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Hoja de cálculo para el control de la documentación

Últ. Act.: 9/04/15

Descargas: 25713

Tamaño: 48.70 KB

Formato: EXCEL

Un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 requiere tener bajo control gran cantidad de documentación. El control de la documentación es importante siempre, pero la aplicación de la Norma exige un rigor mayor que el acostumbrado.

Existen en el mercado multitud de soluciones informáticas que facilitan esta labor, pero en empresas de pequeño tamaño, y sobre todo cuando son pocas las personas que tienen responsabilidades en la gestión de los documentos, puede ser suficiente utilizar una hoja de cálculo esta.

Esta pequeña aplicación ofimática sirve para mantener controladas las versiones de los denominados: “documentos controlados”. Además, podemos establecer un enlace de cada elemento de los listados al archivo correspondiente, de forma que podamos acceder a la documentación rápidamente.

Para completar el sistema de gestión documental, es necesario que se implante una política de permisos de acceso a los archivos digitales (compartidos en red), realizar copias de seguridad de los archivos, establecer metodologías de distribución y retirada de los documentos que además están en formato papel, establecer un método para la gestión de la documentación digital obsoleta. Dado que los originales de los documentos están en formato digital, se deberá fijar la metodología para evidenciar la aprobación de un documento (p.e. colocando la firma del responsable escaneada, guardar después el original en pdf, y distribuir por red el pdf, con las políticas de acceso que convengan). Todos los usuarios de la red pueden remitirse a la hoja de cálculo cuando busquen un documento. Incluso se puede guardar la hoja como documento HTML y convertirse en el mini-portal de calidad de la Intranet de la empresa, posibilitando que varias personal consulten el archivo a la vez.

Esta hoja de cálculo incorpora además otras funcionalidades muy útiles y que forman parte también del entramado ISO 9001, como son el control de las No Conformidades, las Acciones Correctivas / Preventivas.
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yusla
Análisis de las Encuestas UEB Servicios Navales

Últ. Act.: 5/04/15

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Formato: PDF

Es un informe del procesamiento de las encuestas de satisfacción de los clientes que se efectuaron en una unidad empresarial de Base(UEB) de la empresa Astilleros de Cuba.
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Aportado por:
EricDeless
Diagnóstico

Últ. Act.: 5/04/15

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Formato: WORD

Este documento permite con 10 simples preguntas respondiendo Si o No conocer el nivel de brechas de su organización en relación con la norma ISO9001.
Eric Delessert
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Formato de ficha de indicador basado en UNE 66175

Últ. Act.: 5/04/15

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Formato: WORD EN ZIP

Este formato es una versión mejorada de un ejemplo de formato incluido en la norma UNE 66175:03. Es mejora al menos en cuanto a estética, aunque también se han cambiado unos cuantos controles documentales.

El formato se ha rellenado a modo de ejemplo definiendo un hipotético indicador de calidad final en una línea de producción de lavadoras.


Aportamos este formato porque puede ser de utilidad a la comunidad de portalcalidad, aunque no consideramos que sea la mejor forma de documentar y presentar los indicadores para su análisis.

La propuesta alternativa sería definir los indicadores por un lado, y presentar las gráficas por otro (en un informe). La definición de indicadores debería abarcar un conjunto básico de ellos (los que siempre se calculan y representan), y permitirnos (a nosotros mismos, vía procedimiento) la libertad de añadir discreccionalmente otro conjunto de ellos (no siempre los mismos) según las circunstancias.

Digitalizar los datos
Las organizaciones deberían plantearse como objetivo almacenar la información proveniente de sus procesos en formato digital (los registros). En este ámbito la utilización de un formato como el que se adjunta no tiene cabida. Si acaso, la especificación que define cada indicador se puede almacenar también en una base de datos y adjuntar ambas cosas cuando sean presentados (la representación del indicador y su definición).
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Procedimiento de gestión comercial

Últ. Act.: 2/04/15

Descargas: 207

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Formato: WORD

Procedimiento de ejemplo para tomar como base para la elaboración de un procedimiento que defina la gestión del ámbito comercial.

Determina cuáles son los canales de comunicación habilitados por la empresa para atender al cliente, cómo se deben elaborar las ofertas y realizar su seguimiento, cómo se gestionan las consultas técnicas, y establece la conexión con la siguiente etapa del proceso productivo.

Es un procedimiento básico que cada empresa debe adaptar y desarrollar según sus necesidades e incluir las herramientas y metodologías que emplea en su relación con los clientes.
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