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La gestion documental

  • Carlos De la Madrid
    • 13/07/18 20:19
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    La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días.
    Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa. Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.

    A este ejemplo se le podría agregar una nota de entrega, un documento de aceptación o incluso un contrato. Una vez más, estos otros documentos podrían estar en diferentes formatos o diferentes sistemas. Peor aún más, podrían estar en diferentes departamentos. Un contrato puede almacenarse en un archivador en el departamento legal. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.

    Sin una gestión documental profesional, la gestión de toda esta documentación resulta complicada.
    https://www.documentimaging.com.mx/blog/claves-gestion-de-documentos-administrativos/