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   4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001
  

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO

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  • elingind
    CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO
    • 10/04/07 4:00
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    42.3%
    Estimados colegas:

    En nuestra organizacion tenemos planteado un procedimiento de elaboracion y control de documentos en el cual se describe como se hace el control de documentos externos especificando que en el momento en el cual se generen registros en formatos del cliente en los proyectos que realiza la organizacion, estos seran soportes de actividades y esto se relaciona en el listado maestro respectivo; pero como se pueden controlar los documentos y registros de origen externo que se generan en los proyectos ya que los consultores que los realizan muchas veces manejan sus propios formatos para realizar sus actividades y en estos se registra la informacion correspondiente, ya que en una auditoria que tuvimos la auditora nos menciono que estos formatos no deben ir amarrados a un codigo dentro del sistema de gestion de calidad ya que cada proyecto es diferente y tiene sus propios consultores.

    De la misma manera, como se pueden controlar los documentos en medio magnetico generados en la realizacion de los proyectos.

    Agradezco la atencion a la presente.

    Atentamente,

    Alexis Herrera

    Colombia
  • Jorge P
    Re: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO
    • 10/04/07 14:00
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    Hola Alexis,

    la relación que tenéis con estos consultores es comercial, si no he entendido mal, así que los consultores son vuestros proveedores.

    Si es así, coincido con vuestro auditor en que vosotros no tenéis que identificar los formatos que utilizan vuestros proveedores como parte de vuestro sistema documental.

    No identificar como propios los documentos y registros generados en el desarrollo de los proyectos conducidos por estos consultores, no quiere decir que os debáis desentender del tema. El cliente es vuestro, y tenéis la obligación de velar por el cumplimiento de sus requisitos.

    En este caso, se debe aplicar el punto 7.4.2->Información sobre las compras, de ISO 9001:2000. Vostros debéis definir y acordar con vuestros consultores el contenido de los expedientes de cada proyecto en particular o de todos en general:

    -->Qué registros tomar: no conformidades, controles realizados, seguimiento de la planificación, etc.
    -->Qué documentos generar: instrucciones, procedimientos, etc.

    Respecto al control de la documentación digital, las empresas deben hacer un esfuerzo por eliminar el papel YA!

    Se debe reducir la utilización de papel al mínimo imprescindible. Los documentos originales pueden estar perfectamente en formato digital, y considerar sus impresiones como copias del original (controladas o no controladas, según proceda).

    Si vuestros consultores mantienen los expedientes mayoritariamente en formato digital, os podrían enviar copia de ellos sin problema, mejorando vuestra capacidad de control y seguimiento.

    Todo registro papel generado en producción o durante la prestación del servicio debería pasarse a formato digital. Esto debería hacerse así para los datos relevantes, los que presentan resultados de los procesos. Estos datos se deben colocar en tablas conformando una base de datos que permita realizar consultas. Si los datos en formato papel no son relevantes, entonces deberíais plantearos su eliminación del sistema.

    En la mayoría de ocasiones una simple hoja de cálculo es suficiente para controlar los datos relevantes del sistema de gestión.

    La mejor forma que he encontrado para gestionar la documentación digital de empresas de proyectos es la de crear una carpeta por cada proyecto. Como nombre, a cada carpeta le pongo la fecha de inicio en formato americano (AA.MM.dd), y a continuación una descripción (proyecto, cliente, etc.). En cada carpeta se archiva en subcarpetas toda la documentación generada.

    De esta forma:

    El Dep. Comercial tiene su estructura de carpetas de proyectos: desde el contacto con el cliente hasta la aprobación de la oferta.
    El Dep. de Proyectos tiene su estructura de carpetas con los proyectos en marcha y finalizados.

    Paralelamente a todo esto está la base de datos antes mencionada.


    por el bien de la naturaleza y nuestra productividad, acabemos con el papel!


    Un saludo,
    Jorge P
  • teo2ia
    Re: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO
    • 19/06/07 19:05
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    -0.07
    Hola mi nombre es Carmen Medina, estoy laborando para una institución gubernamental en Venezuela, estamos elaborando los Manuales de Normas y Procedimientos y requiero ayuda para desarrollar los procedimientos de Control de Documentos, el otro día puede encontrar en este portal una página de excel para el control de documentos que me parecio muy interesante, pero ahora no lo puede encontrar...

