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   4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001
  

Método de codificación de documentos

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  • LEMUS
    Método de codificación de documentos
    • 20/10/09 22:50
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    hola de nuevo saludos a todos y un agradecimiento a las personas que me han ayudado.

    mi duda ahora es la siguiente:

    para asignarle la codificacion a un documento se me propuso utilizar el sistema de X-XX-XXX., entiendo que:

    x-identifica el documento.

    xx-departamento o gerencia.

    xxx- el numero correlativo pero mi duda es que si este numero debe de coinsidir con los numeros del indice de la NMX-CC-9001-IMNC-2000.

    ya que mi empresa utilizaba el metodo de AAA-BB-CC-DD-EE, y me dijeron que el numero correlativo venia de dicha norma,

    ¿es esto cierto o no?

    de antemano agradecere infinitamente su ayuda.

    saludos

  • Jorge P
    Re: Método de codificación de documentos
    • 20/10/09 23:26
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    (1/1)
    ???

    Hola Lemus,

     

    he leído en otro mensaje que tu empresa tiene 10 trabajadores.  Mi recomendación es que no pierdas ni un minuto organizando un complejo sistema de codificación porque no va a ayudar en nada.

    Propuesta:

    Al manual de calidad no le pongas código, es el manual de calidad y punto, el único manual de calidad.

    A los procedimientos añadeles si quieres un número correlativo: PR1, PR2, PR3, ... Digo "si quieres", porque no es obligatorio codificarlos, la codificación es un método para identificar documentos, en una empresa pequeña no hay problemas de confusión.

    De igual manera puedes proceder con las instrucciones de trabajo (IT1, IT2, ...), las fichas de puesto de trabajo (FP1, FP2, ...), las pautas de inspección (PI1 PI2, ...), o con cualquier otro tipo de documento que utilicéis en vuestro sistema.

     

    Hacer corresponder el código de un procedimiento con el código del apartado de la Norma es algo que he visto hacer y que es, en mi opinión, una equivocación, porque un procedimiento puede tratar temas de varios puntos de la norma.

    Nuestra documentación no se tiene que adaptar al esquema de apartados de la norma, se tiene que adaptar a nuestra empresa.

     

    Cuanto más sencillo, mejor.

    En cuanto a tu pregunta específica, en vuestro procedimiento de gestión de la documentación debería estar explicado el método de codificación. Si no lo encuentras,  los que montaron el sistema de codificación deberían apuntarse una no conformidad. Fíjate qué problemas da algo que puede ser tan sencillo.

     

    Un saludo!

  • Saavedra
    Re: Método de codificación de documentos
    • 20/10/09 23:58
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    Hola Lemus:

    Es correcto lo que te indica Jorge, no te compliques.

    Una forma sencilla tambien es la siguiente:

    Los tres o dos primeros dígitos de tu empresa, ejem: IKM

    Posteriormente el tipo de documento: PG: procedimiento general, PE: Procedimiento específico, MC: manual de calidad, IT: intstructivo de trabajo, MO: manual de operación, etc.

    Después de ello lo puedes direccionar al capítulo de la norma que corresponda: 422, 822, 56, etc. Un guión y el número de revisión correspondiente.

    Quedando de la siguiente forma: IKMPG56-1

    Alos registros que surjan de esos procedimientos los puedes codificar agregando una letra del abecedario, ejemplo: IKMPG56-1A.

    Te anexo un formato de procedimiento si te sirve de algo.

    Saludos




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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

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  • Kalidad
    Re: Método de codificación de documentos
    • 21/10/09 0:03
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    Debe ser un codigo  establecido y documentado en Tu Procedimiento de Control de Documento y haslo facilmente.

    Tal vez el metodo que utilizo en mi trabajo no es tan complejo pero es algo similar.

    Para Instructivos de Trabajo uso : IT-YY-001 

    En donde

    IT 

    YY =Area (para Control de Calidad uso CC)

    001=Consecutivo

    Ejemplo un Instructivo de Calidad  IT-CC-001 

    Y asi sucesivamente

    Saludos! 

  • LEMUS
    Re: Auditar a la Alta Direccion
    • 21/10/09 16:30
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    ???

