedrezmac
    • 30/12/13 5:13
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    (1/0)
    Hola Gianfranco, yo estoy trabajando en una empresa donde las copias controladas se reparten sin la firma de aprobacion, solo se enumera la copia a entregar con la indicacion de no controlada y se tiene un registro de distribucion con la firma de recepcion de los usuarios del documento, ya he tenido auditorias de recertificacion y nunca he tenido un NC., espero te haya podido ayudar.

    Slds,

    Ing. Camilo Macahuachi
  • Francisco David
    • 3/04/14 3:21
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    (0/1)
    Excelente información. Gracias.
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    Auditor Interno en ISO 9001:2008
    Maestria en Seguridad Industrial y Protección Ambiental
    Ingeniero Ambiental
  • David Saavedra Zárate
    • 3/04/14 3:41
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    (3/0)
    Es curioso lo que indica Axedrezmac, para hacer eso debe haber los originales aprobados, quizá físicamente o bien electrónicamente, lo curioso es porque se distribuye como copia no controlada, y si es no controlada, porque la hoja de distribución.

    Saludos
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  • Angelita
    • 3/04/14 16:00
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    (1/1)
    Buen día, concuerdo con el ingeniero Saavedra, cuano se utiliza el sello de "copia controlada", es porque esa copia es fiel copia del original, en tal caso no tiene sentido que se controlen.

    Saludos.
  • axedrezmac
    • 3/04/14 21:08
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    (1/1)
    Amigos hubo una confusión en mi comentario. Todo la explicación es en función de las copias controladas, estas estan enumeradas y se entregan con cargo de distribución pero no requieren firma de aprobación. pero en el caso de las copias no controladas si son entregadas sin este tipo de controles son esencialmente para dar capacitaciones o entregar en auditorias.
  • juanluisci
    • 28/04/14 10:33
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    (0/1)
    Estimados colegas.

    Después de haber leído todos los post, aquí les presento como tengo pensado controlar los documentos en mi organización y las dudas que me surgen en relación a lo que se ha comentado en el hilo.

    La mayoría de la documentación externa que recibidos (pólizas de aseguradoras, instructivos de operativa de aseguradoras, baremos, etc.) son de utilización tanto para los miembros de la organización como para nuestros subcontratistas (peritos). En nuestro software de gestión tenemos una biblioteca donde, por compañía, tenemos archivadas las póliza, operativas, etc. A esta biblioteca tienen acceso los subcontratistas en activo y los miembros de la organización en activo, todos ellos mediante contraseña.

    Cuando hay un nuevo documento, sustituya o no a uno ya existente, lo que se hace es que, se retira el documento obsoleto del software y se carga el nuevo documento, enviando un email a todos los miembros de la organización y a todos los subcontratistas de este cambio. No se envían los documentos por email, sino que se obliga a todos a consultar el documento en el servidor.

    No obstante, como cualquier subcontratista puede entrar al software y descargarse en el ordenador de su casa (en local) un documento y por lo tanto estar esa copia fuera de control, lo que hacemos es, poner una marca de agua en el archivo que indica "Documento no contralado al ubicarse fuera del servidor".

    En mi caso, si prohibiese las descargas y obligase a todos los miembros de la organización y subcontratistas a conectarse al servidor para consultar esta documentación, la consulta sería más lenta y tediosa (tendría a muchas personas colgando del servidor simultáneamente). Lo que habitual hacen los subcontratistas es descargarse la documentación que se carga en el software de gestión y trabajar en local porque es más rápido y el acceso a estos documentos es más ágil.

    Bien es cierto que, cualquier subcontratista puede descargarse una póliza y distribuirla tantas veces como quiera, así como también, cualquier persona de la organización, podría distribuir copias a voluntad, pese a que se indique claramente en el procedimiento y se advierta al personal de que queda terminantemente prohibido distribuir ningún documento por email, ni por ningún otro medio (solo los podrá distribuir el director de área, con comunicación al responsable del SGC)

    Espero vuestros comentarios y sugerencias de mejora.

