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   4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001
  

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO

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  • elingind
    CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO
    • 10/04/07 4:00
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    • Registrad@: 15/08/06
    • Posts: 24
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    38.3%
    Estimados colegas:

    En nuestra organizacion tenemos planteado un procedimiento de elaboracion y control de documentos en el cual se describe como se hace el control de documentos externos especificando que en el momento en el cual se generen registros en formatos del cliente en los proyectos que realiza la organizacion, estos seran soportes de actividades y esto se relaciona en el listado maestro respectivo; pero como se pueden controlar los documentos y registros de origen externo que se generan en los proyectos ya que los consultores que los realizan muchas veces manejan sus propios formatos para realizar sus actividades y en estos se registra la informacion correspondiente, ya que en una auditoria que tuvimos la auditora nos menciono que estos formatos no deben ir amarrados a un codigo dentro del sistema de gestion de calidad ya que cada proyecto es diferente y tiene sus propios consultores.

    De la misma manera, como se pueden controlar los documentos en medio magnetico generados en la realizacion de los proyectos.

    Agradezco la atencion a la presente.

    Atentamente,

    Alexis Herrera

    Colombia
  • Jorge P
    Re: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO
    • 10/04/07 14:00
    • Imagen de Jorge P
    • Registrad@: 21/05/04
    • Desde: Barcelona, España
    • Posts: 983
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    38.3%
    Hola Alexis,

    la relación que tenéis con estos consultores es comercial, si no he entendido mal, así que los consultores son vuestros proveedores.

    Si es así, coincido con vuestro auditor en que vosotros no tenéis que identificar los formatos que utilizan vuestros proveedores como parte de vuestro sistema documental.

    No identificar como propios los documentos y registros generados en el desarrollo de los proyectos conducidos por estos consultores, no quiere decir que os debáis desentender del tema. El cliente es vuestro, y tenéis la obligación de velar por el cumplimiento de sus requisitos.

    En este caso, se debe aplicar el punto 7.4.2->Información sobre las compras, de ISO 9001:2000. Vostros debéis definir y acordar con vuestros consultores el contenido de los expedientes de cada proyecto en particular o de todos en general:

    -->Qué registros tomar: no conformidades, controles realizados, seguimiento de la planificación, etc.
    -->Qué documentos generar: instrucciones, procedimientos, etc.

    Respecto al control de la documentación digital, las empresas deben hacer un esfuerzo por eliminar el papel YA!

    Se debe reducir la utilización de papel al mínimo imprescindible. Los documentos originales pueden estar perfectamente en formato digital, y considerar sus impresiones como copias del original (controladas o no controladas, según proceda).

    Si vuestros consultores mantienen los expedientes mayoritariamente en formato digital, os podrían enviar copia de ellos sin problema, mejorando vuestra capacidad de control y seguimiento.

    Todo registro papel generado en producción o durante la prestación del servicio debería pasarse a formato digital. Esto debería hacerse así para los datos relevantes, los que presentan resultados de los procesos. Estos datos se deben colocar en tablas conformando una base de datos que permita realizar consultas. Si los datos en formato papel no son relevantes, entonces deberíais plantearos su eliminación del sistema.

    En la mayoría de ocasiones una simple hoja de cálculo es suficiente para controlar los datos relevantes del sistema de gestión.

    La mejor forma que he encontrado para gestionar la documentación digital de empresas de proyectos es la de crear una carpeta por cada proyecto. Como nombre, a cada carpeta le pongo la fecha de inicio en formato americano (AA.MM.dd), y a continuación una descripción (proyecto, cliente, etc.). En cada carpeta se archiva en subcarpetas toda la documentación generada.

    De esta forma:

    El Dep. Comercial tiene su estructura de carpetas de proyectos: desde el contacto con el cliente hasta la aprobación de la oferta.
    El Dep. de Proyectos tiene su estructura de carpetas con los proyectos en marcha y finalizados.

    Paralelamente a todo esto está la base de datos antes mencionada.


    por el bien de la naturaleza y nuestra productividad, acabemos con el papel!


    Un saludo,
    Jorge P
  • teo2ia
    Re: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO
    • 19/06/07 19:05
    • Imagen de teo2ia
    • Registrad@: 19/06/07
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    (7/9)
    -0.07
    Hola mi nombre es Carmen Medina, estoy laborando para una institución gubernamental en Venezuela, estamos elaborando los Manuales de Normas y Procedimientos y requiero ayuda para desarrollar los procedimientos de Control de Documentos, el otro día puede encontrar en este portal una página de excel para el control de documentos que me parecio muy interesante, pero ahora no lo puede encontrar...

    Gracias por la ayuda que me puedan prestar...
  • Jorge P
    Re: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO
    • 19/06/07 20:08
    • Imagen de Jorge P
    • Registrad@: 21/05/04
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    • Posts: 983
    (30/3)
    72.8%
    Hola Teo2sia,

    lo que buscas está en este enlace.

    Jorge