    Muchas gracias por tu ayuda me ha quedado muy claro y agradesco tu respuesta.

    saludos.

  • unach
    Re: Método de codificación de documentos
    • 21/10/09 19:30
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    Hola mi estimado, como bien mencionan la codificación debe esta reflejada en el procedimiento de Control de Documentos. Donde se define la nomenclatura de cada documento.

    te doy algunos ejemplos de como lo manejamos nosotros.

    SIGLAS DEL DOCUMENTO

    SIGLAS

    TIPO

    FO

    Formato

    MSGC

    Manual del Sistema de Gestión de la Calidad

    PO

    Proceso/Procedimiento Identificado respectivamente por su consecutivo de control

    AC

    Actividad

    CT

    Catálogo

    GI

    Guía

    DC

    Documento

    IN

    Instructivo

    MA

    Manual

    LI

    Lineamientos


    Además de integrar el código de un documento con las claves presupuestales del área a donde corresponde el documento.

    Ejemplo.- Rectoría tiene el codigo presupuesta 111, tal caso, la codificación de un formato sería

    FO-111-001 Nombre y su revisión actual

     y así sucesivamente con los demás documentos.

     

    Espero te sirva esta información, saludos grandes.

  • LEMUS
    Re: Método de codificación de documentos
    • 21/10/09 19:51
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    Gracias por tu ayuda creo que ya le estoy entendiendo un poco.

    saludos.

  • alexordp
    Re: Método de codificación de documentos
    • 9/11/09 19:34
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    (1/1)
    ???

    Hola que tal.

     

    Al respecto de la codificación de documentos tengo un gran problema, de alguna manera en la empresa ademas de los documentos pusimos un codigo a los formularios, el problema radica en que ahora todo formulario quieren que se integre al sistema con codigo y respecto a esto me parece nos estamos excediendo, ¿como puedo argumentar que no todo debe codificarse excusandonos en ISO 9001?

     Es que a veces existen jefes muy cuadrados y es dificil convencerlos

    Gracias por su apoyo.

     

    Saludos

  • Dhana
    Re: Método de codificación de documentos
    • 12/11/09 22:26
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    (1/2)
    -0.04

    Saludos.

    Amm... yo codifico por departamento (para mi caso coordinaciones), esta es la estructura: codigo empresa EM, tipo de documento INS (intructivo), iniciales de la coordinacion COO iniciales de los subdepartamentos SUB y consecutivo...

     

    Atte.

    Dhana

  • unach
    Re: Método de codificación de documentos
    • 13/11/09 15:40
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    (0/1)
    ???

    Hola, q tal.

    Es aceptable la codificación que utilizas, por coordinaciones, tipo y departamento/area.

    En el caso particular, estabamos pensando migrar a una codificación más *adoc a nuestro entender, más adelante si se llegará a concretar les comento como quedo nuestra codificación.

    Saludos.

    At' Arnold

     

  • RaymeL
    Re: Método de codificación de documentos
    • 9/09/10 21:37
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    (1/2)
    -0.04

    Hola,

    He estado leyendo y entonces me surge una duda, ¿Es necesario tener codigos para procedimientos, instrucciones, politicas, manuales, etc? es decir ¿No puedo por ejemplo tener todo bajo un mismo codigo?

    Ej. POE-01, Procedimiento de capacitacion.

    POE-02 Instructivo para llenar la forma X,

    POE-03 Politica de pagos.

    y dividiendo las secuencias de acuerdo al departamento.

    Les agradezgo de antemao la ayuda.

    Rayme.

  • majacana
    Re: Método de codificación de documentos
    • 10/09/10 17:49
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    (4/1)
    8.3%
    aca te adjunto un instructivo para que lo mires y puedas despejar algunas dudas. esta incompleto lo estoy haciendo pero hay una parte que te puede interesar.



    Archivo adjunto
    ArchivoTamañoClics
    doc elaboracion y control de doc.nuevo.doc 743.50 KB 2899
  • unach
    Re: Método de codificación de documentos
    • 10/09/10 19:45
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    (0/1)
    ???
    Buen documento, saludos.
  • RaymeL
    Re: Método de codificación de documentos
    • 10/09/10 22:54
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    (0/2)
    -0.08

    Muchas gracias, esta muy bueno. Pero me queda una duda, ¿debo tener las politicas, procedimientos e instrucciones separados.?