    Un saludo.
  • Invitado
    • 29/04/14 19:40
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    hola.

    Analizando todos los puntos de vista es inevitable sentirme un poco abrumada por tanto problema que da el tratar de hacer un sistema de Calidad eficiente y sobretodo fácil de manejar; también es bien sabido que cuando un trabajador no esta bien comprometido con la empresa y no sabe valorar su trabajo, no valorara lo que la empresa hace para que tenga un trabajo eficiente.

    No sé si mi planteamiento esté bien. pero también este foro es para aprender de todos. Espero me puedan comentar.

    En la empresa en la que laboro hacemos lo siguiente: En cuanto al manejo de documentos nos ha funcionado el tener los procedimientos originales por gerencias y cada gerencia tiene sus procedimientos aplicables. De ahí si necesitan sacar una copia de algún documento que necesiten acuden conmigo y yo les emito una copia controlada con un periodo de vigencia, ej: COPIA CONTROLADA, FECHA: 29 de Abril de 2014, RESPONSABLE: Cont. Luis, FECHA DE VIGENCIA: documento vigente del 29 de Abril al 3 de Mayo.

    De antemano la persona a la que se le dio la copia sabe que terminado ese periodo, Calidad le solicitará el documento que le facilitó y Calidad será responsable de la destrucción de esa copia para que no haya fuga o mal uso de información.

    Otro punto que la empresa toma muy enserio y del que todos los trabajadores son conscientes es que al ingresar a trabajar se les da un "Código de ética y CONFIDENCIALIDAD" de toda la información de la que llegaran a tener conocimiento. Eso incluye la protección de la empresa en sus instalaciones, procesos productivos e información escrita y confidencial de la que se lleguen a enterar. Por lo tanto el hacer mal uso a cualquier información que se les proporcione y que llegue a afectar la integridad de la empresa será motivo de sanciones desde las más leves (llamada de atención) hasta las más delicadas (despido de la empresa).

    Espero esta propuesta esté bien planteada y ayude a no acabarnos tanto con que qué va a pasar si distribuyo un documento y la persona responsable le llega a dar un mal uso, es más dificil si la persona sabe que si no cuida del documento y su contenido puede poner en juego hasta su estabilidad laboral. Espero no haber sido tan extensa y arbritaría.
  • David Saavedra Zárate
    • 29/04/14 19:53
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    Hola Juan Luis, el SGC debe trabajar también con el sentido de responsabilidad, si las personas que tienen acceso son de confianza y responsables, no hay porqué preocuparse, si a todo esto le generas un contrato en el que se hable de confidencialidad lo aseguras de alguna manera.

    Cuando se quiere manipular, distribuir, extraer sin permiso, la gente lo hace por más control que exista, es importante trabajar con personas con valores y principios, eso genera confianza.


    Tu propuesta es buena.

    Saludos
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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • David Saavedra Zárate
    • 29/04/14 20:00
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    Perfecto Claudia, de eso hablo en el post anterior, Ética y profesionalismo.


    Saludos.
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  • Invitado
    • 30/04/14 1:15
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    (1/0)
    Muchas gracias Ing. Saavedra. Cada día aprendo más de ustedes y agradezco por que de verdad aportan ideas bastante objetivas para que los que estamos aprendiendo no nos hagamos bolas. Entiendo entonces que mi planteamiento no esta mal. Aún así seguiré pensando en alguna otra mejora para seguir mejorando (valga la redundancia) mi sistema de Control de documentos.

    Muchas gracias !!!!
  • ELEFRA
    • 17/06/14 16:25
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    (0/0)
    Buenas tardes estimado,

    En mi empresa recien estamos implementando la iso 9001:2008 y tengo mi formato de distribucion de documentos en digital, estoy llenando ahi los datos, fecha, nombre del documento etc, pero como es digital no está la firma del que recibe el documento.
    ¿Es necesario la firma del ue esta recibiendo el documento?
    Porq si es si tendria q imprimir mi lista y hacerles firmar
    saludos..
  • David Saavedra Zárate
    • 18/06/14 18:12
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    Siempre la evidencia es importante, hay auditores que la firma es fundamental, pues como demuestras que se entregó. La única manera de evitar este proceso de firmas es la distribución electrónica.

