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Responsabilidades de la dirección

Últ. Act.: 1/04/07

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Formato: WORD

Ejemplo de acta que procede del proceso de Revisión del Sistema de Gestión que la Dirección debe realizar de forma planificada cada cierto tiempo (normalmente 1 año para empresas pequeñas o medianas).

La Revisión del Sistema es una requisito de ISO 9001:2000 enunciado en el capítulo 5.6.

Es bastante habitual tener discrepancias con equipos auditores por su forma y contenido. Si bien la norma indica que se debe utilizar cierta cantidad de información como entrada para la revisión (esto es un requisito), algunos malos auditores piensan y exigen que el acta de revisión contenga un apartado por cada una de las informaciones a tratar. Esto convierte las actas de revisión en trabajos de colegio.

Nuestra recomendación para la realización de las Revisiones por la Dirección es la siguiente:

--> Preparar la reunión: recopilar y tratar toda la información disponible (como mínimo la que indica la Norma) para presentar gráficos, tablas y otros elementos que delaten más información de la que ya se conoce.

La preparación también es apropiado que contenga una propuesta de objetivos para el próximo período (propuesta que en la misma reunión deberá ser evaluada, quizás retocada, y aprobada por la Dirección.

--> Definir un orden del día: es importante planificar el desarrollo de la reunión y ceñirse al tema.

--> Tomar nota de todo durante la reunión: alguien debe hacer de apuntador (normalmente será el mismo que redactará el borrador de acta que se ofrecerá a la Dirección para su firma).

El acta que se proporciona debe tomarse como una guía, no como una plantilla. Las actas deben reflejar lo que se dice y los compromisos que se asumen, reflejando la idiosincrasia propia de la organización.



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Formato para documentar un plan de mejora basado en objetivos

Últ. Act.: 1/04/07

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Formato: WORD

Formato para documentar un plan de mejora basado en objetivos
Este formato se puede utilizar para documentar los objetivos de una organización, definir el plan de acciones a realizar para conseguir los objetivos establecidos, y documentar los resultados fruto de su seguimiento.

La estructura de este formato está preparada para contener la información mínima para la definición y puesta en funcionamiento de un plan de mejora basada en el establecimiento de objetivos. La información se estructura en 3 partes:

1. Definición de lo que queremos conseguir y cuándo. Es habitual que el objetivo se establezca tomando como base un indicador de la empresa, como por el ejemplo el número de quejas de cliente por cada 100 pedidos. Como sabemos, ISO 9001:2000 demanda que los objetivos establecidos sean medibles. En este apartado introduciremos, por orden: el número o código del objetivo, el objetivo, el estado actual (indicar cuál es el estado de partida de la organización con respecto al objetivo que se plantea, por ejemplo, una empresa puede plantearse reducir las quejas de clientes de 10 a 3 quejas por cada 100 pedidos, en este caso la situación actual es 10 quejas/100pedidos), y por último la fecha límite para cumplir el objetivo planteado.
2. Definición de lo que vamos a hacer para conseguir cada objetivo. Es obvio que los resultados no se consiguen sólo con desearlos, hace falta hacer algo más. Este algo más debe traducirse en acciones tangibles: qué vamos a hacer, quién lo va a hacer y cuándo. Esta segunda parte del formato se divide en estas 3 áreas, las básicas de cualquier plan.
3. Registro de lo que vamos consiguiendo y cuándo. Para que los planes tengan éxito, y en especial cuando se trata de planes de mejora, es imprescindible disciplina y control. Cuando se trata de mejorar, a los humanos nos gusta expresar nuestros mejores deseos y voluntades, pero a la hora de la verdad, cuesta materializar estas voluntades. La mejor forma de cumplir un plan es disponer de un plan para el seguimiento del plan. Dicho plan es bueno que incorpore elementos como la figura de un responsable de la coordinación del plan, y un calendario de reuniones de seguimiento (coordinadas por el coordinador). Para realizar el seguimiento de cada tema en concreto, la forma más simple es apuntar la fecha y escribir lo que se quiera decir sobre ello. Esta es la forma utilizada por esta sección del formato.

Es muy probable que estas líneas se interpreten en clave ISO 9001, principalmente porque los objetivos son un elemento esencial de su proceso de mejora continua (y por el apartado en el que se encuentra). No obstante, es importante saber que ISO no ha inventado el modelo de mejora basada en objetivos. Este modelo de mejora es idéntico al utilizado por la mayoría de empresas multinacionales. La esencia es la misma, aunque la complejidad del sistema de objetivos planteado puede diferir (la Norma no pone barreras a la imaginación). Por esta razón, el sistema de mejora basado en objetivos se puede utilizar y se utiliza para otros fines a parte de la Calidad.
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Formato para planificar tareas del sistema de gestión

Últ. Act.: 24/08/07

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Formato: WORD en ZIP

Formato muy sencillo que sirve para planificar cualquier conjunto de actividades desarrolladas a lo largo de un año.

Es básicamente una plantilla que le puede ahorrar trabajo, pues la puede utilizar como base para avanzar en su diseño.


Se puede utilizar, por ejemplo, para planificar "grandes eventos de los sistemas de gestión", agrupando en un solo documento el plan de auditorías, el plan de reuniones de seguimiento de temas generales o específicos, el plan de reuniones de revisión, etc.

La mecánica para rellenar las casillas de cada mes consiste en sombrear las celdas de los meses donde tiene lugar el evento de una fila. Después, en la casilla superior escribiríamos la fecha concreta, y en la parte de abajo el código del expediente que corresponde al evento: nº de acta de reunión, código del expediente de auditorías, etc.
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