Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

modo de identificar documentos y registros

  • ngarcia
    • 12/03/09 13:41
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    (4/3)

    Hola a todos,

    en nuestra empresa me ha tocado implantar el sistema de calidad.

    Me he topado con el problema de como identifico (que codigos) los registros, documentos y procedimientos.

    Yo habia pensado en hacerlo de esta manera: si son procedimientos poner: P_AA.BB ,(P_01.01 (A es el departamento, y B es el nº de documento),asi igual con todo lo demas ,R _01.01(Registro),IT_01.01(Instr.tecnica) etc, las versiones las pondria dentro del encabezado del documento.

     ¿Como lo veis??

    Se podria poner de otra manera?? ¿¿Me podeis dar ideas??

     

    Gracias.

    Nuria.

  • Miguel Angel Hernandez
    • 12/03/09 16:53
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    (3/0)

    Hola ngarcia

    Antes que nada me queda una duda... no se si exista ya algun procedimiento para emision y control de documentos ya que de haberlo ahi te estara indicando como codificar tus nuevos documentos, de no haberlo creo que tienes una buena idea como lo indicas. en mi experiencia yo lo he realizado a continuacion

    PC-xx-00

    DONDE:

    PC=PROCEDIMIENTO DE CALIDAD

    XX=CORRESPONDE A LAS SIGLAS DEL DEPARTAMENTO DIRECTAMENTE RESPONSABLE.

    00= NUMERO CONSECUTIVO DE PROCEDIMIENTOS

    EJEMPLO.

    PC-RG-01

    ME INDICA Q ES EL PROCEDIMIENTO UNO DEL REPRESENTANTE DE GERENCIA.

    AHORA PARA LOS DEMAS TIPOS DE DOCUMENTO SOLO USO INICIALE

    RC-SI ES REGISTRO DE CALIDAD

    IT-SI ES INSTRUCCION

    PL- SI ES PLAN DE CALIDAD, ETC

    EJEMPLOS:

    PL-VI-01....PLAN DE CALIDAD DE VENTAS INTERNAS

    IT-CO-02....INSTRUCCION TECNICA NUMERO DOS DE COMPRAS ETC

    ESPERO TE SIRVA, recibo comentarios.

     

    Atte. Miguel Angel Hernandez

    Gestion d calidad y marketing

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    No hay nada mas malo que cuidar de los procesos sin considerar la condicion humana
  • ngarcia
    • 12/03/09 17:24
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    (2/1)

    Gracias masangel.

    Creo que es una muy buena idea la que me das. No habia caido en hacerlo asi. Muchisimas gracias!!

    Con respecto a lo primero que me indicas,por desgracia, en mi empresa se empieza desde cero con el tema de calidad, ese es uno de los motivos donde me ha tocado afrontar todo esto yo sola y el cacao que llevo (os gustaria que vierais como esta mi mesa de trabajo)!!!!

    Agradezco de nuevo tu ayuda. Cuando tengo unos cuantos , te enviare una copia para que le des el V.B. :)

    Atte,

    ngarcia.

     

  • Miguel Angel Campos
    • 12/03/09 19:44
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    (2/0)

    Hola Nuria.

     En mi compañia lo realizamos de la siguiente manera y esta definido en una instrucción del proceso de administración del sistema.

    Los códigos de identificación de la documentación se asignan de la siguiente manera, según sea aplicable: 
    XX – YY – ZZ – ()ZZ
     

    XX        Corresponde a los caracteres alfabéticos que indican el tipo de documento

     YY        Corresponde a los caracteres alfabéticos que indican el Proceso, Área o Departamento en que se aplica el documento.

     

    ZZ        Corresponde a los caracteres numéricos del código que indican el número del documento y se asigna en estricto orden ascendente (consecutivo).

     ()         Corresponde a la clase de documento que nos apoya el documento base. 

     

    Clase de documento
    Sigla
    Formato

    F

    eje: PR-GH-03-F01 (Formato Nº 1 del Procedimiento de gestión humana Nº 3) 

    Espero te sirva de idea para tu sistema.

    Miguel Angel

  • ngarcia
    • 13/03/09 13:39
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    (2/1)
    Hola mcquality!
    Agradezco tu respuesta y tambien por la ayuda recibida.
    Tendre ahora que elegir....tendre en cuenta tambien el modo que tu me indicas.

    De verdad, esque soy geniales!!
    Si no fuera por vuestra ayuda....
    Con vosotros se me hace menos cuesta arriba la implantacion de la ISO.

    MUCHISIMAS GRACIAS.
  • MariaV
    • 31/03/09 12:02
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    (3/1)

    Hola a todos!

    Yo tengo otra pregunta sobre la codificación de la documentación, y es que mi empresa tiene una codificación buena, sólo que además le añade a la codificación el número de edición, ya que está todo informatizado, tiene sentido no? de modo que por ejemplo para los procesos: PRGX.Y, donde PRG es procedimiento de gestión, X el número correlativo e Y la revisión. De esta forma en la carpeta de "PRG1" están todas las versiones del proceso. Creéis que es necesario para todas las codificaciones?

    Por otro lado tienen un "modelo" para todo, entiendo que exista un modelo o formato para los registros, los cuales te pueden anexar al procedimiento que le aplica...pero es necesario tener un modelo para el manual, un modelo para los procedimientos, etc? no creéis que es liarlo más porque si modificas el modelo tienes que modificar todos los procedimientos de ese modelo??? la norma lo exige? o pensais que debo eliminar eso...ellos entienden que de todo documento debe existir un "formato tipo".

     Necesito vuestra ayuda porque me tienen mareada! Gracias!!!