Foro: Versión ISO 9001 de 2015

Registros obsoletos

  • Karen Gómez
    • 17/08/18 17:20
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    Buenos días,

    Acudo a ustedes para solicitar orientación acerca de un caso que se presentó en mi Institución.

    Haciendo una revisión documental se detectaron registros con formatos obsoletos, no solamente se utilizaron versiones anteriores de un formato sino que una cantidad de registros están elaborados en una versión que no existe. He encontrado el origen del problema y es que la persona responsable no se percata de utilizar la versión vigente, además de que al haber una actualización no descarga el nuevo formato sino que "actualiza" el que tiene en su computadora sin percatarse de que realmente corresponda con el formato actual.

    El problema es que anteriormente ya se había presentado este caso y se realizó una acción correctiva (estábamos bajo la versión 2008) por la cantidad de registros equivocados, ya que la corrección representaba mucho re-trabajo y gasto económico y humano. Pero esa opción ya no aplica en esta norma (según tengo entendido). Entonces ¿qué puedo hacer ahora? ¿es necesario reemplazar todos los registros por la versión correcta? tomando en cuenta que son registros que van autorizados por distintas personas y que, sinceramente si representa mucho trabajo.
  • Edgar Villena
    • 17/08/18 22:48
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    KarenG escribió:
    Buenos días,

    Acudo a ustedes para solicitar orientación acerca de un caso que se presentó en mi Institución.

    Haciendo una revisión documental se detectaron registros con formatos obsoletos, no solamente se utilizaron versiones anteriores de un formato sino que una cantidad de registros están elaborados en una versión que no existe. He encontrado el origen del problema y es que la persona responsable no se percata de utilizar la versión vigente, además de que al haber una actualización no descarga el nuevo formato sino que "actualiza" el que tiene en su computadora sin percatarse de que realmente corresponda con el formato actual.

    El problema es que anteriormente ya se había presentado este caso y se realizó una acción correctiva (estábamos bajo la versión 2008) por la cantidad de registros equivocados, ya que la corrección representaba mucho re-trabajo y gasto económico y humano. Pero esa opción ya no aplica en esta norma (según tengo entendido). Entonces ¿qué puedo hacer ahora? ¿es necesario reemplazar todos los registros por la versión correcta? tomando en cuenta que son registros que van autorizados por distintas personas y que, sinceramente si representa mucho trabajo.


    Hola KarenG:

    Tanto en la versión anterior (2008) como en la nueva versión (2015) es posible realizar correcciones para las no conformidades, siempre y cuando sea factible, y en el caso de ustedes, sea conveniente. Si la corrección, como comentas, les va tomar muchos recursos y no les agrega valor, y si dejar los registros como están (en el formato incorrecto) no tiene un impacto significativo en sus procesos, SGC o clientes, no vale la pena la corrección.

    Enfóquense más bien la acción correctiva, para evitar que la no conformidad vuelva a ocurrir.

    Saludos cordiales
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    Edgar Villena, PMP®
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  • Karen Gómez
    • 17/08/18 22:54
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    Hola Edgar, me equivoque en la redacción, anteriormente realizamos una acción preventiva, con la justificación de que se había detectado el problema antes de una auditoría. Tengo el registro de el suceso pero no sé exactamente porqué hicieron preventiva y no correctiva pues yo no estaba en este cargo.

    En el caso que se realizara la acción correctiva y se decidiera mantener los registros en el formato obsoleto, ya que como usted menciona no tiene impacto significativo pues es prácticamente el mismo formato, ¿qué aplicaríamos como corrección?
  • Edgar Villena
    • 17/08/18 23:29
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    Karen Gómez escribió:
    Hola Edgar, me equivoque en la redacción, anteriormente realizamos una acción preventiva, con la justificación de que se había detectado el problema antes de una auditoría. Tengo el registro de el suceso pero no sé exactamente porqué hicieron preventiva y no correctiva pues yo no estaba en este cargo.

    En el caso que se realizara la acción correctiva y se decidiera mantener los registros en el formato obsoleto, ya que como usted menciona no tiene impacto significativo pues es prácticamente el mismo formato, ¿qué aplicaríamos como corrección?


    Karen:

    Algunas no conformidades pueden no tener corrección, por lo que se colocaría que no aplica. En vuestro caso si aplica, pero se toma la decisión de no corregir y eso debería quedar documentado, junto con la persona que toma esa decisión y la justificación correspondiente.

