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Indicadores de eficacia de las auditorías internas

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  • stefanny
    Indicadores de eficacia de las auditorías internas
    • 31/03/09 22:33
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    75.7%

     PROCESO

    INDICADOR

    FORMULA

    META

    FRECUENCIA

    RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN

    A

    GESTION SISTEMA DE CALIDAD

    1

    % cumplimiento Indicadores

    (Promedio del valor de los indicadores obtenidos / promedio de la meta propuesta)

    83%

    MENSUAL

    COORD. CALIDAD

     

     

    2

    Eficiencia de las acciones correctivas y preventivas

    (# de AC que se cumplieron en el tiempo establecido inicialmente / # AC levantadas)

    100%

    MENSUAL

    COORD. CALIDAD

     

     

    3

    Eficacia de las acciones correctivas y preventivas

    [1-(# de AC que se repiten / # AC levantadas)]

    100%

    MENSUAL

    COORD. CALIDAD

     

    hola amigos

    tengo un problema con mis indicadores de calidad, durante dos auditorias qeu tuve me manifestaron que cambiara mis indicadores son los que se encuentran en la tabla que opinan de ellos y como puedo cambiarlos para emplear otros. como podria formular algunos par medir la eficacia de las auditorias ?

    gracias por su colaboracion :)

  • FernandoRL
    Re: Indicadores para gestion de calidad
    • 1/04/09 20:05
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    Hola Stefanny,

    Tu enfoque es bueno, pero muy general, recuerda que las modificaciones más recientes en la normatividad estan en el apartado de enfoque al cliente.

    Tus cuadros no hacen referencia a si las No conformidades se cerrarón en alguna área en especifico, luego entonces como puedes referenciar la mejora obtenida en el área que genero la No conformidad.

    Los indicadores tienen la utilidad de referenciar los avances de la empresa, comunican los cambios y avances ó retrocesos.

    Son herramientas para detectar a su vez areas de oportunidad y mejora.

    Un indicador al 100% puede ser un evento estadistico aleatorio, pero si es repetitivo, cabe la pregunta de si el control no es demasiado olgado ó si tienes la capacidad de mejorar la exigencia??.

    Saludos

    Fernando Ruiz L

    apoyoametrologos@hotmail.com

     

  • Jorge P
    Re: Indicadores para gestion de calidad
    • 2/04/09 0:19
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    Hola Stefanny,

     

    sin menoscabar lo que dice Fernando, a mí me parecen bastante buenos estos indicadores que enseñas.

    Tan solo comentarte que yo cabiaría las siguientes denominaciones:

    Cumplimiento de indicadores -> Cumplimiento de objetivos

    Eficiencia de las acciones ... -> Cumplimiento de las acciones...

     

    La eficacia de las auditorías internas es algo difícil de medir. Cuando hablamos de eficacia, estamos expresando nuestra capacidad para cumplir con el plan establecido: dijimos que íbamos a hacer una cosa, y la hemos hecho según el plan y correctamente.

    De las auditorías lo que queremos saber es qué tal las estamos haciendo. No nos interesa saber si las hicimos en el plazo establecido (o nos interesa poco), nos interesa saber si se está identificando realmente lo que no funciona. Esto es difícil de medir, aunque una solución sería contrastar las no conformidades que se detectan en auditorías internas con las detectadas por otros auditores externos (auditorías de certificación y de clientes).

     Un saludo!

  • rulingo
    Re: Indicadores para gestion de calidad
    • 18/11/09 15:28
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    Hola Jorge:

    Estoy con este dilema de la medición de la eficacia de las auditorias internas, ya que fue auditada en el sistema de gestión de calidad de un amigo.

    Comparto contigo 100% en tu respuesta, sin embargo te pediria si me pudieses orinetar un poco más frente al tema de contrastar las NC internas con las identificadas en las externas.

    ¿cómo podriamos realizar esta contrastacion?, por clausulas, cantidad, grado (mayor o menor) etc.

    ¿Qué formula utilizarias para evaluar esta eficacia?,

    Te agradezco de antemano por tu ayuda

    Rodrigo Urzúa Q.