    Voy a ir desde el principio, ingrese como encargada de calidad a una empresa que tiene un sistema de documentacion de procesos medio implementado, tienen codificavo con las letras POE (procedimiento operacional estandar) todo (instrucciones,politicas, procedimientos, manuales) y se distinguen de la siguiente forma:

    los que se llaman POE 0001-0999 son procedimientos, instrucciones y politicas generales de la empresa.

    los POES 8000-8999 son procedimientos, instrucciones y politicas de las areas de produccion.

    los POEs 2000-2999 son procedimientos, instrucciones y politicas de RH.

    Mi pregunta es ¿Es necesario tenerlos con codigos separados o debo separar los tipos) Tengo la duda por el fin de la norma es tenerlos controlados y de esa forma se pueden controlar, pero que tan claro es.

    Espero sus opiniones.

    Gracias.

  • organizate
    Re: Método de codificación de documentos
    • 14/09/10 0:01
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    (0/1)
    ???

    Hola!

    Yo prefiero los metodos de clasificación más simples, dandole un prefijo a cada tipo de documento: PRO-procedimiento, INS-instrucción, etc. y luego un número consecutivo.

    Si tienes muchos documentos y tu empresa es grande puedes incluirle un caracter para indicar el área a la que pertenece.

    Pienso que es mejor codificar por separado los diferentes tipos de documentos para identificarlos a simple vista por su código.

    Lo he implementado así en varias ocasiones y me ha dado buenos resultados

    Saludos 

     

    _________________

    Asesoría en organización de procesos administrativos, documentación, implementación de sistema de calidad, certificación en ISO 9000, 22000 y como empresa socialmente responsable.

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     www.organizatuempresa.com

  • Luis_W
    Re: Método de codificación de documentos
    • 22/09/10 2:33
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    (0/1)
    ???
    RaymeL escribió:

    Muchas gracias, esta muy bueno. Pero me queda una duda, ¿debo tener las politicas, procedimientos e instrucciones separados.?

    .

    .

    .

    Mi pregunta es ¿Es necesario tenerlos con codigos separados o debo separar los tipos) Tengo la duda por el fin de la norma es tenerlos controlados y de esa forma se pueden controlar, pero que tan claro es.

    Espero sus opiniones.

    Gracias.

     

    Hola RaymeL:

    Te recomiendo que no te rompas la cabeza con el tema de la codificación, muchas veces identificar un documento por el nombre es más que suficiente. Ojo que codificar un documento no es sinónimo de controlarlo.

    La codificación ayuda, según mi punto de vista, cuando se trata de una empresa corporativa, con varias Direcciones, Gerencias, Jefaturas, etc.; en la cual se maneja una gran cantidad de documentos normativos.

    Veo aquí una oportunidad para que integres al personal de la empresa en el diseño e implementación de un procedimiento eficaz y eficiente para el control de los documentos y registros.

     Saludos!

    _________________
    Luis Wilson
    Ingeniero Industrial. Estudios de postgrado en Sistemas Integrados de Gestión, Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional, Gestión y Mejora de Procesos.

    Auditor ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
    Consultor en Sistemas de Gestión
    www.calidadtotal.pe
  • RaymeL
    ¿Que formularios debo controlar?
    • 14/03/11 21:39
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    (0/0)
    ???

    Saludos,

    Estoy trabajando en una empresa corporativa en las codificaciones de los formatos que se utilizan en los diferentes procesos, defini una codificacion para cada formulario dependiendo del area a la que pertenezca, por ejemplo, para formularios de produccion es la F-GP-numero secuencial.edicion. por esa parte no tengo dudas, lo que quiero saber es cuales son los formularios que debo codificar, por ejemplo, hay una hoja que se utiliza para pegarle a los productos que estan rechazados ¿debo codificarla? ¿debo codificar cada documento que se utilice en la empresa?

