Foro: Empezar con ISO 9001, primeros pasos

por favor necesito colaboración sobre dudas del manual

  • gorvinor
    • 13/04/09 12:39
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    • Reg.: 17/10/08
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    Hola! Por Favor , aunque sea reiterativo en mis dudas por mi corta experiencia,

    Me urge aclarar los siguientes puntos, para poder completar el manualque debo de entregar en proximas fechas .

    Paso a los sigueintes puntos:

    Algunos de los proveedores que utiliza mi grupo de empresas son comunes y las facturas a los mismos se efectuan atraves del nombre de una de ellas, esto no se como exponerlo en el manual, y en la lista de proveedores del segundo y tercer manual.

    Es decir como debo indicarlo, exponerlo etc.

    Nota: he dividido las empresas en tres manuales distintos, dado que tienen nif distintos, y por una recomendación del auditor externo, por lo los estoy desempelñando por separado.
    Otra duda es la denominación a los departamentetos ( Si se deben denominar como coorporativos al igual que los directores de los mismos)

    Otro apartado es el del director general, como denominarlo como coorporativo o simplemente como director genral en los tres manuales.

    Por ultimo el departamento de RRHH debe realizar los planes de formación respectivos a cada manual.

    POr favor hago la sumplica dado que mi tiempo de entrega  de estos manuales es desntro de una semana. y necesito tenre claro para poder exponerlos en los manuales.

     Mil gracias de antemano.

  • Jorge Pereiro
    • 13/04/09 18:26
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    • Reg.: 21/05/04
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    Hola Gorvinor,

     

    para no perder el hilo, tu pregunta está relacionada con una anterior sobre la implantación en 3 empresas . Vamos, que es casi la misma.

    Ese auditor externo que te ha recomendado mantener 3 manuales para una misma organización, aunque tenga 3 CIF's, está más preocupado de la certificación que de la implantación de un sistema eficaz.

     

    Soluciones:

    En un manual de calidad, o en los procedimientos, el nombre de los proveedores no debería aparecer por ningún lado. Son detalles que no tienen que ver con la naturaleza de lo que se tiene que especificar en ellos. Lo mismo podríamos decir de las personas que ocupan cada puesto del organigrama (si insertamos el organigrama dentro del manual). En este caso, si queremos insertar el organigrama dentro del Manual, podemos ponerlo sin nombres de personas (sólo cargos), y crear otro documento a parte del manual donde coloquemos los nombres.

     

    Lo que sí podrías hacer es explicar todo este galimatías de los manuales y las empresas en el apartado dedicado al alcance del sistema, donde expones las exclusiones realizadas a la Norma.

     

    Si estás implantando 3 sistemas de calidad, uno para cada CIF. En cada uno te puedes referir a cada cargo (RRHH) como quieras. Una persona de un sistema puede tener responsabilidades en otro (llamarse igual en los 3).

    Con la documentación pasa igual. Podemos utilizar un mismo documento en los 3 sistemas, siempre que esto no origine problemas de operatividad. En el caso de los listados de proveedores, conviene que cada sistema tenga el suyo propio, para no darse el caso de que tengamos como proveedor a nuestra propia empresa. Este documento tampoco tiene por qué ser adjuntado dentro del manual o de los procedimientos.

    En la misma línea, un solo departamento (por ej. RRHH) puede desempeñar resposabilidadesen en las 3 empresas (hacer los planes de formación de las 3 empresas).

     

    Espero que mi aportación te sirva de ayuda. Suerte!

  • gorvinor
    • 1/05/09 12:59
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    • Reg.: 17/10/08
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    Hola de nuevo !

    ANte todo gracias por los consejos

    La verdad que estoy bloqueado , tengo muchas cosas y esto me esta comiendo la cabeza más de lo que debería.

    Estoy atascado con el manual, me `puedes orientar en  la presentación de las empresas, tengo la idea pero me falta soltura en estas lindes y me bloqueo.

    Me explico:

    Estoy tomando como referencia el manual de uno de los sistemas, en más organizado y mejor expuesto

    Este manual se compone, de Introducciones al SGC, porcedimientos, Instrucciones de trabajo de los servicios,formatos, fichas de proceso.