  • Ximena
    Re: Indicadores para gestion de calidad
    • 18/11/09 18:56
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    4.5%

    Hola a todos:

    Lo que hacemos en mi organización es lo siguiente:

    1. Se pasa el informe de auditoría

    2. Los líderes documentan sus acciones correctivas, preventivas y de mejora según los hallazgos.

    3. Hacemos seguimiento a la implementación de las acciones.

    4. Evaluamos satisfacción de los procesos auditados. Dentro de esta encuesta, se hace una pregunta: "¿Los hallazgos detectados ayudaron a la mejora del proceso?"

    Qué medimos en nuestro proceso de auditorías:

    1). Ejecución de todo el ciclo de auditorías. 2). Oportunidad en la entrega del informe de auditorías. 3). Acciones tomadas / Hallazgos detectados. 4). Acciones que cumplieron la meta propuesta / Total de acciones. 5). Satisfacción con la auditoría.

    Cuando llega la auditoría externa, comparamos cuantos hallazgos detectados ya los habíamos encontrado en nuestras auditorías internas y por qué no se habían solucionado.

    Espero que esta información sea de ayuda.

    XIMENA GALVIS O.

  • Saavedra
    Re: Indicadores de eficacia de las auditorías internas
    • 18/11/09 19:31
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    18.8%

    Hola:

    Uno de los procesos complejos de medir pero a la vez interesantes es el de auditoría, debido a que es el motor del sistema de calidad.

    Que es lo que busca una auditorìa interna o externa? la eficiencia, la madurez del sistema, y cuándo hablamos de eficiencia y madurez del SGC? cuando este nos proporciona oportunidades de mejora.

    Ahora bien, que depende de ello, y cuales son los indicadores correctos? Para lograr que el proceso de auditoría interna sea eficiente lo primero que debemos preparar son a los auditores internos, mientrar mejor preparados estén mayor será el beneficio al respecto. 

    Una buena programación tambien depende de la eficacia del sistema, basada en los resultados de auditorías anteriores, en el estatus de las NC, en las estadísticas de las NC (áreas críticas, tendencias de las noconformidades, capítulos de la norma en las que más recae, etc.), la rotación de los auditores es muy importante.

    Ahora, que logramos cuando tenemos los resultados de una auditoría, importa el numero de NC encontradas? no, ahí no radica la importancia, la importancia e indicadores están en los tipos e impactos de los hallazgos encontrados, cuales son los beneficios O IMPACTOS de estos hallazgos o NC, su análisis, determinación y toma de acciones correctivas, y por último, la eficiencia de las acciones tomadas. Una buena acción es aquella que no se repite y permite nuevas oportunidades de mejora.

    Espero haberme explicado bien.

    Saludos a todos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad

    sacalidad@live.com.mx

    móvil: (52) 722 3775548

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

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  • rulingo
    Re: Indicadores de eficacia de las auditorías internas
    • 19/11/09 13:32
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    ???

    Con la ISO 9001:2008 Las empresas certificadoras están dando mucha importancia al tema de la "Eficacia" del sistema como en la de todos los procesos identificados.

    La eficacia de las auditorias internas, a mi parecer, no se mide a traves de la implementacion de las acciones correctivas ni preventivas, ya son evaluadas (eficacia) de manera independiente a traves de la no repeticion de las no conformidades respectivas.

    Tampoco la eficacia de las auditorias internas se mide a traves de las planificadas vs las ejecutadas, auditores internos, etc.

    la interrogante es la siguiente: ¿Estan las Auditorias internas detectando las mejoras y las NC del sistema?.

    La manera en que lo estamos midiendo es a través de contrarestar nuestros resultados de las auditorias internas frente a las  de auditorias externas y las auditorias de nuestros clientes, mediante distintos parametros como por ejemplo (resultados informe auditoria cuantificados, analisis Pareto, NC grado alto, NC grado bajo, N°Obs, etc.). y asi poder comparar si estamos detectando las NC y mejoras en el sistema.

     

     Rodrigo Urzúa Q.