     

    Otra duda que me surje es ¿Como controlo los formularios que se manejan de forma elecronica?

     

    Gracias, en espera de sus soportes.

     

    RL.

  • one
    Re: ¿Que formularios debo controlar?
    • 14/03/11 23:53
    • Moderador
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    • Registrad@: 25/11/09
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    ???

    Eres tú quién debes evaluar cuales son los formatos que entran dentro del SGC, pero piensa que todo aquello que afecte a los requisitos del producto deben estar referenciados.

    Sobre el control de los documentos electrónicos esa es una de las grandes polémicas actuales, porque aunque un usuario no tenga opciones de modificar un documento tamibién debes pensar que debes evitar que puedan ser borrados directamente a través de windows.

    Saludos

    Rafael

    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • equipo
    Re: ¿Que formularios debo controlar?
    • 18/03/11 9:58
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    ???

    Contestando a raymel, la primera parte; si usas una hoja para identificar los rechazados, esa hoja debe estar identificada como un registro del procedimiento que corresponda.

    Si lo que usas son etiquetas (rojas por ejemplo para rechazos) no hace falta que las codifiques siempre y cuando dejes claro en el procedimiento aplicable que esa es la forma de identificar.

    En los equipos que se calibran, por ejemplo, tampoco tienes por que codificarlos ya que identifican el equipo tienes trazabilidad para ir a su ficha (que esa si está codificada como registro).

  • RaymeL
    Re: ¿Que formularios debo controlar?
    • 18/03/11 13:53
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    ???

    Muchas Gracias!!, me parece que lo estaba haciendo de la forma equivocada, viendo las respuestas que me han dado, ire procedimiento por procedimiento a ver los registros que se utilizan en cada uno y esos son los que codificaré.

    Muchas gracias y Buenos dias.

    RaymeL

  • AIVI
    codificación de documentos
    • 27/03/14 3:40
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    ???
    Hola!

    Acabo de iniciarme en todo lo relacionado a la norma ISO

    Tengo duda con referencia a la codificación en los documentos
    Leyendo todos sus comentarios veo ..que muchos utilizan métodos similares ...pero no iguales lo cual me ayuda para orientarme en como iniciar las codificaciones pero..

    Saben si la NORMA ISO indica o marca un método obligatorio para codificar los documentos

    o puedo crear mis codificaciones tomando como base alguno de los ejemplos que ponen

    Agradeceré su ayuda :)
  • huamani19
    Re: codificación de documentos
    • 29/03/14 14:59
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    Hola AIVI. Es correcto. No hay obligación o un estándar al respecto. El que elijas debe cumplir con lo que necesites, lo que se te haga fácil, entendible y práctico manejar; siempre cummpliendo co el transfondo de la norma claro.

    saludos
    Fernando
  • AIVI
    Re: codificación de documentos
    • 1/04/14 1:14
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    ???
    Hola, Fer...

    Muchas gracias por la info

    La verdad como me lo han explicado esta muy fácil..y tal cual lo llevaré a cabo

    Saludos :)
  • Agomezv
    Re: codificación de documentos
    • 21/07/14 16:05
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    • Posts: 9
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    ???
    Intentarlo hacer lo más sencillo posible sino te perderás. Te propongo un índice en el siguiente link:

    http://asesordecalidad.blogspot.com.tr/2014/07/indice-de-procedimientos-del-manual-de.html#.U80ZJmIaySN

    Como verás los procedimientos y al mismo tiempo los registros que cuelgan de los procedimientos tienen coherencia con los puntos descritos en el Manual.

    Una vez dispongas de todos los documentos hazte un índice para verificar que la codificación de has marcado de cada documento es correcta y esta colocado correctamente. Este índice te será muy útil a ti para repasar todo y que no se olvide ningún punto y también de cara a las auditorías para encontrar todo más fácil.

    En el siguiente link esta explicado una propuesta de estructura documental

    http://asesordecalidad.blogspot.com.tr/2014/06/estructura-documental-del-sistema-de.html#.U80d52IaySN
    _________________
    Adriana Gómez Villoldo
    Asesor de Calidad
    http://asesordecalidad.blogspot.com