    Saludos cordiales
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    Edgar Villena, PMP®
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  • Karen Gómez
    • 17/08/18 23:35
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    (0/0)
    Anteriormente dentro del procedimiento para las acciones correctivas teníamos la opción de realizar o no correcciones, pero en la auditoría de transición a la versión 2015 nos dejaron una no conformidad por ello:

    No se mostró evidencia de la determinación de correcciones y acciones correctivas, cuando ocurra una no conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, la organización debe:
    a) reaccionar ante la no conformidad
    1) tomar acciones para controlarla y corregirla
    2) hacer frente a las consecuencias;
    b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir ni ocurra en otra parte, mediante
    1) la revisión y el análisis de la no conformidad;
    2) la determinación de las causas de la no conformidad;
    3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir
    c) implementar cualquier acción necesaria;
    d) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada
    En este caso se encontraron las siguientes CARS:
    • CAR 0105 de fecha 13 Oct. 2017
    • CAR 0106 de fecha 17 Nov. 2017
    • CAR 0108 DE FECHA 17 Nov. 2017
    Sin determinación de correcciones y acciones correctivas, su formato de acciones correctivas indica; Correcciones o Acciones Correctivas.
    Incumpliendo con el Req. 10.2.1 de la norma ISO 9001:2015


    Según el auditor, es obligatorio desde la versión 2008 realizar ambas, por ello mi pregunta de qué puedo realizar como corrección.
  • Edgar Villena
    • 20/08/18 18:52
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    Karen Gómez escribió:
    Anteriormente dentro del procedimiento para las acciones correctivas teníamos la opción de realizar o no correcciones, pero en la auditoría de transición a la versión 2015 nos dejaron una no conformidad por ello:

    No se mostró evidencia de la determinación de correcciones y acciones correctivas, cuando ocurra una no conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, la organización debe:
    a) reaccionar ante la no conformidad
    1) tomar acciones para controlarla y corregirla
    2) hacer frente a las consecuencias;
    b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir ni ocurra en otra parte, mediante
    1) la revisión y el análisis de la no conformidad;
    2) la determinación de las causas de la no conformidad;
    3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir
    c) implementar cualquier acción necesaria;
    d) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada
    En este caso se encontraron las siguientes CARS:
    • CAR 0105 de fecha 13 Oct. 2017
    • CAR 0106 de fecha 17 Nov. 2017
    • CAR 0108 DE FECHA 17 Nov. 2017
    Sin determinación de correcciones y acciones correctivas, su formato de acciones correctivas indica; Correcciones o Acciones Correctivas.
    Incumpliendo con el Req. 10.2.1 de la norma ISO 9001:2015


    Según el auditor, es obligatorio desde la versión 2008 realizar ambas, por ello mi pregunta de qué puedo realizar como corrección.


    Hola Karen:

    Desde mi punto de vista, en la nueva versión (2015) la norma no exige que siempre se tomen acciones correctivas ante las no conformidades, me baso en el siguiente texto del punto 10.2.1:

    b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir ni ocurra en otra parte, mediante:
    1) la revisión y el análisis de la no conformidad;
    2) la determinación de las causas de la no conformidad;
    3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir;


    Nota que el texto "evaluar la necesidad" puede ser interpretado como que no todas las no conformidades pueden requerir acciones correctivas por lo que la organización debe determinar si es o no necesario, a diferencia de la versión anterior (2008) donde si era obligatorio:

    8.5.2 Acción correctiva
    La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.


    En la no conformidad que compartes se indica que no se tenían correcciones ni acciones correctivas, es decir, que no se habían tomado acciones de manera oportuna. Sugiero revisar bien su procedimiento y alinearlo a la nueva versión, según lo comentado líneas arriba.

    Saludos cordiales
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    Edgar Villena, PMP®
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  • Karen Gómez
    • 20/08/18 19:18
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    Hola Edgar,

    Muchas gracias por tus comentarios, en efecto la AC de la que habla la no conformidad contenía un plan de acciones ambibuo que no reflejaba una forma adecuada de afrontar la no conformidad ni de eliminar la causa raíz.

    Sin embargo, de forma verbal el auditor nos aclaró el hecho de que se tenían que realizar tanto correcciones como acciones correctivas y sinceramente aceptamos las no conformidades por falta de conocimiento y porque estaba en juego nuestra certificación. Está mal decirlo pero así es.

    De cualquier forma solicitaré la realización de la acción correctiva para el tema que ahora tratamos, esperando que el plan a desarrollar me permita eliminar la causa raíz, ya que considero que a 10 años de mantener implementado un sistema, no deberíamos de estar presentando problemas con formatos obsoletos, sin embargo últimamente se ha registrado en un solo departamento, lo que debería hacerlo más fácil de corregir.