    Gracias por la ayuda que me puedan prestar...
  • Jorge P
    Re: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO
    • 19/06/07 20:08
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    (31/3)
    73.3%
    Hola Teo2sia,

    lo que buscas está en este enlace.

    Jorge
  • MARIPOSA
    Control de documentos y registros problemas como solucionarlos
    • 23/10/14 21:00
    • Imagen de MARIPOSA
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    ???
    Hola espero y me puedan ayudar, anteriormente, tenia una persona dedicada única y exclusivamente a controlar los documentos y los registros y por el momento se encuentra incapacitada por la carga de trabajo no me metí demasiado ni revisaba a fondo lo que hacia ahora que estoy sola además de mi carga de trabajo tengo que hacer su trabajo y descubro que es un verdadero desorden, números saltados, duplicados, y no quiero tener problemas durante la auditoria, hasta la lista maestra esta incompleta, la verdad estoy en shock, lo electrónico también esta desordenado y a piso ni he ido a verificar si las revisiones son las correctas, mi pregunta es como arreglarlo para no tener problemas hasta hay nomenclaturas con errores, ya que en caso de los # saltados las fechas no van a corresponder, hagan de cuenta que esta el 004 y el 005 no y de ahí seguidos hasta el 026 y así de grave, y aparte no en todos capturo las fechas de liberación inicial del documento solo las de los cambios, las que están en rev. inicial no tendré problemas pero las que están en revisión C solo tengo la fecha de esa revisión...

    Todas las sugerencias son bienvenidas por favor me siento desesperada...

    Atentamente: Mariposa sin ganas de volar =(
    _________________

    VVMM

  • Angelita
    Re: Control de documentos y registros problemas como solucionarlos
    • 23/10/14 23:15
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    (1/0)
    ???
    Hola Mariposa,

    Evidentemente tienes un grave problema con el control de documentos, pero lamentablemente esas cosas pasan a veces.
    También es importante que revises qué paso con las auditorias internas, porque esta desviación tan grande no había sido detectada.
    Pero bueno, vamos con las soluciones:
    Lo primero que debes hacer es generarte una NC y levantar una acción correctiva, allí debes describir todas las causas y el plan de acción en el que puedes incluir:
    1. Una revisión general de toda la documentación para evidenciar todos los errores
    2. Una etapa de ajuste de esa documentación (lo que se pueda y se deba ajustar), pues a veces no es viable arreglar todo, eso dependerá de lo que encuentres en el diagnostico, por ejemplo si hay documentos que tienen discrepancia en las fechas no vale la pena arreglarlos porque en algún momento debió haber una divulgación que involucra muchas personas. Pero si encuentras que un documento está mal codificado o está adjudicado a otro proceso, eso si debes arreglarlo y codificarlo correctamente y en el proceso a que corresponde.
    3. Actualizar listado maestro de documentos y registros
    4. Debes indagar con la persona encargada, que fue lo que sucedió, si es desconocimiento o falta de herramientas o también puede ser compromiso (no se puede descartar nada).
    5. Debes buscar una manera de que tu controles este tema, así haya un responsable de ejecutarlo, cuando se es Jefe debemos buscar herramientas para hacer control sobre las personas y las actividades que están a cargo nuestro. Puede ser que tu hagas inspecciones periódicas a esta persona y hacerlas, estas tareas puedes incluirlas en tu cronograma de trabajo.
    También es importante que verifiques las demás actividades que has delegado porque puede estar pasando algo parecido, así evitas sorpresas en la auditoria con el ente certificador.
    Un saludo, tienes mucho trabajo por delante.
  • MARIPOSA
    Re: Control de documentos y registros problemas como solucionarlos
    • 24/10/14 0:33
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    (1/0)
    ???
    Angelita:

