Foro: Gestión de procesos y por procesos

No conformidad por falta de métrico en el proceso de Revisión Gerencial

  • coral
    • 23/08/19 23:13
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    Buenas tardes, en auditoria externa tuvimos una NC menor: No existe una métrico específico relacionado con la efectividad de del proceso de Revisión Gerencial.

    Lo que habíamos estado presentando en auditorias anteriores como métricos de eficiencia y eficacia del proceso de Revisión Gerencial, eran el reporte mensual de metricos de cada entrada que cada Gerencia muestra mensualmente, y no habíamos tenido una NC anteriormente.

    Me pueden orientar por favor qué métricos de eficiencia y eficacia pudiera presentar para este proceso?, lo que se me ocurre es un indicador de cumplimiento de las revisiones gerenciales, efectividad del SGC (éste último lo mido de un 100% que se espera vs el porcentaje general de los resultados de cada proceso del SGC).

    Muchas gracias de antemano por sus comentarios.

    Coral Velázquez
  • ingefranja
    • 24/08/19 0:41
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    Hola Coral!! buenas tardes!!

    En relación a lo que expones, considero que lo que buscaba el auditor era un indicador de la efectividad de las acciones que se derivan de la revisión gerencial...me explico.

    Si tomamos en cuenta que la revisión gerencial tiene como propósito el establecer si el SGC está cumpliendo o no sus objetivos y, para el caso de que éstos no se cumplan, se toman decisiones para alcanzarlos...es precisamente en este punto en donde tenemos que establecer un indicador que nos mida la efectividad de esas decisiones o ajustes. Pongo un ejemplo:

    Si haces tu revisión gerencial en enero y detectas que el departamento de ventas no alcanzó su meta de vender $1 000 000 en el semestre previo habiendo vendido solamente $500 000 y, con base en esto, se toman las acciones A y B para, en el próximo semestre alcanzar la meta (supongamos que es la misma:$1 000 000).

    Si en julio haces una nueva revisión gerencial y resulta que ahora el área de ventas tampoco alcanzó su meta pero ahora vendió $950 000, esto nos diría que las acciones A y B tuvieron cierto nivel de efectividad...puesto que ayudaron a que las ventas subieran...conclusión: La revisión gerencial fue efectiva, ¿En que medida? yo diría que en la misma medida que lo fueron las acciones que se desprendieron de ella. Pienso que ese es el métrico que te falta, el que relaciona una revisión gerencial con la anterior, en función de los resultados, ya sea de un departamento o de la organización en su conjunto. Espero haber aportado algo útil. Saludos y que tengas linda tarde.
  • coral
    • 26/08/19 19:58
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    Muchas gracias Ingefranja!

    Me has dado la idea de cómo hacer la medición, actualmente yo llevo la efectividad del SGC reuniendo los resultados de cada métrico por proceso solicitando a cada dueño su plan de acciones, esta efectividad la llevo mensualmente, esto me va a servir para desarrollar el métrico de acuerdo a tus recomendaciones.

    Que tengas un excelente inicio de semana :)
  • ingefranja
    • 26/08/19 20:05
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    Gracial Coral!! igualmente.

    Estamos en contacto a través de este excelente medio para aclarar cualquier tema de calidad..en realidad, en lo personal, me ha sido de muchísima utilidad este espacio ya que con los cambios en las normas hay ocasiones en las que no tenemos claro el enfoque que hay que dar a tal o cual requerimiento de las normas que hoy dia se usan en la industria.

    Saludos!!
  • David Saavedra Zárate
    • 28/08/19 17:39
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    Hola Coral, buenos días, lo que el auditor busca y la norma pide es evaluar la eficacia y eficiencia del SGC, Menciona en uno de sus apartados de liderazgo que la alta dirección debe tener la responsabilidad de rendir cuentas sobre el SGC, también menciona en la revisión por la dirección que debe evaluar la eficacia y eficiencia y como ésta nos permita alinearnos con la dirección estratégica de la organización.

    Muchos lo entendemos como la presentación de resultados simplemente y que acciones se toman para mejorar los indicadores, lo cual es correcto, pero no evaluamos lo más importante que es la eficacia del SGC y como vamos acercándonos a la dirección estratégica de la empresa. Por algo se incluyó el contexto de la organización en esta nueva revisión de la norma.

    La pregunta primordial ahí es como sé si el SGC es eficaz y se alinea al contexto de la organización, y en ese sentido los números son fundamentales, la eficacia del SGC debe tener un número, 70%, 80%, 90%, 100% cuál es ese nivel de eficacia y eficiencia.

    Tengo un formato que te puede ayudar y te lo puedo compartir por correo.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • coral
    • 31/08/19 1:17
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    Muchas gracias Ingeniero, de verdad se lo agradecería mucho.

    Yo manejo un formato donde se refleja el resultado de cada métrico separado por eficiencia y eficacia por proceso, y de acuerdo a una ponderación me da un porcentaje final, éste lo utilizo para medir la efectividad del SGC y se incluye en la minuta de Gerencia; sin embargo, en la tortuga del proceso de Rev. Gcial tengo como indicador de eficiencia y eficacia el Monthly Operation Review, y el auditor nos comentó que no tenemos un indicador en específico relacionado a la efectividad del proceso de Revisión Gerencial, y es ahí donde estoy algo confusa.

    Tengo que describir cuál sería el indicador de eficiencia y el indicador de eficacia para el proceso de Revisión Gerencial y me está dando mucho dolor de cabeza, je.

    Mi correo es..

    almendrita_ab@hotmail.com

    Sé que su ayuda me sera de mucha utilidad! muchas gracias de antemano.
  • David Saavedra Zárate
    • 31/08/19 20:21
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    Hola Coral, cuando la revisión por la dirección te permite evaluar la eficacia del SGC y su eficiencia, y éste contempla toda la información de entrada y además presenta una mejora, estamos hablando de que el proceso de revisión es eficaz, pues nos permite visualizar los resultados planificados.

    El otro indicador ya lo comentó el ingefranja, que va de la mano con la eficacia y eficiencia del SGC.

    De igual manera te envío la información.

    Saludos
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  • coral
    • 2/09/19 19:26
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    Muchas gracias Ing.

    Quedo en espera de la información, y poder compartirle el formato que utilizo yo.

    Que tenga un buen inicio de semana :)
  • coral
    • 2/09/19 20:27
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    Ing. Saavedra, le acabo de enviar a su correo, las tablas que manejo, le agradezco su retroalimentación.

    saludos!
    Coral Velázquez
  • David Saavedra Zárate
    • 3/09/19 14:32
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    Si Coral, el día de hoy reviso la información.
    Gracias por la confianza.

    Saludos
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