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   4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001
  

Manejo de documentos obsoletos en formato digital y papel

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  • elingind
    Manejo de documentos obsoletos en formato digital y papel
    • 4/05/07 3:18
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    • Registrad@: 15/08/06
    • Posts: 24
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    Estimados colegas:

    En la organizacion los documentos controlados que son aquellos que estan en vigencia se controlan a traves de la leyenda "Documento controlado" que va en el encabezado del mismo.

    Se pretende manejar los documentos obsoletos de manera magnética para evitar la acumulación de papel. Para esto se tiene una disposicion que dice que los documentos obsoletos deben tener la leyenda "Documento obsoleto" (pero actualmente no se esta cumpliendo y la idea es que se empiece a cumplir). Actualmente se estan conservando documentos en medio impreso y en el computador del area de calidad existe una carpeta electronica llamada documentos obsoletos.

    1. En la carpeta electrónica "Documentos obsoletos" van los archivos de los documentos que son obsoletos o los que pasan a ser obsoletos, pero estos archivos contienen en el encabezado la leyenda "Documento controlado" (Cuando se produce cambio de versión). ¿Pueden conservar esta misma leyenda siempre y cuando estén dentro de esa carpeta electrónica, o se debe cambiar la leyenda a "Documento obsoleto" en el encabezado de todos los archivos ya que no se si esto iria contra el numeral 4.2.3 literal g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón?. Como se podria manejar esto?

    2.Cuando se aprueba un documento queda el registro de la aprobacion que son las firmas de las personas que revisan y aprueban, asi como de las personas que leen el documento luego de su aprobacion. Este documento que esta aprobado fisicamente se destruiria ya que pasa a ser obsoleto y se conservaria el obsoleto de manera magnetica, pero este registro de aprobaciones se destruye tambien?, ya que no se si podría ir contra el numeral de la norma 4.2.3 literal a) "aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión"; ya que cuando se quiera evidenciar la aplicabilidad de este literal para este caso no se podría demostrar; e igualmente la norma en 4.2.4 menciona que "los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz del sistema de gestión de calidad"?.

    Como se podría manejar esto?.

    Agradezco la atencion a la presente.

    Alexis Herrera Colombia

  • Jorge P
    Re: MANEJO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
    • 4/05/07 9:38
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    Hola Alexis,

    respecto a las cuestiones que planteas:

    1. Para evitar el uso no intencional de los documentos obsoletos basta con que sean retirados de los puntos de uso habitual. De esta forma, si alguien los utiliza, será intencionadamente.

    Con relación a la identificación, la Norma no indica que se deba realizar "físicamente". Un documento obsoleto queda identificado como tal. si está dentro de un contenedor dedicado a almacenar documentos obsoletos. A este hecho debe añadirse la identificación derivada de la versión del documento, ya que además se debe disponer de un registro, un listado, que indique qué versión de cada documento es la vigente.

    2. El tema de la conservación de los registros de aprobación de los documentos me plantea más dudas. Como dices, al eliminar los documentos papel elimináis las evidencias de la aprobación. Esto no sucedería si substituyérais la firma física por la colocación de una firma escaneada (una imagen de la firma) sobre el documento. El documento original estaría sólo en formato digital, y aparecerían la firmas en todas las copias impresas.

    Rigurosamente, la utilización de firmas escaneadas puede plantear dudas de legitimidad, ya que en la práctica es un método fácil para firmar por otro. Esto se puede resolver de forma rápida manteniendo un listado papel paralelo que contenga las firmas (un formato a propósito). Otro método es enviarse unos a otros los documentos aprobados por Email y conservar estos Email. Y el método más riguroso y técnico es firmar digitalmente los documentos (muchos paquetes de software tienen esta funcionalidad).

    Como auditor yo acepto que los documentos simplemente incorporen la firma escaneada sin mayores controles. Lo hago porque presumo la buena fe, y antepongo la flexibilidad a la burocracia, pues poco afecta a la calidad de los productos añadir este tipo de controles extra. Caso aparte es que la organización sea un juzgado u otra que requiera mantener un control sobre el proceso de aprobación de los documentos.

    Un saludo,
    Jorge
  • JuanLucas
    Re: MANEJO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
    • 4/05/07 18:20
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    ¡Saludos!

    Con respecto a tus consultas:

    1.- Creo que tu encabezado debe decir "copia obsoleta" o sino eliminar ese encabezado, pues con el echo de estar enla carpeta de obsoletos ya esta identificado como tal.

    2.- Con respecto a los registro de haber aprobado esos documento obsoleto, deberian ser eliminados, no tiene caso almacenarlos, ¿para qué?, yo al menos lo hago así, pues solo los vigentes te auditan y me parece bien que lleves un historial de los obsoletos de manera electronica para consultas.

    Espero haber ayudado en algo.

    JL
  • jessyglz
    Re: MANEJO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
    • 16/08/12 19:09
    • Imagen de jessyglz
    • Registrad@: 16/08/12
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    Puedo Tirar lo documentos obsoletos o los debo de conservar y por cuanto tiempo?

  • ElisaCali
    Re: MANEJO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
    • 16/08/12 20:49
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    ???

    Hola, depende de cómo tengas establecido el control de estos registros, por ejemplo en mi empresa tengo un listado de control de documentos que contiene:el código y nombre del documento, área al que pertenece, ubicación, tiempo Activo e inactivo de conservación de ese registro y la disposición final, es decir si lo elimino, lo archivo, etc.

    Po eso de te digo todo depende del control y la importancia que le dé la empresa a estos documentos.