    Otro problema el sistema de calidad no existe apenas intentamos hacerlo, por lo que aun no llego al procedimiento de Acciones correctivas y preventivas =(, y como te comento, considero mas bien que es falta de compromiso principalmente de esta persona debido a que para eso se le contrato pero la dirección también tiene un problema ya que ni siquiera ha establecido la política de calidad y cada vez que llega un proyecto nuevo me solicitan haga paro técnico en el plan de implementación de ISO9001:2008, como puedes ver angelita mi sistema apenas entre que comienza y no sin embargo prefiero arreglar esto de raíz antes de seguir con los procedimientos mandatorios, de estos solamente tengo el de control de documentos y registros (001), Inspección de recibo (004) que no es mandatorio pero lo necesito, Control de producto no conforme (017) y Elaboración de documentos (032) que tampoco es mandatorio pero también lo necesito, lo demás son ayudas visuales, tablas de especificaciones, alertas der calidad, formatos (muchos formatos), otra duda aprovechando tu buena voluntad hasta la lista maestra esta incompleta en cuanto a información bueno eso es lo que yo considero, esta persona solo ponía (código, titulo, concepto, edición, fecha y observaciones), puedo realizar el cambio de una vez y tu como lo harías en mi caso, sin tener ni siquiera el procedimiento de ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS NI HABER REALIZADO AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA DEBIDO A COMO PUEDES VER NOS FALTA MUCHISIMO Y LO PRINCIPAL q

    Quedo en espera de su respuesta para proceder a arreglar este desastre...

    Atentamente: Mariposa sin ganas de volar
    _________________

    VVMM

  • Angelita
    Re: Control de documentos y registros problemas como solucionarlos
    • 24/10/14 15:40
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    ???
    Hola Mariposa, Animate!, en muchos casos así es el trabajo.

    Como todavía no tienes un SGC es mas fácil pues lo que debes hacer es arreglar todo, asignar bien los consecutivos, volver a definir las fechas, etc.
    Por otra parte es importante es importante que verifique con la persona involucrada que fue lo que pasó, evidentemente puede ser por falta de compromiso pero también puede ser por falta de competencias técnicas, como yo lo veo como tu no puedes estar involucrada 100% en este asunto debes asegurarte que la persona que te ayuda si lo haga y que tenga los conocimientos de norma que se se requieren.
    No puedes dejar de lado los controles, por mas ocupada que te encuentres siempre debes verificar que todo esté marchando correctamente.
    Con respecto al listado te cuento que yo uso uno solo para documentos y registros y lo que este listado contiene es: Código del documento, nombre, versión, fecha de emisión, estado (activo o inactivo), proceso al que pertenece, almacenamiento, recuperación, retención y disposición.

    Un saludo
  • NOEBAHU
    Re: Control de documentos y registros problemas como solucionarlos
    • 27/10/14 0:24
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    ???
    Hola Angelia, tengo una duda, ¿Cómo puedo dar a conocer la política de la calidad en la empresa? y aparte de los 6 procedimientos que marca la norma, que otros puedo implementar?
  • Angelita
    Re: Control de documentos y registros problemas como solucionarlos
    • 27/10/14 13:47
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    ???
    Buen día,
    El conocimiento y comprensión de la política de Calidad por parte del personal es una actividad de constancia y no es suficiente solamente con hacer una capacitación, lo que se pretende es generar una cultura que gire en torno a esa política, que se entienda y se aplique.

    Inicialmente lo que yo sugiero siempre es que todos los directivos estén involucrados en la generación de esa política de calidad, una vez ha sido aprobada se debe hacer una divulgación y explicarle al personal cual es el objetivo de esa política, cómo pueden aplicarla.
    Una vez ha sido conocida por el personal viene un trabajo conjunto con los directivos quienes tienen la responsabilidad de conocer y asegurarse de que el personal a su cargo la conoce. Esta política debe incluirse en la inducción que se hace al personal nuevo. Si en tu empresa el personal tiene carnés de identificación, pueden escribirla en la parte de atrás para que la tengan presente. Se puede publicar en carteleras y en el fondo de escritorio de los PC´s.
    Durante las pausas activas que se hacen al personal operativo, se pueden hacer repasos y exporádicamente se pueden hacer sensibilizaciones a través de talleres. Aqui sólo algunas ideas.

    Con respecto a los procedimientos, es muy difícil decirte qué documentar, pues los documentos de un SGC dependen de cada organización, cada uno debe analizar que actividades se deben documentar ya sea para estandarizar o por dar un cumplimiento legal o para controlar la operación. Sin embargo lo que sin duda yo documentaría siempre sería:
    Mapa de procesos, Organigrama, plan de calidad, matriz de indicadores, listados maestros de documentos, procedimiento de diseño, compras, producción, despachos, recursos humanos, mantenimiento (incluye calibración cuando aplique), encuestas de satisfacción, perfiles de cargo.

    Un saludo.