     

  • aragorn1
    Re: Indicadores de eficacia de las auditorías internas
    • 19/11/09 22:02
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    ???

    Buenas tardes queridos colegas, muy interesante el tema y quisiera agregar que recientemente AENOR realizó la auditoria de seguimiento correspondiente a este año y una de las No Conformidades que detectaron fue:

    En lo que respecta la medicion de los procesos:

    el indicador definido para el proceso de Auditoria:

                   Indicador                                            Valor de Referencia  

    No Conformidades Detectadas en Auditoria                       £ 3   Externa,  Previamente, No Identificada.

    NC- Este indicador no es Adecuado para demostrar la eficacia del mismo.

     De verdad que me he quedado sin ideas para definir un indicador a este proceso, asi que cualquier aporte será de mucha ayuda...

     

    Y por favor diganme que otro indicador puedo definir para Mantenimiento e Infraestructura y para el Proceso de Inspeccion y Prueba..

     

    Gracias..

     

  • JosepGonza
    Re: Indicadores de eficacia de las auditorías internas
    • 19/11/09 23:11
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    ???

    Hola a tod@s,

    Coincido con la mayoría de vosotros, éste no es de los procesos fáciles de medir.

    Sinceramente, hasta ahora todo lo comentado no parece que mida realmente la eficacia y mucho menos eficiencia del proceso de auditoría interna.

    Yo tampoco tengo la solución, pero para aportar alguna idea a esta especie de "brainstorming" propongo.

    Y si la eficacia la midiésemos mediante un formulario que debería evaluar nuestro principal cliente, digamos el director general, donde en función al resultado arrojado por el informe de auditoria (número de NC levantadas, tipo de NC, observaciones, oportunidades de mejora, etc.) se obtuviese una puntuación que auditoría tras auditoria nos indicaría una evolución.

    Vaya, no se como pero creo que lo que hay que medir es la capacidad de aportar valor a la organización mediante la auditoria. Todos los elementos que arrojan nuestro informe de auditoria, ¿en que nos beneficia?

    Bueno, quizás absurdo, pero ahí queda.

    Saludos,

    Josep 

  • aragorn1
    Re: Indicadores de eficacia de las auditorías internas
    • 26/11/09 22:29
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    ???

    Buenas tardes JosepGonza, muy interesante la propuesta realizada, pero a la vez me parece que es un indicador que facilmente puede estar sujeto a manipulacion, ya sea por desconocimiento, o por quedar bien en la evaluacion....

     Me explico:  Quizas el Director General, que es la cabeza de la compañía entienda que la Auditoria realizada fue efectiva, simplemente por el hecho de que encontraron 3 no conformidades ó 2 no conformidad.. 

    O el otro caso, el Director General, consulte con el Representante de la Direccion, quien es el mismo que Responsable del Sistema de Gestion y este le diga que si, que valore de manera positiva la auditoria...

    Pero sería bueno, establecer una especie de chesk list, en el cual cada pregunta tenga un valor de acuerdo a la valoracion de los hallazgos y al proceso de auditoria...

    Es mi aporte..

    P.D. NECESITO PROPUESTA DE INDICADORES PARA EL PROCESO DE MANTENIMIENTO Y PARA EL PROCESO DE INSPECCION Y PRUEBA....FACILITENME ALGUNAS...

     GRACIAS.. 

     

     

  • JosepGonza
    Re: Indicadores de eficacia de las auditorías internas
    • 27/11/09 23:53
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    ???

    Hola,

    aragorn1  tienes razón en la subjetividad de la valoración por parte del Director.

    Lo que creo que hay que hacer es averiguar en que medida la auditoria está aportando valor a la organización.  Y es justamente eso lo que creo que se puede conseguir midiendo las evidencias que comentaba en mi anterior post (número de NC levantadas, tipo de NC, observaciones, oportunidades de mejora, etc.). Como cada una de dichas evidencias pueden ayudar a la empresa a mejorar.