    En las Introducciones he  adaptado y referenciado como grupo de empresas bajo el mismo logo.

    En los procedimientos SGC de igual forma, adaptado, Pese a algunos dudas.como los que pertenecen a la prestación de los servicios, ( en ellos quiero introducir los pertenecientes a cada una de ellas.

    En las instrucciones  de trabajo (Tambien atasco mental) la idea es la misma, a cada una de ellas exponer las propias conjuntamente con cada registro respectivo.

    En formatos utilizarconjuntos , El lsitado de proveedores formato del manual , al igual que los formatos de inicial del proveedor .

    Aclaración: el formato llamado listado de proveedores (excel) estan reflejados los utilizados conjuntamente como pueden ser renting coches ( las tres empresas utilizan ahora los mismos proveedores en esto , pero las facturas viene a nombre de una de ellas, para entender mejor por la del manual que sigo para incluir la otras)

    Tambien hay otro formato con proveedores historicos. en este lo he adaptado a las tres en el reflejo los porveedores comunes y despues los propios de sus servicio y por el servicio de la empresa.

    Los nombre que reflejo son los de los proveedores pero no creo, rectificame si no es así.

    Otros formatos que son comunes ó pretendo que sean comunes son por ejmplo, los de las auditorias,l actas ,los propios para RRHH , planes de formación , etc. encuesta , politica de claidad mapa de procesos , etc. otros como los  de iniciación de contratos con los clientes, comunicados de los mismos, hojas de pedido de mateial, en estos sólo se direferencia el sector  de los serviios,por ejemplo identifico si son auxilaires, servicios de otro tipo, etc.

    Intrucciones de trabajo de los servicios, en esto quiero  intercalar los propios de cada una de ellas,con su sector correpondiente pero no es facil, almenos  para mi por ser el primer manual conjunto de este tipo y teniendo en cuenta los planes de los que mandan.

    La fichas ,dos de las empresas no hay problema , pero en la tercera que es más grande puede que me de problemas, es más amplia.

    perdón por la extensión y muchas gracias por tus orientaciones.

    Un saludo Gorvi.

    Gracias

    PD: Espero no  tener problemas al recibir el enlace ó acceder al mismo . te indico otra dirección de correo  por si acaso.

    mpgarbo55@yahoo.es

    Igualmente gracias.

  • Jorge Pereiro
    • 3/05/09 18:08
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    • Reg.: 21/05/04
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    Hola Gorbi,

     

    es imposible darte en unas líneas la fórmula magistral para salir de esta. No te estreses mucho porque el manual no se lo va a leer casi nadie, y cualquier incoherencia documental que se detecte en la auditoría no pondrá en peligro la certificación.

    Comprendo que quieres hacer bien tu trabajo, y sobre todo que no haya ningún agujero negro que te deje en evidencia. De nuevo no te preocupes, porque si todo el mundo pusiera el mismo interés que tú, las cosas funcionarían bastante mejor.

    Repasando lo que has escrito, no me queda claro ninguna pregunta concreta. Sin embargo añadiré lo siguiente:

    Has de saber que todo empieza mal de un inicio, y por eso hay tantos problemas. Aún más los habrá con la operación del sistema. Mantener 3 sistemas documentales para una actividad entremezclada como la vuestra es un error. Lo sé por lógica y por experiencia.

    Tal y como intuyo que lo estás haciendo, habrá 3 manuales, procedimientos e instrucciones comunes y específicos (de cada empresa), formatos comunes y específicos, listados comunes y específicos, etc... Esta forma de proceder está bien, y próxima a la creación de una estructura documental única (sólo sobran los 3 manuales). Piensa qué vas a hacer con las políticas, los objetivos, las reuniones de revisión, etc. Yo lo unificaría, dando pasitos hacia lo que es más lógico.

    Si quieres, podrías hacer un listado común de control de documentos, donde uno de los campos indicaría a qué empresa pertenece o si es común.

     

    Un saludo!