    Saludos
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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • denise
    • 23/07/14 5:12
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    (0/0)
    Estimado David, me gustaría por favor me indicara si es correcta la forma que estoy utilizando para distribuir las copias controladas en mi organización.

    Nosotros estamos imprimiendo todas las copias, por ejemplo la copia 0 es del departamento de calidad y posteriormente se imprimen las copias correlativas 1, 2, 3, 4, etc. todas se entregan con las firmas originales del responsable del procedimiento, del representante del comite de calidad y del gerente. Una vez entregadas se registran en el formato de entrega de copias controladas. Es decir, no estamos fotocopiando y timbrando como copia controlada y numero de copia sino que esta informacion ya viene impresa.

    En cuanto a los instructivos de trabajo, se hace lo mismo que con los procedimientos pero el registro de entrega de copia controlada lo firma el responsable del proceso, se plastifican y se pegan en el área de trabajo, de este modo todos los operarios tienen acceso a la información. Además, al momento de pegarla el el responsable del proceso da a conocer a todos los operarios el contenido del instructivo y esto es registrado como capacitación.

    Espero me pueda ayudar

    Desde ya muchas gracias!

    Saludos

    Denise
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 23/07/14 19:57
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    denise escribió:
    Estimado David, me gustaría por favor me indicara si es correcta la forma que estoy utilizando para distribuir las copias controladas en mi organización.

    Nosotros estamos imprimiendo todas las copias, por ejemplo la copia 0 es del departamento de calidad y posteriormente se imprimen las copias correlativas 1, 2, 3, 4, etc. todas se entregan con las firmas originales del responsable del procedimiento, del representante del comite de calidad y del gerente. Una vez entregadas se registran en el formato de entrega de copias controladas. Es decir, no estamos fotocopiando y timbrando como copia controlada y numero de copia sino que esta informacion ya viene impresa.

    En cuanto a los instructivos de trabajo, se hace lo mismo que con los procedimientos pero el registro de entrega de copia controlada lo firma el responsable del proceso, se plastifican y se pegan en el área de trabajo, de este modo todos los operarios tienen acceso a la información. Además, al momento de pegarla el el responsable del proceso da a conocer a todos los operarios el contenido del instructivo y esto es registrado como capacitación.

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    Denise


    Hola, normativamente no existe incumplimiento a pesar de que no se está utilizando realmente el término "copia controlada", más bien son documentos originales de cierto modo. Sin embargo; la norma no te hace mención al término copia controlada por ningún lado, la finalidad del capítulo es de que los documentos vigentes se encuentren siempre con la persona indicada, en el lugar indicado y siempra sea de facil acceso. Aclarando que si esto está establecido en tu sistema es totalmente válido.

    Por otro lado podría hacerte la observación de que podrías (y deberías) mejorar este proceso, simplemente hazte la siguiente pregunta ¿qué sucederá en los casos de que alguna de las partes no se encuentre disponible para firmar y la libreación del documento sea necesario?

    El uso de las copias es para simplificar el proceso, mejorar el flujo y eliminar la dependencia para la liberación de documentos de trabajo.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Integrante por México del Comité Técnico ISO/TC 176/SC 3/WG 19 "Revision ISO 10013"
    Cel. (52) 782 185 3484
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 23/07/14 21:18
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    (0/0)
    Hola Denise, es correcto lo que menciona Wilbert, no hay ningún incumplimiento, pero puedes mejorar, hay que simplificar ese proceso.

    Estarás de acuerdo que se requiere mucho tiempo para imprmir todas las copias, cambiar leyendas de copia numero x, y que los responsables firmen tantos documentos. Esa parte la puedes simplificar firmando un sólo original y de ahí sacar las copias con su respectivo sello.

