Foro: Sistemas de gestión en laboratorios ISO/IEC 17025

Emisión- transmisión de informe de resultados de ensayo

  • ilar
    • 15/01/19 18:07
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    Buenas tardes:

    Tengo dudas respecto al formato considerado como válido para la emisión de informes de resultados, de forma que se cumpla con los requisitos 17025:2017 y con las claúsulas complementarias de la entidad nacional de acreditación ENAC.

    Me explico. Tengo claro que los informes se pueden emitir en papel con firma manuscrita, con lo que se demuestra su autenticidad. También existe la posibilidad de emirlos directamente en formato electrónico con firma electrónica.

    Mis dudas son en el supuesto de que un cliente solicitase una copia adelantada por e-mail de un informe de ensayo emitido en papel. Si escaneo en PDF el informe de ensayo con firma manuscrita y lo remito por email, éste pasa a ser una copia, pero no sé si es algo permitido o si necesariamente debe llevar firma electrónica, es decir, no es válido el formato escaneado con firma manuscrita porque incumpliría con los requisitos de acreditación siguientes: "el laboratorio debe ser capaz de identificar de manera inequívoca el informe efectivamente emitido por él y que será contra el cual el laboratorio comparará cualquier posible copia."(...) "cuando se trate de un archivo informático, cualquier impresión de dicho archivo será considerada como una copia. No obstante, si el cliente así lo solicita, el laboratorio le proporcionará una copia autenticada (mediante firma manuscrita o electrónica) de dicho documento".

    Por otro lado, la firma electrónica, ¿debe tener certificado digital emitido por la FNMT para ser válida?

    Gracias por leerme y por cualquier opinión o aclaración que me podáis aportar.

    Saludos
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 18/01/19 5:14
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    Hola, según entiendo, hay dos opciones para la entrega de informes finales:

    1. Entrega impresa con firma manuscrita,
    2. Entrega digital con firma electrónica.

    Estos documentos, cumpliendo estas características, serán considerados como originales. En el caso de escaneo, entiendo que no estarías incumpliendo ningún requisito, pues el original sigue siendo el impreso con firma autógrafa, para recalcar, te recomiendo que establezcas en tu sistema que el documento escaneado con firma autógrafa es solo una copia y que el documento con validez es el original, esto inclusive, puedes colocarlo como nota en el informe.

    Con respecto a la forma digital, la norma no solicita dicho certificado y si por su parte, ENAC tampoco lo solicita, no veo necesario que sea de esta forma, salvo que lo requieras de esta forma.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • ilar
    • 18/01/19 11:43
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    Gracias por tu respuesta.

    Sigo teniendo dudas respecto al tipo de firma electrónica. Efectivamente ENAC no especifica que deba ser certificada por un organismo externo, pero en todos los laboratorios de calibración que contratamos para nuestras calibraciones externas que utilizan firma electrónica (2 o 3 diferentes), viene con certificado digital externo FNMT. Esto me hace dudar de si aunque ENAC no lo especifique, en la práctica, los auditores den como válidas solo aquellas firmas electrónicas que garanticen su autenticidad mediante certificados digitales externos.

    Si optara por no utilizar firma con certificado digital externo, el tipo de firma electrónica que tú consideras que pudiera ser válida ¿cuál sería? es decir, sería valido insertar una imagen de la firma manuscrita en el documento electrónico (convirtiéndolo luego a formato PDF con bloqueo de modificaciones)?

    Por otro lado,cuando comentas lo de poner la nota en el informe (para el caso de escaneo y envió de copias del informe original manuscrito), te refieres a colocar la nota solo en la copia escaneada del informe original (en forma de marca de agua por ejemplo), o una nota que aparezca directamente en todos los informes originales en la que se diga algo así: "cualquier documento que sea copia escaneada o impresa del presente informe será considerada como una copia del original, que es el único con carácter de validez".

    Saludos
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 18/01/19 21:12
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    Hola, una firma electrónica no es una firma autógrafa escaneada,te comparto una liga del gobierno español donde se explica claramente qué es y cómo obtenerla.

    https://firmaelectronica.gob.es/Home/Ciudadanos/Firma-Electronica.html

    por otro lado, si no existe una legislación española que se utilice como criterio de evaluación, donde se obligue a utilizar una firma digital acompañada por un certificado de al FNMT, entonces no puede catalogarse una no conformidad pues no incumples algún requisito. La firma electrónica, según leo, la puedes obtener de la página que te indiqué o inclusive el software Adobe Reader permite crearlas, por otro lado, no veo en tu post original que la firma electrónica sea lo utilizado para diferenciar al documento original.

    Si no deseas utilizar firma digital, lo recomendado es utilizar una firma autógrafa, plasmada en el documento impreso. Yo no aconsejo en este caso, utilizar firmas autógrafas escaneadas que se impriman a la par del documento. Ya que en ese caso se incumple la forma de identificar el documento original.

    La nota lo recomiendo en cada informe, para que se entienda que los informes que se deben considerar como originales, en este caso, sean los que contengan la firma autógrafa en original. Indicando que por ejemplo se prohíbe la reproducción total o parcial de ese documento si la autorización del laboratorio.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • ilar
    • 22/01/19 10:23
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    He mirado la página web que me indicas. Al final te acaba dirigiendo a la necesidad de disponer de un certificado digital emitido por terceros (aunque no necesariamente por la FNMT).

    En principio incluiré en el procedimiento de emisión de informes la opción de su emisión tanto en formato papel, con firma manuscrita, como en archivo electrónico, con firma digital certificada (para no limitar opciones).

    También indicaré en el procedimiento, como recomiendas, que el documento escaneado con firma autógrafa es solo una copia y que el documento con validez es el original. Esto último es porque los clientes suelen tener prisa en disponer de una copia del informe de ensayo antes de recibirlo en formato papel por correo postal/mensajería junto a su equipo ensayado.

    Entiendo que si en el email de envío de la copia escaneada al cliente se le informa claramente que es una copia y que solo el original es válido sería suficiente (lo de poner la nota en cada uno de los informes me llevaría a tener que hacer una nueva versión de un montón de formatos de informe, y preferiría evitarlo por el momento).

    Te agradezco todas las aclaraciones.

    Saludos