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   4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001
  

Aprobación de documentos en formato digital

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  • Charlot
    Aprobación de documentos en formato digital
    • 7/04/09 17:57
    • Imagen de Charlot
    • Registrad@: 9/04/08
    • Posts: 54
    (0/1)
    ???

    Buenas:

     

    En mi empresa, estoy manejando los documentos en formato digital, cuando son aprobados, los coloco en la intranet para que todos los usuarios tengan acceso a ellos. mi duda es que se puede hacer de dos maneras: si uso el digital, lo convierto a PDF y los subo a la intranet, pero esto no va a estar firmado. la otra forma es escanear el fisico aprobado con las firmas y colocarlo en la intranet.

     

    Cual es la mejora via?

     Tengo que colocarlo con la firma?

    Puedo colocarlo sin la firma y avalar la aprobacion con el fisico firmado archivado en el Depto.

     

    Gracias,

     

    Charlot

  • gruposise
    Re: Control de documento en formato digital
    • 7/04/09 22:35
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    • Registrad@: 20/08/08
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    • Posts: 33
    (0/1)
    ???

    Hola Charlot, lo podeis hacer como lo estais haciendo, es decir subirlo sin firma y validarlo con la aprobación interna ya sea con firma electronica valida, con memorando de aprobación o similares para temas de auditoria. No es necesario escanear el documento ni guardar un original en duro firmado.

     

    Saludos

    _________________

    Guillermo Reynoso -Palomar

    www.gruposise.com.mx

  • xaviH
    Re: Aprobación de documentos en formato digital
    • 8/04/09 15:53
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    • Posts: 78
    (1/1)
    ???

    Hola Charlot,

    en mi empresa trabajamos con lo que llamamos el ciclo de validación documental, es decir, los documentos están ubicados en la intranet de la empresa y cuando alguno ha de ser validado tenemos un workflow que envia un email al aprobador para que lo valide. 

    Si no utilizas un workflow que gestione el envio del email con la consulta sobre la validación y su respuesta, puedes implementar la validación documental manualmente, siendo tú mismo el que haga este trabajo (te recomiendo encontrar alguna herramienta que te permita hacer esto en modo automático) y guardando un registro de los emails enviados a los aprobadores para posteriormente, publicar en la intranet unicamente aquellos documentos que hallan sido aprobados o ejecutando la acción apropiada sobre estos.

     

    Saludos

     

     

     

    _________________

    openossad , ossad libre para todo el mundo

     

     

     

     

  • FernandoRL
    Re: Aprobación de documentos en formato digital
    • 8/04/09 17:40
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    • Posts: 106
    (1/0)
    ???

    Hola Charlot,

    Para el uso de documentos por internet es conveniente y sugerible que vallan encriptados (PDF), para solucionar el asunto de las firmas, puedes incluir el apartado de firmas digitalizadas y para cubrir el apartado de control de documentos, puedes protocolizarlo con una minuta que indique la versión nueva del documento.

    De esa forma agilizas el estar firmando procedimientos a mano y das cumplimiento al requisito de control de documentos.

    Saludos

    Fernando Ruiz L.

    apoyoametrologos@hotmail.com

     

  • ELECTRA
    Re: Aprobación de documentos en formato digital
    • 9/04/09 17:05
    • Imagen de ELECTRA
    • Registrad@: 8/01/09
    • Posts: 21
    (1/0)
    ???

    Hola

    Yo lo manejo asi: Se supone que todo documento que este en la intranet esta autorizado y actualizado, es decir, no va a estar en la intranet documento alguno que no este autorizado y eso lo puedes comprobar con la lista maestra de documentos y con (en mi caso) un registro de de notificacion de distribucion de documentos (en ella solo estas notificando que estan enterados de la actualizacion de los documentos en intranet) misma que te tendran que firmar de enterado todos los involucrados del sistema (en tu caso lo puedes manejar con una circular electronica), en mi caso si tengo los documentos en intranet firmados y avalados por estos 2 registros que te menciono, espero que sea de ayuda mi opinion

    Saludos

  • Karlivette
    Re: Aprobación de documentos en formato digital
    • 18/05/09 17:09
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    • Registrad@: 1/03/09
    • Desde: Veracruz
    • Posts: 25
    (0/0)
    ???

    Hola!!

    En la empresa para la cual estoy trabajando también queremos poner todo en la intranet, pero en PDF, estoy buscando una herramienta que nos ayude a validar la firma de autorizado cada procedimiento que se emite, pero mientras cada documento que se emite y se coloca en la intranet se envía un correo electronico como notificación de que el documento ya puede ser consultado en la intranet y ellos responden la notificación, lo que yo hago es que como todo es de forma electronica, cada notificación lo registro en mi lista de distribución con la fecha en que respondieron de enterados para tener la evidencia y tamnien guardando los e-mails contestados y el documento que esta en la intranet, le coloque "Copia no controlada. Este documento ha sido liberado electronicamente" Esta bien?? Alguien me puede dar su opinión???

    Gracias!!!

    _________________

    Saludos!!

  • icarrasco
    Re: Aprobación de documentos en formato digital
    • 16/08/10 15:27
    • Imagen de icarrasco
    • Registrad@: 23/06/09
    • Posts: 9
    (0/0)
    ???

    Hola,

     dicen que más vale tarde que nunca...

    En mi empresa toda la documentación del SGC (manual calidad, procedimientos, política, etc) es digital. Sin embargo, en el procedimiento de control de documentos mencionamos que sólo existirá una copia controlada (copia física firmada que controlamos en el Dpto. de Calidad).

    Así, cualquier documento colgado en la intranet en PDF tiene el pie de página "Copia impresa no controlada".

    Supongo que si en el procedimiento de control de documentos indicas cuál es la documentación controlada, quién la custodia y quién la distribuye para un auditor será suficiente.

    Saludos :)

    _________________

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