    Ahora bien, si quieres evitar todo esos detalles puedes controlar a través de intranet, todo depende de los recursos con los que cuenten.

    Saludos
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  • denise
    • 24/07/14 4:52
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    (0/0)
    Gracias a ambos por sus respuestas, como lamentablemente ya llevo la mitad de la documentación revisión 0 entregada voy a comenzar con las copias como ustedes me indican a contar de la revisión 01, pero me queda una pequeña duda respecto al comentario de Wilbert ¨Aclarando que si esto está establecido en tu sistema es totalmente válido¨, porque yo no especifico en mi procedimiento que las copias que distribuyo son originales sino solo hablo de distribución de copias controladas, no creo que haya algún problema al respecto cierto?

    Saludos y muchas gracias!

    Denise
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 24/07/14 5:58
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    denise escribió:
    Gracias a ambos por sus respuestas, como lamentablemente ya llevo la mitad de la documentación revisión 0 entregada voy a comenzar con las copias como ustedes me indican a contar de la revisión 01, pero me queda una pequeña duda respecto al comentario de Wilbert ¨Aclarando que si esto está establecido en tu sistema es totalmente válido¨, porque yo no especifico en mi procedimiento que las copias que distribuyo son originales sino solo hablo de distribución de copias controladas, no creo que haya algún problema al respecto cierto?

    Saludos y muchas gracias!

    Denise


    Hola, a pesar de ser cuestión de semántica puede ser cuestionable y a mi parecer podría considerarse un hallazgo. Existe una frase en los SGC que dice "escribe lo que haces y haz lo que escribes", así que revisemos la definición de copia:

    copia ('kopja)
    sustantivo femenino
    1. réplica reproducción de un escrito, pintura, escultura, fotografía u obra de otro género en que se procura trasladar con exactitud la obra original
    2. duplicado cosa que resulta de reproducir algo

    De ahí que existe esa diferencia entre tu decir y tu quehacer.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 24/07/14 17:10
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    Siendo estrictos es correcto lo que comenta Wilbert, pero si los documentos que son copias están identificados con una leyenda y eso lo diferencia del que conservas como original, no veo problema alguno. Caso contrario si puede crear confusión.

    Saludos
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  • ELEFRA
    • 25/07/14 13:02
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    (0/0)
    una pregunta compañero,

    Como controlo y justifico el siguiente caso:

    Yo entrego una copia controlada a una persona X, y ésta persona lo reproduce sin mi autorización y entregue a otras personas. y justo en una auditoria encuentren esta copia que saco la persona X.

    que hago despido a la persona X ? jeje

    saludos

    ELEFRA
  • David Saavedra Zárate
    • 25/07/14 18:53
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    Eso tu lo decidirás, lo que si te puedo decir es que o no capacitaste adecuadamente o tienes a una persona irresponsable dentro de tu grupo.

    Saludos
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  • denise
    • 25/07/14 19:26
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    (0/0)
    Gracias a ambos por la aclaración, se agradece

    Saludos!

    Denise
  • denise
    • 30/07/14 20:47
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    (2/0)
    Hola!, les escribo porque tengo una pequeña duda respecto a las copias controladas. Debo marcar cada hoja de los procedimientos como copia controlada o basta la primera hoja si en el encabezado indico el número de páginas?

