Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Procedimiento

  • Lourdes González Reyes
    • 9/05/18 0:52
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    • Reg.: 19/04/18
    • México
    • Posts: 4
    (0/0)
    Hola buenas tardes,

    tengo una duda, y espero que me puedan ayudar se los agradecería enormemente.
    En nuestros SGC contamos con procedimientos que ya no se utilizan y se han dejado de utilizar desde hace ya un tiempo, el procedimiento en si puede obsoletarse, o lo debo de dejar en la documentación del SGC?

    Por favor me podrían explicar, ya que soy un poco nueva y quisiera aprender y mejorar los procesos de la organización en la cual trabajo.

    saludos
  • QSYSMX
    • 9/05/18 6:55
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    • Reg.: 8/05/12
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    (1/0)
    La norma pide que se revise para conveniencia y adecuación.
    Hay organizaciones que definen un año ,o 2 áños para revisar los documentos del sistema.
    Otras lo hacen al auditar a los procesos, ahí revisan ese punto.
  • MiguelRR
    • 9/05/18 15:47
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    • Reg.: 5/01/18
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    (1/0)
    Hola

    antes que nada tienen que tener definido cuanto es el tiempo de vida de tus documentos, imaginemos que tienen 3 años de vigencia y tu documento actualmente ya necesita ser revisado, con lo anterior lo sometes a revisión y justificas que no tiene una aplicación en tu sgc para poder darlo de baja.

    ahora pensemos en el otro escenario, en el cual aún le falta tiempo para llegar a la vigencia de tu documento pero ya no se usa, entonces sometes un control de cambios para justificar que vas a dar de baja dicho documento debido a que no se utiliza más

    invariablemtente de la situación es muy importante que justifiques el motivo de la baja (darlo por obselto) y asegurarte que no incida con otros procedimientos (procesos), además debes asegurarte que realmente no se usan por que algo cambio (cambio de metodología, remplazo de técnicas, cambio de normatividad) y no por que los usuarios no lo conocen o no les interesa hacer esas actividades.

    Saludos
  • Edgar Villena
    • 11/05/18 22:00
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    (1/0)

    Lourdes González Reyes escribió:
    Hola buenas tardes,

    tengo una duda, y espero que me puedan ayudar se los agradecería enormemente.
    En nuestros SGC contamos con procedimientos que ya no se utilizan y se han dejado de utilizar desde hace ya un tiempo, el procedimiento en si puede obsoletarse, o lo debo de dejar en la documentación del SGC?

    Por favor me podrían explicar, ya que soy un poco nueva y quisiera aprender y mejorar los procesos de la organización en la cual trabajo.

    saludos


    Hola Lourdes:

    Los documentos que ya no se usan los pueden conservar como obsoletos (de preferencia en digital), según se considere necesario para tu empresa.

    Lo importante al conservar documentos obsoletos es que estos estén claramente identificados y salvaguardados para evitar su uso involuntario y que pueda ocasionar algún tipo de consecuencia no deseada en la organización. Normalmente todos los documentos obsoletos están exclusivamente bajo control del responsable del SGC.

    Saludos cordiales
    _________________
    Edgar Villena, PMP®
    IRCA Quality Management Systems Auditor ISO 9001 (2008/2015)
    PECB Certified ISO 9001 Lead Implementer
    PECB Certified ISO 9001 Auditor
    PECB Certified ISO 31000 Lead Risk Manager