MANEJO DE REGISTROS DE ACTIVIDADES POR PARTE DE PERSONAL EXTERNO

Buenas tardes

En mi empresa tenemos aprobado un procedimiento para la realizacion de actividades en un sitio de trabajo que es externo a las oficinas de la organizacion. Dentro de las actividades que el personal externo realiza se encuentra la realizacion de informes diarios en donde este personal informa diariamente de las actividades que realiza en el sitio de trabajo, dependiendo de lo que el cliente indique en el sitio. Estos informes los realiza este personal en un formato creado por ellos, y estos generalmente llevan la firma del supervisor del cliente en el sitio de trabajo y estos registros son los unicos que existen como evidencia de las actividades que se realizan en el sitio de trabajo. Estos formatos que lleva el personal muchas veces varian en su contenido de acuerdo al area o sitio donde este trabajando el personal. Este formato no se encuentra codificado dentro del sistema de calidad ni tampoco se nombra dentro de las actividades que describe el procedimiento. Nosotros tendremos una preauditoria de certificacion a mediados de enero y tenemos los registros de las actividades, pero no codificados dentro del sistema, ni mencionados dentro del procedimiento. Es necesario codificar este formato dentro del sistema y modificar el procedimiento para incluirlo dentro del mismo y al auditor mostrarle esta mejora en los dias que se tengan registros y de los demas dias con los registros anteriores?, como se podria manejar esto?.

Gracias.

Andrea

Hola Andrea,

con relación a tu cuestión, dado que los procesos ejecutados en dichos procesos están bajo vuestro control (aunque sea parcial), o cuando menos tenéis responsabilidad sobre lo que allí se hace, la Norma establece que dichos registros deben ser identificados en vuestro sistema documental, y por tanto, recibir los controles en la forma que hayáis establecido en vuestro sistema de gestión.

En cuanto a la solución formal, podéis vestir la rectificación dándole forma de no conformidad y aplicarle como corrección las acciones que resuelvan dicha situación. No lo vestiría de acción correctiva, ya que dicha acción debería atacar la causa de la no conformidad, y ello conllevaría emprender acciones para que dicho descuido no vuelva a suceder en el futuro (acciones harto difíciles de implementar, por lo humano y leve del error).

Un saludo,
Jorge P