    Con este enfoque el número de NC nos puede indicar, de forma general, en que medida está mal nuestro sistema. Si por ejemplo son repetitivas además nos dice que o no se implementaron bien las acciones correctoras o estas no han sido eficaces etc.

    Nuestro check-list debería recoger todas las cuestiones que podrían ponderarse y finalmente obtener un indicador global.

    Finalmente, el que lo complete que sea honesto. Una idea sería completarlo con un equipo multidisciplinar.  

    Saludos,

    Josep 

  • xaviH
    Re: Indicadores de eficacia de las auditorías internas
    • 28/11/09 2:12
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    ???

    Hola a todos,

    Es muy interesante el hilo de este post, en particular estoy muy de acuerdo con la idea de utilizar el éxito de las acciones correctivas y la mejora para cuantificar la eficacia.

    Personalmente yo incluiría el indicador ROI o "retorno de la inversión" para valorar cuanto de lo invertido en esas acciones producto de la auditoria revierten positivamente en la organización.

    Una vez definidos los indicadores, que son la madre del cordero, otro punto que creo que es clave para diferenciar el modo de cuantificar la eficacia es el factor de ponderación, es decir, en la auditoria interna, el peso específico de los indicadores que toman sus datos a partir del personal interno, en tanto que subjetivos, como dice aragorn1, será menor que cuando estos indicadores se empleen para una aditoria externa.

    Resumiendo, os planteo que los indicadores de auditoria interna son los mismos que los de auditoria externa pero se ponderan diferente.

     

    Saludos !

    Xavi

     

     

     

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  • one
    Re: Indicadores de eficacia de las auditorías internas
    • 30/11/09 1:53
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    Quisiera ofreceros mi punto de vista sobre el proceso de auditoría.

    Mi enfoque viene dado por haber estado muchos años siendo el que recibía esas auditorías externas y realizaba las internas dentro de la organización de mi ex-empresa, y ahora siendo yo quien realiza las auditorías de forma externa.

     

    Este proceso es efectivamente muy difícil de valorar. Desde dentro en la mayoría de las organizaciones se quiere (desgraciadamente) mantener la certificación y por todos los medios se dirige al Auditor de manera que este detecte la menor cantidad de No Conformidades. Son aquellas que el propio interesado conoce y que muchas veces son consecuencia de la poca implantación real en las empresas de los S.G.C.´s. Siendo asi, valorar la eficacia de las auditorías es simplemente ridículo.

     

    Otra cosa es si hablamos de empresas de un determinado tamaño o pequeñas con direcciones con las ideas claras, en las que el control de la calidad si es un valor buscado por la propia dirección. Aqui si sería conveniente analizar que puntos son aquellos en los que se puede medir de manera correcta, el grado de cumplimiento de esa auditoría, y en que medida ese grado de cumplimiento otorga a la empresa un a mejora, una ventaja comparativa.

     

    Yo siempre he echado en falta en el planteamiento de los S.G.C.´s un concepto económico muy importante : la eficiencia. Esto viene dado por mi formación económica y por haber desarrollado mucha de mi actividad profesional en la Dirección Financiera. Veo que muchos de los preceptos de la norma 9001 hablan de satisfacción del cliente, pero no inciden en la búsqueda de la eficiencia económica por la propia organización. De esta forma puede darse la paradoja de tener unos clientes muy satisfechos y una empresa al borde de la quiebra.

    Personalmente, yo canalizaría el estudio de la eficacia del proceso auditor en buscar como bien dice la norma, el cumplimiento de los requisitos del propio S.G.C. ¿ Como ?, pues simplemente estableciendo siempre objetivos que enlacen la calidad con la productividad y eficiencia. Asi el proceso auditor demostrará la adecuación a la norma, y a través de una política y objetivos medibles y que muestren la eficacia de los procesos se podrá realizar un proceso de auditoría menos formal y más concreto.

    Muchas veces se mide la calidad de la auditoría en esos aspectos formales, más que en los concretos y estadísticos y en mi opinión ese es un error. 