    Espero me puedan ayudar

    Desde ya muchas gracias

    Saludos

    Denise
  • Nela9876
    • 22/12/16 20:06
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    (0/1)
    Me ha sido muy útil la información de este foro. Tengo una duda: Nosotros utilizamos intranet donde se pueden consultar e imprimir los documentos. Ademas se difunden las copias electrónicas a todos los que están especificados en la "difusión predeterminada". Por ultimo, se realiza la copia controlada en papel fiirmando un acuse de recibo, a todos los que están en la lista de la distribución controlada de documento.
    Que caracteristicas ha de cumplir un documento electronico para ser considerado una copia controlada?
    Por otra parte, algunos destinatarios de estas copias controladas en papel, incluso reciben mas de una "copia controlada (con el mismo numero). Asi por ejemplo, un destinatario recibe 3 copias controladas numero 1, otro recibe dos copias controladas numero 2 etc. La verdad es que no tengo nada claro, al final, para que sirve la copia controlada...o que es lo que se controla al final...
  • David Saavedra Zárate
    • 29/12/16 18:54
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    (1/0)
    Hola Denise y Nela, el objetivo primordial de las copias controladas es que no se utilice un documento obsoleto, de ahí se derivan otros objetivos al respecto, evitar la fuga de información, cuidar de propiedades intelectuales y una buena administración de los documentos.

    De ahí la necesidad de llevar un control al respecto, actualmente la tecnología ya permite este control de manera eficaz a través de la intranet o software especializados para ello, donde se puede controlar hasta las impresiones y permisos para visualizar documentos.

    Aún con la tecnología, siempre hay algunos procedimientos o documentos que se deben distribuir de manera impresa, para evitar las fotocopias lo más común es sellar a color cada copia a distribuir y asignarle un numero de copia, de esta manera a través de la lista de distribución tendremos bajo control las copias que se distribuyeron y quien las tiene, para que en el momento de la actualización tengamos pleno conocimiento de las copias que se entregaron y poder retirar la revisión anterior para entregar la nueva actualización. Por lo tanto, no es conveniente entregar a una persona varias copias con el mismo número, siempre deben ser números diferentes (consecutivos).

    Si no se tiene la cultura de respetar las copias controladas debemos colocar el sello a cada hoja de un documento, si el personal está consciente y respeta esta regla no hay inconveniente si se coloca el sello en la primera hoja únicamente, eso si, si se incumple tendrán una NC. No es un requisito de la norma el sello ni nada de eso, la norma solo establece que se debe llevar un buen control al respecto. Los auditores se encargan de verificar que esto se cumpla, que no exista el mínimo riesgo de utilizar un documento obsoleto o de que se pueda manipular, extraer, fotocopiar, difundir sin permiso, etc.

    Espero haberme explicado.

    Saludos
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  • Nela9876
    • 30/12/16 19:35
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    • Reg.: 22/12/16
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    (0/0)
    Muchisimas graciassss,
    Me ha quedado muy claro.
    Gracias y feliz año

    Nela
  • Ariel2401
    • 6/01/17 13:07
    • Imagen de Ariel2401
    • Reg.: 4/01/17
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    (0/0)
    Estimado David Saavedra Zárate, le consulto respecto a las copias controladas. El sello que se le aplica a las copias controladas es conveniente que indique "Copia Controlada" y el Número de copia controlada solamente o ademas de eso es una buena práctica que se indique también la fecha a la cual se distribuyó la copia controlada.
    Por otra parte se puede indicar las copias controladas con "Marca de agua" en el fondo de los documentos e imprimirlos con tal identificación de copia controlada directamente?.

    Desde ya muchas gracias, saludos. Ariel.
  • David Saavedra Zárate
    • 6/01/17 16:01
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    (0/0)
    La fecha de distribución debe ir en la hoja de distribución, la que firman las personas que reciben las copias.

    Se puede también realizar las marcas de agua.

    Salduos
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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • TANABETH
    • 6/02/17 19:01
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    • Reg.: 23/08/16
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    (0/0)
    Hola Ximena y como haría con las firmas que se colocan en el documento, utilizando la misma metodología del colegio que indicas?
  • TANABETH
    • 6/02/17 19:15
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    • Reg.: 23/08/16
    • Posts: 13
    (0/0)
    Hola, respondiéndome yo mismo la pregunta y me indican si estoy en lo correcto, yo puedo imprimir un solo juego de la documentación con todas las firmas (serian mis Originales) a custodia del departamento del SGC, y de modo digital en PDF podría subir la documentación vigente sin firmas para que visualicen con la leyenda que se indico arriba sobre Una vez impreso este documento se considera copia no controlada y no nos hacemos responsables por su actualización..

