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   4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001
  

Anexos de los documentos: control de versiones

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  • maju
    Anexos de los documentos: control de versiones
    • 4/03/09 15:53
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    • Registrad@: 4/03/09
    • Posts: 4
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    Hola,

    tengo una duda acerca de los Anexos a los documentos, yo defini en mi sistema documental 2 tipos de anexos: los formularios para colocar datos, y otro tipo de anexo que son  por ejemplo tablas, listas, que no se les van a colocar datos.

    ahora a los formularios los codifique como FORxxx ( referencia al proc o instructivo)

    A los otros anexos como ser tablas las defini como ANExx( referencia la documento que lo contiene)

    Si mañana yo realizará una modificación en una tabla por ejemplo, la cambiaría la versión solo a la tabla, o tendría que cambiárselo al documento entero (por ejemplo un procedimiento)

    Lo mismo para los FOR si cambiara algo en ellos, tengo que modificar al documento que lo contiene?

    Otra duda es si los anexos los puedo usar solos. o sea por ejemplo si necesito que una tabla ( que es anexo de un  procedimiento) este distribuida o colocada en algun lugar, al tenerla codificada no pasaría nada??? o tengo que adjuntar todo el documento?

    Gracias

  • Jorge P
    Re: Anexos de los documentos: control de versiones
    • 6/03/09 17:38
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    • Registrad@: 21/05/04
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    Hola maju!

    No es aconsejable tratar como anexos  la documentación susceptible de sufrir modificaciones. La razón es que nos podemos encontrar con el problema que planteas.

     

    La mejor solución es que cambies la definición de anexo en el procedimiento y digas simplemente que existen los "formularios" y las "listas", y expliques cómo se identifican.

    Desde un procedimiento puedes hacer referencia a un  formato determinado o a una lista sin necesidad de adjuntarla como anexo. La documentación del sistema no es una tesis doctoral.

     

    Aunque cambría la posibilidad de argumentar que un formato no es un documento, conviene que les asignes un número de versión (a las listas igual).

     

    Saludos!!!

     

  • marcocesar
    Re: Anexos de los documentos: control de versiones
    • 6/03/09 19:45
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    Hola

    Respecto al manejo de los formularios que una vez llenos o utilizados en campo se convertiran en registros, la misma norma sice los registros son un tipo especial de documentos, en este sentido se esperaria (mi opinion) deben ser controlaos como documento...

    Si mañana yo realizará una modificación en una tabla por ejemplo, la cambiaría la versión solo a la tabla, o tendría que cambiárselo al documento entero (por ejemplo un procedimiento),

    considero asi con el dato que pones que no es necesario estar cambiando los procedimientos e instructivos cuando se modifiquen los anexos o formularios que se citen en ellos

    Otro punto, la norma dice que los documentos deben estar disponibles....puede ser que el anexo sea parte del mismo documento o sea un documento aparte, pero debe estar diponible para el personal....en esta palabra esta el mensaje...como lo vayas hacer facil o colplicado ya desde su gestion ya es otro boleto....

    recordemos que la esencia de control de documentos es prevenir que al proceso le vaya entrar VARIABILIDAD via informaciòn erronea...que puede ser informaciòn obsoleta o porque no se esta controlando la informaciòn con la profundidad quedeberia....

    saludos

  • maju
    Re: Anexos de los documentos: control de versiones
    • 9/03/09 12:00
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    • Registrad@: 4/03/09
    • Posts: 4
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    ???

    Muchas gracias por las respuestas .-

    Saludos