    Un auditoría de calidad debe llegar más allá del aspecto formal, y posiblemente si en una organización solo buscan cumplir estos aspectos superficiales, en las conclusiones debería (o yo lo haría) marcar este camino como una posibilidad de mejora, para darle más valor añadido al proceso de auditoría.

     

    Bueno, espero no haberos aburrido

     

    Saludos

     

    Rafael

     

     

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    Saludos

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  • JosepGonza
    Re: Indicadores de eficacia de las auditorías internas
    • 30/11/09 13:38
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    ???

    Hola, Todo lo que comenta Rafael está muy bien.

    Me gustaría matizar no obstante que tal y como está redactada y estructurada la norma esta te permite realizar un enfoque totalmente desde el punto de vista de la eficiencia, o si se quiere de la financiera. Si una no conformidad la traduzco en costes, si los objetivos de calidad se marcan como objetivos económicos que después se van desgranando en cada proceso y subproceso, etc. pues ya lo tienes. 

    El problema estriba en que en general los SGC no se suelen implantar correctamente, por lo que al final lo que se obtiene son dos sistemas de gestión (financiero y de calidad) que a veces son paralelos pero que también pueden ser convergentes o incluso divergentes.

    Desde que llevo metido en esto siempre he estado luchando por intentar tener un único sistema de gestión, donde la calidad y la economía se complementen pero ya os aseguro que no es tarea fácil. Ahora bien, cuando consigues un buen indicador  financiero desplegado adecuadamente a lo largo de los procesos es cuando empiezas a tener más “creyentes” en  la calidad.

    Y ahora retomando el hilo del post, insisto en que al medir el proceso de auditoría debemos de saber medir en que medida o cuanto valor está añadiendo estas auditorías a nuestras organizaciones. De ahí que propongo valorar las NC, oportunidades de mejora, etc. Quizás, y como dice Rafael, la mejor manera en Euros.

    Saludos,Josep

  • one
    Re: Indicadores de eficacia de las auditorías internas
    • 30/11/09 14:36
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    (1/1)
    ???
    JosepGonza escribió:

    Hola, Todo lo que comenta Rafael está muy bien.

    Me gustaría matizar no obstante que tal y como está redactada y estructurada la norma esta te permite realizar un enfoque totalmente desde el punto de vista de la eficiencia, o si se quiere de la financiera. Si una no conformidad la traduzco en costes, si los objetivos de calidad se marcan como objetivos económicos que después se van desgranando en cada proceso y subproceso, etc. pues ya lo tienes. 

    El problema estriba en que en general los SGC no se suelen implantar correctamente, por lo que al final lo que se obtiene son dos sistemas de gestión (financiero y de calidad) que a veces son paralelos pero que también pueden ser convergentes o incluso divergentes.

    Desde que llevo metido en esto siempre he estado luchando por intentar tener un único sistema de gestión, donde la calidad y la economía se complementen pero ya os aseguro que no es tarea fácil. Ahora bien, cuando consigues un buen indicador  financiero desplegado adecuadamente a lo largo de los procesos es cuando empiezas a tener más “creyentes” en  la calidad.

    Y ahora retomando el hilo del post, insisto en que al medir el proceso de auditoría debemos de saber medir en que medida o cuanto valor está añadiendo estas auditorías a nuestras organizaciones. De ahí que propongo valorar las NC, oportunidades de mejora, etc. Quizás, y como dice Rafael, la mejor manera en Euros.

    Saludos,Josep

    Precisamente eso es lo que hicimos en el desarrollo del software de calidad en mi ex-empresa. Las no conformidades tanto de Clientes, proveedores/acreedores o red de tiendas eran valoradas económicamente de manera automática. De esta forma al final del periodo y en la auditoría, podiás saber por ejemplo el coste económico de las no conformidades de almacén, el material perdido, donde estaba el fallo (error de puesta de pedido- error en cantidades-errores en producto). Asi en el informe de revisión o en la auditoría la valoración financiera era posible. 

    Efectivamente otra manera de complementar esto es que los objetivos realmente sean medibles y no solo en un porcentaje, sino que ese porcentaje pueda ser traducido a euros.

    Saludos

    Rafael

     

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    Rafael

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