    Si alguien saca copia ya el SGC ya no seria responsable de la actualización y si se imprime los documentos saldrían sin firmas lo cual tampoco seria valido.

    Obviamente todo eso se especificaría en el Procedimiento de control de documentos.

    Toda actualización obviamente seria notificada vía correo.
  • yenyg
    • 3/05/17 17:04
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    • Reg.: 28/04/17
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    (0/0)
    Buen dia

    Tengo una confusión muy grande como debe ser el manejo de los documentos copias controladas,no controladas, original y como aplica


    gracias


    Yeny G
  • PMP® Edgar Villena
    • 4/05/17 20:22
    • Imagen de PMP® Edgar Villena
    • Reg.: 25/09/12
    • Lima - Perú
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    (0/0)

    yenyg escribió:
    Buen dia

    Tengo una confusión muy grande como debe ser el manejo de los documentos copias controladas,no controladas, original y como aplica


    gracias


    Yeny G


    Hola Yeny:

    Lo importante en la gestión documentaría es asegurar que los documentos vigentes estén disponibles para los usuarios cuando estos lo requieran.

    En algunos casos partes interesadas pueden solicitarte copias de los documentos (en físico o digital) pero como ellos no son usuarios de los mismos les debes proporcionar copias no controladas, que significa que no las vas a actualizar cuando hayan cambios futuros.

    Las copias controladas son aquellas que entregas a los usuarios del documento y que si necesitan ser actualizadas oportunamente, por lo señalado en el primer párrafo.

    Saludos cordiales
  • yenyg
    • 4/05/17 21:02
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    Mil gracias por la orientacion



    Yeny G
  • LidiaNava
    • 12/05/17 18:04
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    Buenos días,

    Tengo una duda,

    Actualmente en la empresa utilizamos un software para el control de documentos, pero hay documentos que es necesario tenerlos en piso (Instrucciones de trabajo, ayudas visuales, plan de control, por lo que realice un formato para el control de los mismos, "lista de copias controladas",

    mi duda es: ¿el responsable de este documento tiene que firmar de alguna manera?, en este caso es una Instrucción de Trabajo, yo quisiera llevar esta Lista de Copias controladas en electrónico.

    Saludos
  • PMP® Edgar Villena
    • 12/05/17 20:37
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    LidiaNava escribió:
    Buenos días,

    Tengo una duda,

    Actualmente en la empresa utilizamos un software para el control de documentos, pero hay documentos que es necesario tenerlos en piso (Instrucciones de trabajo, ayudas visuales, plan de control, por lo que realice un formato para el control de los mismos, "lista de copias controladas",

    mi duda es: ¿el responsable de este documento tiene que firmar de alguna manera?, en este caso es una Instrucción de Trabajo, yo quisiera llevar esta Lista de Copias controladas en electrónico.

    Saludos


    Hola LidiaNava:

    No es necesario que el responsable firme el documento, lo importante es que definan como se va a controlar la documentación (tal como lo especifica la norma) y luego asegúrense que se cumple lo definido. Es factible llevar el control de manera electrónica.

    Saludos cordiales
  • LidiaNava
    • 12/05/17 22:05
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    Gracias Edgar,

    Saludos
  • luisarturo
    • 15/05/17 18:32
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    Buenas Inge, nosotros llevamos un control documental por software, la autorización se realiza mediante un workflow en el mismo sistema, en ese caso consideramos que no es necesario posteriormente realizar la firma de las impresiones, ya que practicamtne eso se dio en el ectronico pero no aparece en los impresos. habria algún problema?

    por otro lado yo unicamnte tengo la lista de docuemntos controlados y les coloco el sello, no aplico ningun consecutivo, ni fech ade impresión sobre las hojas, la lista la llevo en electronico por lo cual tampoco me firman de recibido? habria alguna No conformidad? en mimanual o instrucción no indicamos nada de ello solo la lista de control y el sello.

    Gracias.