Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

  • RGali
    • 23/04/19 19:37
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    Hola!

    Si el "documento A" del "proceso X" fue autorizado en febrero 2019; y en abril del mismo año resulta que el dueño del "proceso X" solicita hacer una modificación al documento en mención; es válido hacerla y mantener el numero de revisión o ésta debe cambiarse?, ¿las modificaciones al documento deben realizarse en determinado plazo o no importa el tiempo que este haya estado vigente?..

    como bien menciono, se trata de un documento (Revisión 3) que ha estado vigente aprox. 2 meses y se ha solicitado una modificación al mismo, amerita una Revisión 4 cuales sean los cambios que éste haya tenido?

    espero haberme explicado
    Agradezco el apoyo
    Slds
  • Salvador Padilla
    • 23/04/19 23:15
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    Debes actualizar la versión siempre que haya un cambio en el documento (7.5.3.2 c). El documento lo puedes actualizar siempre que se requiera, no hay tiempos establecidos para hacerlo.
  • RGali
    • 24/04/19 0:00
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    ok. muchas gracias.
  • RGali
    • 25/04/19 18:09
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    Salvador Padilla;

    acabo de entrar en una confusión, no se si usted podría despejar la duda.
    Los documentos se deben actualizar cada que sea requerido (7.5.3.2). Fue su aportación.

    La gestión anterior con la que trabajé, comentaba que si un documento cambiaba con frecuencia significaba que el proceso estaba mal y por ende los dueños del proceso no lo conocían del todo; que los documentos debían revisarse cada año y ver si estos requerían ser actualizados o según las necesidades estratégicas de la organización.

    lo anterior es correcto?

    ; esto significaba tenerlos vigentes por 1 año o más y ver si esto funcionaba o requería cambios; sin embargo pienso que las mejoras se van viendo durante la ejecución y no tendría que esperarme 1 año para corregirlo; de ahí viene el hecho de actualizar el documento cada que sea requerido. por que por otro lado pienso que si el documento debe ser actualizado cada que sea requerido hablamos de mejoras en el proceso también; yo no podría pensar negativamente respecto a todo esto que le comparto; todo lo veo como oportunidad de mejora y eso no es malo.


    Que me puede aportar al respecto.
    Le agradezco
    Slds
  • Salvador Padilla
    • 25/04/19 19:25
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    Hola RGali, es una buena pregunta. Si bien es cierto que cambios frecuentes en documentos (por ejemplo un procedimiento documentado) podrían indicar un mal diseño del mismo, también es probable que estén ocurriendo cambios en los procesos. Pueden existir cambios por una nueva tecnología, un nuevo producto, personal con nuevas responsabilidades, etc.

    Ahora bien, la creación de un documento siempre debería ser responsabilidad del dueño del proceso (minimizando así la posibilidad de cambios frecuentes por falta de "involucramiento").

    No hay un requisito en ISO 9001:2015 que indique un periodo de tiempo para revisar los documentos (pudiera ser un requisito de tu SGC, no lo sé). Las auditorías internas son un buen vehículo para detectar la necesidad de cambios en documentación.
  • David Saavedra Zárate
    • 29/04/19 22:05
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    En ocasiones debemos ser analíticos y utilizar el sentido común, que a veces es el más común de los sentidos. Si tengo un cambio y no actualizo tengo el riesgo de una falla y de una no conformidad por obvias razones. Por lo tanto cada que haya un cambio debo actualizar mi documento, eso debe significar una mejora. Aprovecha para reunir al personal involucrado en este proceso para revisar todo y asegurarse de que todo esté bien definido y con las mejores prácticas.

    Revisa también la interacción con otros procesos.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Enver
    • 30/04/19 22:58
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    Una consulta
    Para cambiar de versión/actualización de un documento se puede considerar por ejemplo cambios de forma o cambios de fondo y en base a eso cambiar o no de versión mi documentos..Me explico si no ha habido cambios críticos en el documento seria un cambio de forma y por tanto no a merita cambio de versión y solo se colocaría el cambio en la tabla control, muy diferente a un cambio de fondo.. al igual que cuando se evalúan los métodos de ensayo.

    Espero sus comentarios y poder mejorar mi sistema
  • RGali
    • 7/05/19 20:55
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    Salvador Padilla;

    Si fue "error de dedo", el documento amerita un cambio de revisión o sólo reemplazar la hoja dónde estuvo el error y que se mantenga en su versión vigente. ¿?¿?

    Agradezco su aportación al respecto.
    Slds
  • ZEUS_DARK
    • 8/05/19 1:00
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    Buenas tardes RGali.

    Tal y como lo comentas, si fue un error de dedo (ya sea un numero incorrecto, error en la numeración de hojas, un error ortográfico en una palabra por poner algunos ejemplos) es correcto lo que mencionas solo se debe corregir y reemplazar la hoja afectada, para esto no se requiere cambiar de revisión a menos que sean "varios errores de dedo en varias hojas" por lo cual ahí si aplica cambio de revisión.

    Pero mientras solo sea un error de dedo, adelante con reemplazar la hoja sin cambiar de revisión.

    Saludos.
  • RGali
    • 9/05/19 18:00
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    Gracias Dark Zeus por tu aportación.
    Slds
  • Salvador Padilla
    • 11/05/19 16:26
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    Lo que comenta ZEUS_DARK es correcto. Normalmente la corrección de un error de dedo no amerita una nueva versión del documento.
  • RGali
    • 13/05/19 18:42
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    Gracias Sr. Padilla
    Slds