Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Plazos en la documentación de los procedimientos

  • Erick Giovanni
    • 28/04/18 19:29
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    Estimados compañeros, buenos días, tardes o noches de ser el caso;

    Escribo para consultarles su opinión respecto a la conveniencia o no de incluir plazos en las actividades de un proceso.

    me explico, actualmente en mi institución tenemos procesos, pero ninguno tiene plazo, y hay casos en que una actividad puede tomar semanas en departamento, con el consecuente retardo en la culminación del proceso en sí; acarreando en algunos casos pérdidas de oportunidades para la institución. (por ejemplo, nos acaba de pasar con una campaña que debió salir un mes antes del inicio de clases de los colegios, y salió una semana antes).

    últimamente la auditoría me ha pedido que en todos los procedimientos se establezcan plazos de atención además de los responsables (que actualmente ya tienen), pero a mi criterio me parece mucho incluir plazos en cada actividad.

    podrían comentarlo como lo manejan ustedes en sus respectivas instituciones?

    saludos cordiales;
  • QSYSMX
    • 29/04/18 3:14
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    Normálmente dentro de un SGC, se realizan actividades, acciones correctivas, proyecto a de mejora, auditorías,etc. Y en todas hay compromiso de cumplimientos,ese es el control, primeramente los jefes de procesos deben cumplir a tiempo, y en apoyo a esto, el coordinador del SGC, le de seguimiento.
    A ésto te refieres?
  • Erick Giovanni
    • 30/04/18 15:56
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    Hola, gracias por tu respuesta;

    Si queda claro lo del cumplimiento a fin de que el proceso se cumpla en tiempo y forma; el detalle es que en mi organización, a pesar de que en teoría trabajamos en función a procesos, seguimos trabajando de manera funcional, y hay ocasiones en que un área demora mucho en entregar el insumo a la otra área para continuar con el proceso.

    en ese escenario, la consulta sería que tan recomendable es poner los plazos de ejecución de cada actividad en el proceso (en la documentación), algo así como:


    Actualmente dice: "desarrollar el informe de viabilidad y remitirlo a marketing para estudio de mercado"

    como me piden que diga: "desarrollar el informe de viabilidad y remitirlo a marketing para estudio de mercado (nota: plazo máximo 5 días hábiles)"

    no sé si me dejé entender

    gracias por anticipado por la respuesta.

    saludos cordiales;
  • MiguelRR
    • 30/04/18 16:54
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    Yo veo que si bien no es necesario ponerlo en los procedimientos y deseas mejorar esos tiempos muertos, puedas meterlos como indicadores de calidad. por ejemplo

    TU OBJETIVO SERÍA:
    Desarrollar en cinco días hábiles el informe de viabilidad y remitirlo a marketing para estudio de mercado.

    TU INDICADOR:
    Obtener en un mes el índice de cumplimiento de la entrega del informe de viabilidad.

    TU PARÁMETRO:
    Indice de cumplimiento = (PT- PR)/ PT * 100 en donde PT son tus proyectos totales que entregas a marketing y PR los proyectos entregados con retraso.

    todo esto lo gráficas y se lo pones a esa área encargada para que vean, mes a mes su tendencia e mejorar o a incumplir.
  • QSYSMX
    • 30/04/18 17:06
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    Es buena idea incluir álgunos indicadores, también en sus procedimientos,aunque más importante es el compromiso del personal para atenderlelas cosas a tiempo y no esperar a que se las exigan.
  • Erick Giovanni
    • 2/05/18 15:54
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    Gracias a todos por sus respuestas, me queda más claro; si debemos incluirlo como indicador en lugar de acotarlo como parte de la actividad.

    saludos cordiales!
  • Edgar Villena
    • 4/05/18 14:51
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    Erick Giovanni escribió:
    Gracias a todos por sus respuestas, me queda más claro; si debemos incluirlo como indicador en lugar de acotarlo como parte de la actividad.

    saludos cordiales!


    Hola Erick:

    Coincido con los comentarios anteriores. Solo quería aportar que en algunos casos será necesario establecer los plazos también en los procedimientos, en especial para aquellas actividades críticas, de tal manera que el personal tenga claro que debe cumplir con dichos plazos.

    Saludos cordiales
    _________________
    Edgar Villena, PMP®
    IRCA Quality Management Systems Auditor ISO 9001 (2008/2015)
    PECB Certified ISO 9001 Lead Implementer
    PECB Certified ISO 9001 Auditor
    PECB Certified ISO 31000 Lead Risk Manager